Technical Administrative Assistant M/V/X

Actiris; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Actiris zoekt een Technical Administrative Assistant ter ondersteuning van de planning en administratieve opvolging van onderhoudsactiviteiten binnen de afdeling Building. Je fungeert als spil tussen klanten, techniekers en interne coördinatoren.

Je behandelt dringende aanvragen, registreert en wijst onderhoudsverzoeken toe via het ticketingsysteem, en ondersteunt de planning samen met de Facility Coordinator.

Qualifications

• Eerdere ervaring in een administratieve of coördinerende functie in een technische omgeving.
• Sterk/plannerisch en georganiseerd kunnen werken en prioriteiten stellen.
• Vlot met MS Excel; ervaring met ticketing- of CRM-systemen.
• Klantgericht en communicatief met interne en externe contacten.
• Basiskennis van gebouwtechnieken zoals HVAC, elektriciteit, sanitair.
• Nauwkeurig, zelfstandig en administratief sterk.
• Proactief, flexibel en oplossingsgericht.
• Zich vlot uitdrukken in het Nederlands en het Frans.
• Waarden zoals respect, integriteit en samenwerking.

Responsabilités

• Eerstelijns aanspreekpunt voor dringende aanvragen via telefoon en e-mail.
• Registreren, verwerken en toewijzen van onderhoudsaanvragen via het ticketingsysteem.
• Administratieve opvolging van onderhoudsinterventies (HVAC, elektriciteit, sanitair).
• Ondersteunen van de planning van interventies in samenwerking met de Facility Coordinator.
• Wekelijks actualiseren van de onderhoudsplanning en kalenders.
• Beheren van aanvragen voor aankoop van materialen en diensten (in overleg).
• Deelnemen aan wekelijkse teamvergaderingen.
• Facturen administratief opvolgen en doorgeven aan Contract Manager.
• Meewerken aan maandelijkse rapporteringen.

Connaissances

Plannen en organiseren

Prioriteiten stellen

Klantgerichtheid

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig werken

Proactief

Outils

MS Excel

Ticketing systemen

CRM-systemen

Description du poste

In het kader van de groei van haar activiteiten is onze klant op zoek naar een Technical Administrative Assistant ter ondersteuning van de planning en administratieve opvolging van de onderhoudsactiviteiten binnen de afdeling Building.

De afdeling staat in voor zowel preventief als curatief onderhoud van gebouwen binnen de banksector. In deze functie ben je de spilfiguur tussen de klanten, de techniekers en de interne coördinatoren en zorg je voor een vlotte en efficiënte organisatie van de interventies.

Locatie: Brussel
Contract: Interim met optie vast of onmiddellijk vast contract (onbepaalde duur)
Tewerkstelling: Voltijds

Jouw functie
Als Technical Administrative Assistant ben je verantwoordelijk voor:

Het eerste aanspreekpunt zijn voor dringende aanvragen via telefoon en e-mail.
Het registreren, verwerken en toewijzen van onderhoudsaanvragen via het ticketingsysteem.
De administratieve opvolging van onderhoudsinterventies op het vlak van HVAC, elektriciteit en sanitair.
De planning van interventies ondersteunen in samenwerking met de Facility Coordinator.
Het wekelijks actualiseren van de onderhoudsplanning en -kalenders.
Het beheren van aanvragen voor de aankoop van materialen en diensten in overleg met de Facility Coordinator.
Deelnemen aan de wekelijkse teamvergaderingen.
Facturen administratief opvolgen en doorgeven aan de Contract Manager.
Meewerken aan de voorbereiding van de maandelijkse rapporteringen.

Ervaring heeft in een administratieve of coördinerende functie binnen een technische omgeving.
Sterk is in plannen, organiseren en het stellen van prioriteiten.
Vlot overweg kan met MS Excel en ervaring heeft met ticketing- of CRM-systemen.
Klantgericht is en gemakkelijk communiceert met verschillende interne en externe contacten.
Basiskennis heeft van gebouwtechnieken zoals HVAC, elektriciteit en sanitair.
Nauwkeurig, zelfstandig en administratief sterk werkt.
Proactief, flexibel en oplossingsgericht is.
Zich vlot kan uitdrukken in het Nederlands en het Frans.
Waarden zoals respect, integriteit en samenwerking belangrijk vindt.