Teamverantwoordelijke Administratie Cardiologie

Regionaal Ziekenhuis Heilig Hart Leuven; Diest; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Eindejaarsuitkering

Lunchregeling

Job summary

Regionaal Ziekenhuis H. Hart Leuven zoekt een Teamverantwoordelijke Administratie Cardiologie. U combineert dagelijkse leiding met regie over de uitgebreide planning van cardiologen over twee ziekenhuizen, met aandacht voor beschikbaarheden en prioriteiten.

U werkt nauw samen met het medisch diensthoofd Cardiologie en de Coördinator Polikliniek, optimaliseert processen, en zet AI-tools zoals Copilot efficiënt in voor een betere administratieve workflow.

Qualifications

• Leidinggevende of coördinerende ervaring is een troef, maar geen vereiste.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Kennis van Excel en digitale processen is vereist of gewenst.

Responsibilities

• Leiding geven aan 3 secretariaatsmedewerkers en 4 verpleegkundigen.
• Zorg dragen voor evenwichtige personeelsplanning en continuïteit van de werking.
• Begeleiden van medewerkers en evaluatiegesprekken voeren.
• Regie over planning van 10 cardiologen, met groei naar 12.
• Opzetten van total planning voor Heilig Hart Leuven en AZ Diest.

Skills

Leiderschap

Organisatievermogen

Analytisch inzicht

Communicatie

Digitale vaardigheden

Education

Bachelorwerk- en denkniveau

Tools

Excel

Copilot

Job description

Teamverantwoordelijke Administratie Cardiologie

De dienst Cardiologie is een sterk uitgebouwde en groeiende dienst met momenteel 10 cardiologen, werkzaam in zowel Heilig Hart Leuven als AZ Diest. De komende jaren verwachten we een verdere uitbreiding naar 12 cardiologen.
Als Teamverantwoordelijke Administratie zorg je mee voor een vlotte, kwaliteitsvolle en toekomstgerichte organisatie van de dienst. Je combineert de dagelijkse aansturing van een team met de regie over de uitgebreide en complexe planning van de cardiologen. Die planning vormt een grote organisatorische puzzel over twee ziekenhuizen, waarbij verschillende activiteiten, beschikbaarheden, locaties en prioriteiten voortdurend op elkaar moeten worden afgestemd.

• Je bent het dagelijkse aanspreekpunt en de leidinggevende van 3 secretariaatsmedewerkers en 4 verpleegkundigen die cardiologische onderzoeken uitvoeren.
• Je zorgt voor een evenwichtige personeelsplanning en bewaakt de continuïteit van de werking.
• Je begeleidt en ondersteunt medewerkers in hun dagelijks functioneren en stimuleert een constructieve samenwerking binnen het team.
• Je voert evolutie-, feedback- en evaluatiegesprekken en hebt aandacht voor de ontwikkeling en talenten van iedere medewerker.
• Je neemt de regie op over de planning van momenteel 10 cardiologen, met een verwachte groei naar 12 artsen.
• Je brengt de raadplegingen, wachten, patiëntenrondes en andere activiteiten van de cardiologen samen in een werkbare totaalplanning voor Heilig Hart Leuven en AZ Diest.
• Je stemt daarbij uiteenlopende beschikbaarheden, noden en prioriteiten zorgvuldig op elkaar af en bewaakt de samenhang tussen de verschillende planningen en locaties.
• Bij wijzigingen of knelpunten schakel je snel, overzie je de impact op de volledige werking en werk je in overleg met artsen, medewerkers en andere betrokken diensten een haalbare oplossing uit.
• Je anticipeert op mogelijke problemen en bewaakt de continuïteit en efficiëntie van de cardiologiewerking.
• Je analyseert de werking en denkt actief mee na over efficiëntere administratieve processen, digitale workflows en nieuwe manieren van werken.
• Je maakt hiervoor vlot gebruik van Excel en andere digitale toepassingen en zet ook AI-tools zoals Copilot efficiënt in.
• Je werkt nauw samen met het medisch diensthoofd Cardiologie en met de Coördinator Polikliniek. Bij haar kan je terecht voor overleg en ondersteuning rond de leidinggevende en organisatorische aspecten van je functie.

Deze functie vraagt een sterke combinatie van mensgericht leiderschap, analytisch inzicht en organisatietalent. Je weet medewerkers mee te nemen, maar staat ook stevig in je schoenen. Je bewaakt prioriteiten en afspraken, volgt beslissingen consequent op en behoudt het overzicht in een complexe omgeving met uiteenlopende belangen en verwachtingen.

Je houdt ervan om structuur te brengen in een complexe omgeving en krijgt energie van plannen, coördineren en samenwerken met verschillende gesprekspartners.

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelorwerk- en denkniveau.
• Leidinggevende of coördinerende ervaring is een troef, maar geen vereiste. Vooral je motivatie en potentieel om hierin te groeien zijn belangrijk.
• Je plant en organiseert sterk, werkt nauwkeurig en bewaart het overzicht, ook wanneer prioriteiten wijzigen.
• Je communiceert helder, professioneel en assertief en staat stevig in je schoenen.
• Je combineert een mensgerichte aanpak met aandacht voor afspraken, resultaten en een efficiënte werking.
• Je bent digitaal sterk, werkt zeer vlot met Excel en hebt interesse in procesoptimalisatie.
• Je gebruikt AI-tools zoals Copilot al efficiënt, of bent bereid je hierin snel te verdiepen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wij bieden

Bij ons kan je rekenen op betrokken collega's in een "dichtbij beter"-werkomgeving. Onze erkenning als Top Employer bevestigt onze inzet voor een aangename werkomgeving, sterke samenwerking en de groei van onze medewerkers.

Wij bieden een contract van onbepaalde duur met een tewerkstellingspercentage tussen 80% en 100% (bespreekbaar).

De verloning gebeurt volgens barema IFIC 14 met volledige overname van je relevante anciënniteit. Dit wordt aangevuld met extralegale voordelen waaronder:

• Verzekeringen: groepsverzekering, gratis hospitalisatieverzekering, hospitalisatie-verzekering voor gezinsleden aan een erg voordelig tarief;
• Bijkomende verlofdagen en anciënniteitsdagen;
• Eindejaarspremie, vakantiegeld, aansluiting bij Samenaankoop KU Leuven;
• Lekker en gezond lunchen tegen voordelige tarieven.

Bij ons telt wie je bent en wat je kan. We werven op basis van competenties en geven iedereen gelijke kansen – ongeacht leeftijd, gender, afkomst of achtergrond.

Organisatie

Als regionaal ziekenhuis werken we slim, met veel inzet en passie en vernieuwen we ons continu. Zo blijven we een uniek ziekenhuis met betrokken en gedreven medewerkers en specialisten. Dichtbij medewerkers. Dichtbij patiënten.

Als je deel wordt van ons team kies je voor persoonlijke zorg, korte communicatielijnen en een sterke samenwerking tussen medewerkers en artsen.
We kijken ernaar uit je te ontmoeten.