Office Manager

iO; Oost-Vlaanderen; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Een dynamisch bedrijf in Gent zoekt een Office Manager. In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt en zorg je voor bezoekers en collega's. Je taken variëren van front desk management tot eventorganisatie. Motivatie is belangrijker dan ervaring. Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels, en een kennis van Frans is een pluspunt.

Qualifications

• Geen ervaring vereist, motivatie en inzet zijn belangrijk.
• Voltijds of minimaal 4/5de beschikbaar.
• Graag op kantoor aanwezig.

Responsabilités

• Verwelkomen van bezoekers en beantwoorden van telefoongesprekken.
• Ondersteunen bij facility management en eventorganisatie.
• Beheren van kantooraankopen en facturen opvolgen.
• Ondersteunen van HR processen met rondleidingen en materialeninzameling.

Connaissances

Multitasking

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendigheid

Inlevingsvermogen

Beheersing van MS Office

Vloeiend Nederlands

Vloeiend Engels

Kennis van Frans

Formation

Opleiding administratief medewerker of gelijkaardig

Description du poste

Overview

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt? Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze bruisende campus in Gent. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.

Je komt te werken op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office collega\'s van de andere Belgische campussen van iO.

Wat ga je doen? Je werkdag is gevarieerd en dynamisch. Van front desk management tot facility coördinatie, van eventorganisatie tot wagenpark beheer - geen dag is hetzelfde.

Jouw belangrijkste taken

• Front Desk: Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakketten
• Facility Management: Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brand- evacuatie oefeningen
• Inkoop & Administratie: Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op
• Event Ondersteuning: Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie
• Wagenpark Beheer: Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager
• Management Ondersteuning: Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails
• HR Ondersteuning: Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen

Kwalificaties

• Geen ervaring vereist, een goede motivatie en inzet zijn wel belangrijk
• Opleiding administratief medewerker of gelijkaardig is mooi meegenomen
• Voltijds beschikbaar of minimum 4/5de beschikbaar
• Als Office Manager ben jij uiteraard graag op kantoor aanwezig
• Natuurlijke multitasker
• Sterk inlevingsvermogen, interesse in anderen en stressbestendigheid
• Bedreven in MS Office
• Vloeiend Nederlands en Engels; kennis van Frans is een pluspunt