Medewerker GEO administratie

VLHORA - Vlaamse Hogescholenraad; Belgique; À distance; EUR 26 000 - 32 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Laptop bij opdracht vanaf 35%

Résumé du poste

VIVES Hogeschool zoekt een contractuele medewerker voor het Global Engagement Office, die als SPOC fungeert voor internationale degree studenten op de campus Kortrijk en Brugge.

Je biedt administratieve ondersteuning, organiseert events, beantwoordt vragen en zorgt voor een vlotte afstemming tussen diensten, opleidingen en studenten. Je draagt bij aan informatiemomenten, het buddyprogramma en alumni-activiteiten voor internationale studenten.

Qualifications

• Beschikt over een bachelordiploma.
• Zeer goede kennis van Office (Excel, Word) en ervaring met online formulieren/surveys.
• Zeer goede kennis van Nederlands en Engels.
• Goede tijdsinschatting en kunnen omgaan met deadlines.
• Bereid om te werken op verschillende campussen en samenwerking.
• Kennis van TAO-regeling en gelijkwaardigheidsattest is welkom.

Responsabilités

• Ondersteunt het Global Engagement Office administratief.
• Deelt mee in events zoals Welcome Day en culturele week.
• Beantwoord vragen van studenten en personeel.
• Deelnemen aan overleg en afstemming met andere diensten.
• Organiseren van infomomenten en welkomstdagen voor internationale studenten.
• Ondersteunen van het buddyprogramma.

Connaissances

Office toepassingen

Nederlands

Engels

Flexibel tijdsmanagement

Snel kunnen schakelen

Formation

Bachelor diploma

Outils

Online formulieren

Elektronische tools

Surveys

Description du poste

VIVES Hogeschool|Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge|Deeltijds

• Je maakt deel uit van het SPOC-team (Single Point of Contact) voor internationale degree studenten op de campus Kortrijk, in nauwe samenwerking met collega’s van het Global Engagement Office (GEO), STUZA en STUVO. In deze rol sta je onder andere in voor het detecteren, opnemen en mee oplossen van uiteenlopende vragen en uitdagingen waarmee internationale degree studenten geconfronteerd worden.
• Je staat in voor de administratieve ondersteuning van het Global Engagement Office. Dit houdt onder meer in:
  • Actieve medewerking in het Global Engagement Team en daarbij administratieve ondersteuning bieden bij processen van in- en uitgaande studenten en personeel;
  • Actieve bijdrage aan de georganiseerde events (Welcome day, culturele week, inkomende delegaties, …);
  • Beantwoorden van vragen van studenten en personeel.
• Je neemt deel aan overlegmomenten met betrokken diensten en opleidingen en draagt actief bij aan een goede onderlinge afstemming.
• Je werkt mee aan de organisatie van (online) infomomenten, welkomstdagen en community events voor internationale studenten.
• Je draagt bij aan de uitwerking en opvolging van het buddyprogramma.
• Je bent flexibel om op campus Kortrijk en campus Brugge te werken, als aanspreekpunt voor internationale studenten.
• Je staat mee in voor het actualiseren van informatie voor internationale degree en exchange studenten (website, welcomeguide, enz.).
• Je levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van een alumniwerking voor internationale degree studenten.

Vereiste kwalificaties

• Je beschikt over een bachelordiploma;
• Je beschikt over een zeer goede kennis van Office toepassingen (Excel, Word) en je kan werken met online formulieren en elektronische tools en surveys;
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en Engels;
• Je hebt feeling voor een flexibel tijdsmanagement en je kan omgaan met tijdsdruk o.a. veroorzaakt door diverse deadlines.
• Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden;
• Wie wenst in te gaan op deze vacature via een TAO in een ander onderwijsniveau, kan dit enkel wanneer de opdracht binnen VIVES 35% of meer bedraagt en bovendien binnen het statuut, dus niet als contractuele gastprof;

Functiespecifieke competenties

• Je werkt mediawijs en kan vlot digitale middelen inzetten om samen te werken.
• Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
• Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
• Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
• Je ondersteunt en begeleidt anderen.
• Je bent sterk in het geven van advies, het argumenteren en onderhandelen.
• Je actualiseert door vooruit te kijken en in te spelen in op ontwikkelingen in de maatschappij.
• Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
• Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.

Salarisschaal equivalent barema 581 van het Departement Onderwijs.

Je wordt tewerkgesteld als contractueel medewerker (via het sociaal secretariaat).

Je krijgt een laptop bij een opdracht vanaf 35%.

Inhoudelijk: mevrouw Tine Ternest, domeincoördinator internationalisering, via mail [e-mail]

Administratief: mevrouw Stefanie Braekeveldt, medewerker HR administratie, via mail [e-mail]

VIVES is een hogeschool waar 1.700 medewerkers zich dagelijks inzetten voor de toekomst van 18.000 nationale en internationale studenten. Naast onderwijs verstrekken aan toekomstige bachelors en graduaten is VIVES ook actief in praktijkgericht onderzoek, dienstverlening aan bedrijven en organisaties en in de markt van het levenslang leren. Daarnaast blijft de hogeschool voluit inzetten op afstandsonderwijs. Al die programma’s samen vormen onze biotoop op 7 campussen in 5 West-Vlaamse steden.

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge | Deeltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Deeltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk | Voltijds

VIVES Hogeschool | Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Brugge | Deeltijds