Management Officer - tijdelijk

Aviato; Diegem; In loco; EUR 23.000 - 30.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

€8 maaltijdcheques

Descrizione del lavoro

Aviato zoekt een administratieve medewerker voor een tijdelijke functie van 2 tot 12 maanden in Diegem, nabij Brussels Airport. Je werkt aan dagelijks kantoorbeheer, HR-ondersteuning en facilitair, in een dynamische omgeving.

Je bent vlot in Nederlands, Frans en Engels, hebt ervaring in administratie en kan georganiseerd werken. Start zo snel mogelijk en geniet van maaltijdcheques en leerrijke ervaring.

Competenze

• Personeelsdossiers, tijdsregistratiesystemen en verlofadministratie beheren.
• Assisteren bij wervingsprocessen en onboarding/offboarding.
• Organisatorisch sterk en vlotte communicatie.

Mansioni

• Toezicht houden op dagelijkse kantooractiviteiten (receptie, postverdeling, aankoop kantoorbenodigdheden).
• Beheren van agenda's, afspraken en reisregelingen voor leidinggevenden/medewerkers.
• Ondersteunen bij vergaderingen, conferenties en evenementen.

Conoscenze

Nederlands

Frans

Engels

Descrizione del lavoro

Op zoek naar sollicitatietips?

Word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek op Brussels Airport? Goed nieuws! Dat wil zeggen dat de werkgever potentieel in je ziet. Ontdek hier:

• De 10 meest gestelde sollicitatievragen
• Tips voor een perfecte cv
• Hoe jij scoort tijdens het eerste gesprek

Sta je open voor een tijdelijke functie? Heb je ervaring in een coördinerend functie, ben je sterk met cijfers en schrikt HR-gerelateerde taken jou niet af? Dan is deze vacature iets voor jou! Een grote speler in de luchtvaart is op zoek naar een management officer voor een collega tijdelijk te vervangen.

Administratief beheer

• Toezicht houden op en beheren van de dagelijkse kantooractiviteiten, waaronder receptie, postverdeling, aankoop van kantoorbenodigdheden en onderhoud van apparatuur.
• Assisteren bij de implementatie van kantoorbeleid en -procedures om de efficiëntie te verbeteren, processen te stroomlijnen en naleving van de bedrijfsrichtlijnen te waarborgen.
• Beheren van agenda's, afspraken en reisregelingen voor leidinggevenden of medewerkers indien nodig.
• Personeelsdossiers, contracten en andere relevante documenten onderhouden en actualiseren.
• Assisteren bij de voorbereiding en coördinatie van vergaderingen, conferenties en evenementen.

Facilitair en resourcebeheer

• Toezicht houden op facilitaire werkzaamheden, waaronder gebouwonderhoud, schoonmaakdiensten en beveiligingsmaatregelen.
• Beheren van de kantoorinventaris, waaronder kantoorbenodigdheden, apparatuur en meubilair, en zorgen voor voldoende voorraadniveaus.
• Coördineren met leveranciers, dienstverleners en aannemers om een tijdige levering van diensten te garanderen en eventuele problemen of afwijkingen op te lossen.
• Toezicht houden op de organisatie en het gebruik van kantoorruimtes, met een efficiënte toewijzing en benutting van middelen als doel.

Financiële en budgettaire verantwoordelijkheden

• Opvolgen en beheren van kantooruitgaven, inclusief budgetplanning, kostenbeheersing en verwerking van facturen.
• Samenwerken met de financiële afdeling om kantooruitgaven op te volgen, rekeningen af te stemmen en financiële rapporten op te stellen.
• Assisteren bij de opmaak en opvolging van afdelingsbudgetten en aanbevelingen doen voor kostenbesparende maatregelen waar nodig.

Communicatie en coördinatie

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders door vragen te beantwoorden, problemen op te lossen en algemene ondersteuning te bieden.
• Effectieve communicatie en samenwerking tussen afdelingen bevorderen, zodat informatie vlot doorstroomt en relevante updates tijdig worden verspreid.

Ondersteuning van Human Resources

• De HR-afdeling ondersteunen bij wervingsprocessen, waaronder het publiceren van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken en het coördineren van de selectie van kandidaten.
• Assisteren bij onboarding- en offboardingprocessen en ervoor zorgen dat alle noodzakelijke administratie en documenten correct worden afgehandeld.
• Personeelsdossiers, tijdsregistratiesystemen en verlofadministratie beheren.
• vlotte kennis Nederlands, Frans en Engels
• relevante werkervaring in administratie
• organisatorisch sterk en vlotte communicatie
• tijdelijke functie 2 - 12 maanden
• €8 maaltijdcheques
• opstart zo snel mogelijk
• leerrijke ervaring

Bereken mijn reistijd

Op basis van mijn huidige locatie

Woon je in het Brussels Gewest? Reis dan gratis met de trein naar je gesprek bij Aviato, je sollicitatiegesprek, een jobbeurs of jobdating (op de luchthaven). Meer info

Deze functie staat open voor iedereen.