Partnerships & VIP Events Coördinator

Podiumkunsten; Antwerpen; On-site; EUR 18,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Marktconforme verloning

Recupdagen voor lange werkdagen

Kansen tot bijleren

Job summary

Een internationale festivalorganisatie in Antwerpen is op zoek naar een medewerker partnerships. In deze rol ondersteun je het team bij het beheer van B2B-partnerschappen en VIP-events. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van evenementen, alsook voor de administratieve opvolging. Kennis van eventorganisatie en sterke communicatieve vaardigheden zijn vereist, evenals flexibiliteit tijdens de festivalperiodes. Een marktconforme beloning en een dynamische omgeving worden geboden.

Qualifications

• Achtergrond in eventorganisatie, marketing of sales.
• Slaat de handen aan het op- en afbouwen van evenementen.
• Flexibel en stressbestendig, beschikbaar tijdens festivalperiodes.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de voorbereiding van VIP-arrangementen.
• Communiceert met partners over hun voordelen en tickets.
• Ondersteunt bij de ontvangst van leveranciers en gasten.

Skills

Eventorganisatie

Communicatie

Klantenservice

Proactief

Office 365 en Excel

Job description

organisatie

Gent Festival van Vlaanderen / Festival STROOM

type

tijdelijk contract

indiensttreding

zo snel mogelijk

reageren tot en met

01/03/2026

over de organisatie

Gent Festival van Vlaanderen – een internationaal muziekfestival dat elk jaar in september de stad onderdompelt in een bruisend muziekfeest. Gent Festival van Vlaanderen is hét festival voor klassieke muziek, maar zet de ramen en deuren wijd open voor andere genres en disciplines. De hele stad vormt het decor voor onvergetelijke evenementen zoals OdeGand, Whispering Leaves en Nacht van de Verbeelding.

STROOM – Festival in de Scheldevallei
Aan het begin van de zomer brengt STROOM de Scheldevallei tot leven met inspirerende dialogen, betoverende concerten en spraakmakende voorstellingen. Het publiek beleeft cultuur, natuur en creativiteit op de mooiste locaties langs de Schelde, van Gent tot Antwerpen.

Als medewerker partnerships maak je deel uit van het kleine partnershipsteam en ondersteun je de manager partnerships voor een vlotte en correcte opvolging van de diverse B2B-partnerships en bij de uitwerking van de VIP-events.

Specifieke taken:

• Je neemt de administratieve en praktische voorbereiding van de VIP-arrangementen in handen: van locatiescouting, tot het maken van afspraken met verschillende externe eventpartners, tot het inkleden van de locaties en het opmaken van het draaiboek.
• Je staat in voor de administratieve en praktische opvolging van B2B-partnerships. Je communiceert met de partners op professionele wijze over hun return: van opmaak en versturen van uitnodigingen, tot het opvragen en bijhouden van hun (VIP-)tickets; je waakt mee over de visibiliteit van de partner in onze communicatiekanalen en vraagt hiervoor het nodige merkmateriaal op. Na de festivals sta je in voor het aanmaken van presentaties met bewijsmateriaal per partner.
• Je ondersteunt de communicatieacties naar B2B doelgroepen. Je staat in voor het creëren van de B2B communicatiedragers zoals o.a. programmapresentaties, gepersonaliseerde digitale uitnodigingen en praktische informatie.
• Tijdens de voorbereiding van de VIP-events ben je ter plaatse voor de ontvangst en briefing van de leveranciers en hosts. Je steekt zelf ook de handen uit de mouwen voor de inrichting en aankleding van de eventlocatie, en hebt hierbij oog voor detail en zet de puntjes op de i.
• Op de VIP-events zelf help je aan de gastenbalie voor de ontvangst, service je de genodigden en zorg je voor een vlot verloop van de hele avond. Je zorgt ervoor dat onze gasten zich optimaal welkom voelen op onze festivals.

profiel kandidaat

• Je hebt een achtergrond in eventorganisatie, marketing, sales of een gelijkaardige richting, en voelt je thuis in een commerciële context.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en bent administratief sterk. Je behoudt het overzicht, stelt prioriteiten en werkt events tot in de puntjes uit. Schakelen tussen verschillende taken gaat je vlot af.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent service- en klantgericht en zorgt tijdens events voor een warme, verzorgde en professionele ontvangst van genodigden en bezoekers.
• Je bent proactief, oplossingsgericht en denkt mee over efficiëntie en verbetering. Je werkt zelfstandig, maar functioneert even goed in teamverband. Je hebt een hands-on mentaliteit en ondersteunt waar nodig, ook bij op- en afbouw van events.
• Je bent stressbestendig, flexibel en bereid tot langere werkdagen en weekendwerk in aanloop naar en tijdens festivalperiodes.
• Je kan vlot overweg met Office 365 en Excel; kennis van Canva is een plus.
• Je beschikt over een rijbewijs B, vindt vlot je weg in Gent en woont bij voorkeur in (de ruime omgeving van) Gent.
• Affiniteit met cultuur, muziek en festivals is een sterke troef.

aanbod

• Een contract van bepaalde duur in een halftijdse tewerkstelling
• Gevarieerd takenpakket met eigen verantwoordelijkheden
• Een jonge, innovatieve en dynamische omgeving met groot engagement en veel frisse ideeën
• Marktconforme verloning in PC 304 aangevuld met extralegale voordelen
• Recupdagen voor de lange werkdagen tijdens de festivalperiodes
• Een organisatie met veel kansen tot bijleren
• Vlot bereikbaar kantoor op de Bijloke-site in Gent (per trein, fiets en auto)
• Een contract onbepaalde duur behoort op termijn tot de mogelijkheden
• Je mag zo snel mogelijk starten
• Het is van belang dat je de volledige festivalperiodes (18-28/6 en 10-27/9, inclusief weekenddagen) beschikbaar bent

wijze van solliciteren

Stuur je cv en motivatiebrief naar Fleur De Keyser via [e-mail] met vermelding: ‘Vacature Medewerker Partnerships’, ten laatste op zondag 1 maart 2026.

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht leeftijd, geslacht, geaardheid, geloof, afkomst of beperking.

Kom je tijdens een sollicitatie in aanraking met discriminatie?

event manager bij Concertgebouw Brugge vzw

commercieel medewerker muziek & comedy bij Garifuna

e-news vacatures, opleidingen of sectornieuws: