Projectmedewerker

WEMA Projectmanagement; Oosterzele; Sur place; EUR 35 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

WEMA Projectmanagement zoekt een Project Officer die samenwerkt met de Project Managers voor technische, administratieve en financiële opvolging van bouwprojecten. Je zorgt voor structuur, helderheid en tijdige informatie tussen analyse, uitvoering, communicatie en rapportering.

Je bewaakt acties, planningen en documenten en biedt professionele ondersteuning richting bouwheer, ontwerpteam en leveranciers. Daarnaast ondersteun je rapportage en kwaliteitscontrole en help je mee aan standaardisatie

Qualifications

• Basiskennis bouwproces, plannen lezen en technische vragen begrijpen.
• Problemen en risico's tijdig detecteren.
• Structuur brengen, prioriteiten bewaken en deadlines respecteren.
• Acties, afspraken en documenten consequent opvolgen.

Responsabilités

• Projectvoorbereiding en planning: mee opmaken en opvolgen van studIe-, aanbestedings-, uitvoerings- en opleveringsplanningen; voorbereiden van projectstructuren en actielijsten.
• Werf- en projectopvolging: deelnemen aan interne vergaderingen en openstaande acties opvolgen.
• Verslaggeving, communicatie en afsprakenbeheer: opstellen en publiceren van interne projectverslagen; zorgen dat actiepunten toegewezen en opgevolgd worden.
• Financiële en administratieve projectondersteuning: opvolgen van offertes en budgetoverzichten; structureren van projectinformatie.
• Documentbeheer en kwaliteitsopvolging: bewaak correct documentbeheer en traceerbaarheid; ondersteunen bij kwaliteitsprocessen.

Connaissances

Plannen lezen

Technisch inzicht

Risico's herkennen

Structuur aanbrengen

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Deadlinebewaking

Outils

Digitale projectomgevingen

Dashboards

Description du poste

De Project Officer werkt samen en ondersteunt de Project Managers bij de technische, administratieve, organisatorische, contractuele en financiële opvolging van bouwprojecten, vanaf de voorbereidings- of ontwerpfase tot en met de definitieve oplevering.

De functie heeft als doel om structuur, overzicht en opvolging te brengen in projecten met meerdere stakeholders, deadlines, documenten, beslissingen en risico's. De Project Officer is daarin een belangrijke schakel (intern en extern) tussen analyse, uitvoering, communicatie en rapportering.

• Je helpt projectinformatie tijdig, correct en helder beschikbaar te maken.
• Je bewaakt mee acties, afspraken, planningen, documenten en openstaande punten.
• Je ondersteunt een professionele en consequente WEMA-werking richting bouwheer, ontwerpteam, aannemers en leveranciers.

Verantwoordelijkheden

Projectvoorbereiding en planning

• Mee opmaken, actualiseren en opvolgen van studie-, aanbestedings-, uitvoerings- en opleveringsplanningen.
• Voorbereiden van projectstructuren, vergaderkalenders, actielijsten en opvolgingsdocumenten.
• Meewerken aan de voorbereiding van aanbestedings-, uitvoerings- en coördinatiedossiers.
• Controleren of noodzakelijke input, documenten en beslissingen tijdig beschikbaar zijn.

Werf- en projectopvolging

• Actief deelnemen aan interne projectvergaderingen.
• Mee opvolgen van openstaande acties, knelpunten en beslissingen.

Verslaggeving, communicatie en afsprakenbeheer

• Opstellen, aanvullen en publiceren van duidelijke en bruikbare verslagen - voornamelijk interne projectverslagen.
• Zorgen dat actiepunten concreet worden geformuleerd, toegewezen en opgevolgd.
• Bewaken dat afspraken traceerbaar blijven en tijdig opnieuw op de agenda komen.

Financiële en administratieve projectondersteuning

• Mee opvolgen van offertes, prijsvragen, vorderingsstaten, verrekeningen en budgetoverzichten.
• Ondersteunen bij contractuele en administratieve projectdocumenten.
• Structureren van projectinformatie zodat beslissingen onderbouwd kunnen worden genomen.
• Mee bewaken dat financiële en administratieve informatie correct en tijdig wordt verwerkt.

Documentbeheer en kwaliteitsopvolging

• Bewaken van correct documentbeheer, versiebeheer en traceerbaarheid.
• Meewerken volgens het principe van een betrouwbare bron van waarheid voor het projectteam.
• Ondersteunen bij kwaliteitsopvolging, opleverpunten, nazorg en projectafsluiting.
• Bijdragen aan standaardisatie van templates, werkwijzen en projectdocumenten.

Bij Wema krijg je de kans om mee te bouwen aan de toekomst van onze organisatie. We zoeken iemand die niet alleen structuur brengt in projecten, maar ook kansen ziet om onze interne werking continu te verbeteren. Van het optimaliseren van processen tot het implementeren van nieuwe IT-oplossingen en AI-tools: jouw bijdrage helpt Wema vooruit. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, ideeën aan te brengen en mee vorm te geven aan hoe we morgen werken.

Digitale tools en werkmethodiek

De Project Officer speelt een actieve rol in het correct gebruiken en verder professionaliseren van digitale projectwerking. Digitalisering is geen doel op zich, maar een middel om projectinformatie sneller, betrouwbaarder en transparanter te maken.

• Correct gebruik van digitale projectomgevingen voor documentbeheer, actielijsten, verslaggeving en projectopvolging.
• Mee bewaken van versiebeheer, naamgeving, mapstructuur en traceerbaarheid.
• Bijdragen aan templates, dashboards, checklists en standaardwerkwijzen.
• Actief meedenken over efficiëntere workflows voor communicatie, planning, rapportage en besluitvorming.

Kwalificaties

Technisch en analytisch:

• Basiskennis bouwproces, plannen lezen, technische vragen begrijpen, verbanden zien tussen planning, uitvoering, budget en kwaliteit.
• Problemen en risico's tijdig detecteren en durven benoemen.
• Structuur brengen, prioriteiten bewaken, nauwkeurig werken, meerdere projecten opvolgen en deadlines respecteren.
• Acties, afspraken en documenten consequent opvolgen.

Mensgericht en communicatief:

• Duidelijk communiceren, actief luisteren, professioneel samenwerken, respectvol omgaan met druk en belangenverschillen.
• Oplossingsgericht denken en vertrouwen opbouwen.