Onthaalmedewerker dierenkliniek

Universiteit Gent; Merelbeke; Hybrid; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

36 vakantiedagen

Thuiswerk mogelijk

Glijdende werktijden

Pensioenvoorwaarden

Hospitalisatieverzekering

Openbaar vervoer vergoeding / fietsver

Uitgebreid training- en loopbaanaanbod

Goede werk-privé balans

Job summary

UGent zoekt een receptionist voor de Kliniek Kleine Huisdieren. Je verwelkomt klanten, registreert en rekent af na consult en fungeert als eerste aanspreekpunt voor eigenaars en doorverwijzende dierenartsen.

Je zorgt voor correcte kassafinalisatie, een aangename wachtzaal en ondersteunt administratieve taken bij examens en studentenadministratie. Een klantvriendelijke houding en multitasking zijn essentieel.

Qualifications

• Op basis van opleiding/ervaring kennis van medische terminologie.
• Ervaring in onthaal- of klantgerichte functies is een pluspunt.
• Goede computervaardigheden en snel aanleren van klinieksoftware.

Responsibilities

• Verwelkomen van klanten aan de balie, inschrijven en afrekenen na consult.
• Telefonisch onthaal en eerste aanspreekpunt voor eigenaars en doorverwijzende dierenartsen.
• Afspraken vastleggen en spoedpatiënten opvangen.
• Zorg dragen voor correcte kassafinalisatie en afsluiting.
• Wachtzaal netjes houden en klanten vriendelijk onthalen.
• Ondersteunen bij examens en studentenadministratie.
• Bestellingen plaatsen (kantoorartikelen).

Skills

Klantgericht

Communicatieve vaardigheden

Vlot Nederlands

Engels schriftelijk gesproken

Frans

Assertiviteit

Teamwerk

Multitasking

Stressbestendig

Computervaardigheden

Education

Bachelor Medisch Secretariaat

Bachelor Agro- en Biotechnologie - dierenzorg

Tools

MS Excel

MS Office

SharePoint

SAP

Job description

• Tewerkstellingspercentage:100% - contract van onbepaalde duur (eventueel ook mogelijkheid tot 80%)
• Solliciteren kan tot en met22-11-2026(DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

Samen met je collega's sta je in voor de permanentie van het onthaal van de Kliniek Kleine Huisdieren:

• Je onthaalt klanten aan de balie, schrijft hen in en rekent af na consultatie
• Je staat mee in voor het telefonisch onthaal:
  • Je vormt het eerste aanspreekpunt voor eigenaars en doorverwijzende dierenartsen
  • Je legt afspraken vast
  • Je vangt eigenaars van spoedpatiënten op
• Je vormt het contact tussen eigenaars/doorverwijzende dierenartsen en behandelende dierenartsen
• Je zorgt voor een correct afsluiten en opmaken van de kassa
• Je zorgt er mee voor dat het cliënteel onthaald wordt in een aangename en verzorgde wachtzaal
• Je biedt occasioneel logistieke en administratieve ondersteuning bij examens
• Je staat occasioneel in voor de studentenadministratie (aanwezigheden / ziektemeldingen / bijhouden evaluaties)
• Je plaatst bestellingen (kantoormateriaal)

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Hilde de Rooster via [e-mail] of 09 264 77 00.

Kennis en ervaring

• Je bouwde reeds ervaring op binnen een onthaal- of klantgerichte functie; bouwde je deze ervaring op binnen een grote dierenkliniek of - praktijk is dat een pluspunt
• Je hebt een sterke affiniteit met gezelschapsdieren (leefwereld van de kat en de hond, gedrag, onderhoud ...)
• Je beschikt over kennis van medische terminologie vanuit je opleiding (o.m. bachelor Medisch Secretariaat, bachelor Agro- en Biotechnologie - dierenzorg) of ervaring
• Je hebt uitgebreide ervaring met de meest courante programma's uit het MS Office pakket; je hebt een zeer goede kennis van MS Excel. Kennis van SharePoint en SAP is een meerwaarde
• Je beschikt over goede computervaardigheden; het aanleren van nieuwe programma's (kliniekprogramma bv.) schrikt je niet af
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands, je spreekt en schrijft ook zeer vlot in het Engels en het Frans (belangrijk om klanten vlot en vriendelijk te onthalen). Het beschikken over enige kennis van Duits is een meerwaarde

Vaardigheden en attitudes

• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden; je bent vlot in de omgang met klanten, collega’s en dierenartsen
• Je bent steeds klantvriendelijk, je blijft kalm en stelt je geduldig op
• Je weet assertief op te treden indien nodig
• Je werkt zelfstandig en nauwkeurig
• Je bent enhousiast, positief ingesteld en je hebt een teamgerichte instelling
• Je kan multitasken en weet vlot meerdere administratieve taken te combineren met het onthaal van klanten
• Je bent stressbestendig, je weet om te gaan met pieken in de werkdruk, je kan het hoofd helder houden in moeilijke omstandigheden en prioriteiten bepalen
• Je bent flexibel ingesteld en bereid te werken naargelang de noodwendigheden

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasseB. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zwaar tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform 'benefits at work' en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, ...

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op22-11-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [e-mail] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ .