Sales & Project Coordinator – Creative Advertising

Heads & Hunters; Zaventem; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Meal vouchers

Eco vouchers

Group insurance

Hospitalisation insurance

Commute pass/subscription

Laptop

Phone

Cash-for-car €300 gross

Job summary

Heads & Hunters is looking for a Sales & Project Coordinator to join a dynamic, international media group in Belgium. You will bridge between media agencies, suppliers, designers and field teams, turning creative ideas into concrete, impactful campaigns.

With a commercial flair and strong organizational skills, you’ll manage quotes, budgets and project timelines, coordinating multiple suppliers and partners. A small, tight-knit team offers short lines and space for initiative.

Qualifications

• Relevant experience in a commercial, administrative-commercial, planning or project coordination role.
• Experience in a media, advertising or event agency is a plus.
• Fluent Dutch and French is an asset.

Responsibilities

• Prepare and manage quotes and budgets with high accuracy.
• Plan the different steps, brief suppliers and partners and monitor timing and budget.
• Develop practical campaign solutions and coordinate with designers and suppliers on materials and visuals.
• Maintain commercial contacts with media agencies and clients via phone and email, actively following up requests.
• Oversee progress from start to finish and ensure campaigns are delivered on time, onsite when necessary.
• Support Account Managers by ensuring quotes, preparation and execution run smoothly.

Skills

Commercial sense

Organizational talent

Proposal & budgeting

Project coordination

Stakeholder communication

Job description

Creatieve ideeën, straffe campagnes en sterke commerciële inzet. Iets voor jou?

Onze klant is een internationale mediagroep die merken dichter bij hun doelgroep brengt via out-of-home advertising. Van klassieke en digitale billboards tot opvallende, creatieve campagnes: ze combineren zichtbaarheid met innovatie en impact.

Je komt terecht in een dynamische organisatie waar internationale slagkracht samengaat met een warme, familiale sfeer. Passie, vertrouwen, kwaliteit en ondernemerschap staan centraal, met korte communicatielijnen en ruimte voor eigen initiatief.

Binnen deze organisatie zorgt een gespecialiseerd creatief team ervoor dat reclamecampagnes écht opvallen. Denk aan verrassende 3D-installaties, originele stickers en creatieve merkactivaties die merken op een unieke manier tot leven brengen.

Voor dit team zoeken we een Sales & Project Coordinator die commerciële feeling combineert met organisatietalent en ervoor zorgt dat creatieve ideeën worden omgezet in concrete, impactvolle campagnes.

Wat houdt de functie in?

Je werkt nauw samen met de Account Managers en bent de schakel tussen mediabureaus, leveranciers, grafische designers en de teams op het terrein. Je combineert commerciële contacten met offertebeheer en projectcoördinatie, van de eerste aanvraag tot de uitvoering.

• Offertes en budgetten: je analyseert aanvragen, verzamelt prijzen en werkt nauwkeurige offertes en kostenramingen uit.
• Projectcoördinatie: je plant de verschillende stappen, briefed leveranciers en betrokken partners en bewaakt timing en budget.
• Creatieve oplossingen: je denkt mee over de praktische uitwerking van campagnes en stemt af met grafische designers en leveranciers over materialen en visualisaties.
• Commerciële contacten: je onderhoudt contact met mediabureaus en klanten via telefoon en e-mail en volgt aanvragen en dossiers actief op.
• Opvolging van A tot Z: je controleert de voortgang en zorgt ervoor dat campagnes op het afgesproken moment gerealiseerd worden. Indien nodig ga je ter plaatse om een probleem mee op te lossen.
• Ondersteuning van de Account Managers: zij presenteren de projecten bij de klanten; jij zorgt ervoor dat de offertes, voorbereiding en uitvoering vlot verlopen.

Wie ben jij?

Je houdt van afwisseling, krijgt energie van creatieve projecten en weet mensen en taken efficiënt samen te brengen. Je combineert een commerciële ingesteldheid met een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken.

• Je hebt relevante ervaring in een commerciële, administratief-commerciële, plannings- of projectcoördinerende functie. Ervaring in een media-, reclame- of eventbureau is een plus.
• Je spreekt vlot Nederlands en Frans.
• Je hebt commercieel inzicht en bent sterk in het opmaken van offertes, budgetten en kostenramingen.
• Je bent georganiseerd, nauwkeurig en kunt verschillende projecten en deadlines tegelijk beheren.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en communiceert duidelijk en assertief.
• Je blijft rustig onder druk, durft afspraken op te volgen en schakelt vlot wanneer prioriteiten veranderen.
• Je bent een teamplayer die ook zelfstandig verantwoordelijkheid neemt voor de eigen dossiers.

Wat mag je verwachten?

• Een vast contract van onbepaalde duur.
• Een gevarieerde functie waarin sales, administratie en projectcoördinatie samenkomen.
• Creatieve en uiteenlopende projecten in een dynamische sector.
• Een klein, hecht team met korte communicatielijnen en ruimte voor initiatief.
• Een praktische opleiding en begeleiding on the job.
• Een mooie brutoloon
• Extralegale voordelen, waaronder maaltijdcheques, ecocheques, een groepsverzekering, een hospitalisatieverzekering, een abonnement, een laptop en een gsm.
• Een cash-for-carregeling van € 300 bruto, volgens de toepasselijke voorwaarden.

Samen maken we het verschil

Passie, vertrouwen, kwaliteit en ondernemerschap staat centraal. Je maakt deel uit van een internationale organisatie met een warme, familiale sfeer, waar creatieve ideeën de ruimte krijgen om werkelijkheid te worden.

Klaar om mee te werken aan campagnes die merken écht laten opvallen? We maken graag kennis met je!