Medewerker Productieleiding Dans en Drama – 100%

AP Hogeschool Antwerpen; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

AP Hogeschool Antwerpen zoekt een Medewerker Productieleiding Dans en Drama om de productieplanning en operationele organisatie te versterken. Je werkt onder het diensthoofd Artistieke Planning en Productie en samen met de Dans- en Drama-staf om projecten vlot te laten verlopen.

Je beheert praktische taken zoals informatieverwerking, communicatie met betrokkenen en toezicht op voortgang, en verzorgt de logistiek tijdens producties en repetities.

Responsibilities

• Verwerken van ontvangen informatie over projecten (begeleiders, studenten, budgetten, deadlines, toelichtingen) om het productieproces kader te begrijpen en te plannen.
• Uitwerken van praktische en logistieke organisatie van projecten; verzamelen van benodigde informatie en invoeren in ICT-platformen en opvolgingssystemen.
• Contact onderhouden met docenten, studenten, opleidingshoofden en belanghebbenden; voortgang bewaken en veranderingen oplossen.
• Informeren van medewerkers en betrokkenen over productieproces, materialen en reglementen; verduidelijken rollen en verantwoordelijkheden.

Job description

Als Medewerker Productieleiding Dans en Drama werk je onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Artistieke Planning en Productie en in nauwe samenwerking met de artistieke stafleden Dans en Drama. Je staat in voor de productieplanning van projecten Dans en Drama ten einde bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van het team Artistieke Planning & Productie van het Koninklijk Conservatorium Antwerpen.

Je staat onder andere in voor:

• het verwerken van de ontvangen informatie betreffende de projecten (begeleiders, studenten, budgetten, deadlines, toelichtingen van de artistieke stafleden Dans, Drama, ...) ten einde het kader te begrijpen en/of te creëren waarin het productieproces zal plaatsvinden. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van praktische en logistieke organisatie van projecten. Je verzamelt de nodige informatie, intern en extern, en voert gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen (o.a. Asimut) en opvolgingssystemen in.
• het contacteren van docenten, studenten, opleidingshoofden, artistieke stafleden en belanghebbenden en het bewaken van de voortgangscontrole. Je verwerkt veranderingen in het project, je behandelt vragen en casussen oplossingsgericht en bespreekt complexe producties met de leidinggevende.
• het contacteren en informeren van de medewerkers en betrokkenen bij het productieproces ten einde het productieproces zelf, en meer specifiek ieders rol binnen het productieproces, te verduidelijken. Je analyseert of de nodige materialen, diensten en/of andere benodigdheden beschikbaar zijn om de voorstelling of het concert te kunnen doen plaatsvinden. Je geeft toelichting aan belanghebbenden over de toepassing van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen het productieproces.
• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen met betrekking tot het team Artistieke Planning & Productie en meer bepaald de Productieplanning Dans/Drama. Je verzorgt de communicatie met de docenten, studenten, opleidingshoofden, artistieke stafleden en het Productieteam. Je organiseert overlegmomenten en andere activiteiten met interne en/of externe personen en/of woont deze bij en zorgt voor doorstroming van de informatie. Je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens de afgesproken prioriteitsbepaling. Je geeft informatie en afspraken door en verwijst door.
• het plannen, organiseren en uitwerken van praktische en logistieke elementen die zich voordoen tijdens producties ten einde de organisatie zo efficiënt mogelijk te doen verlopen. Je regelt catering, overnachting, vervoer, opvolging van ziekte of ongeval, transport, reservaties, pers, gasten, ... en volgt op. Je beantwoordt inkomende vragen en verwijst door via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...). Je staat in voor het registreren en uitlenen van materiaal en voor het reserveren en beheren van lokalen.
• het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen productie door het uitwisselen van ervaring en kennis met collega's, het deelnemen aan interne en externe opleidingen.