Management Assistent

Equans BeLux; Aartselaar; Sur place; EUR 3 200 - 4 200; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Ecocheques

Maaltijdcheques

13de maand

Vakantiegeld

Sociaal abonnement

Fiets leaseplan

Smartphone met abonnement

Internetvergoeding

ADV-dagen

Anciënniteitsverlof

Thuiswerk

Benefits@Work kortingen

Résumé du poste

Equans BeLux zoekt een Management Assistent om de Infra-business unit en Mobiliteit-divisie te ondersteunen in Aartselaar. Je organiseert agenda’s, beheert post en notuleert vergaderingen.

Je werkt nauw samen met managers, verzorgt interne en externe communicatie en plant reizen. Vereist zijn minimum vijf jaar ervaring, vloeiende talenkennis en uitstekende Microsoft Office-vaardigheden.

Qualifications

• Bachelor Office Management of gelijkwaardig
• minstens vijf jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• zeer goede kennis van Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ervaring met SharePoint is een plus
• sterke administratieve vaardigheden, nauwkeurigheid en discretie
• je werkt graag samen en communiceert vlot met verschillende stakeholders
• bereidheid om verplaatsingen te maken
• je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels

Responsabilités

• Het bijhouden en updaten van agenda’s, afspraken, vergaderingen organiseren en vergaderruimten reserveren
• Beheer van de mailboxen van de managers
• Zorg voor communicatie vanuit het management
• Voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen (management meetings, site meetings)
• Organiseren van teambuildings en events
• Archiveren van documenten: beheren van SharePoint, archiveringsstructuur opzetten
• Opmaken van memos, procedures en presentaties, vertalen indien nodig
• Boekingen van reizen voor managers
• Informatie ophalen en stroomlijnen, communicatie met externe partijen

Connaissances

Communicatie

Organisatie

Nauwkeurigheid

Discretie

Samenwerken

Stakeholders communiceren

Formation

Bachelor Office Management of gelijkwaardig

Outils

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

SharePoint

Description du poste

Breng structuur in agenda’s, communicatie en informatie voor meerdere managementteams.

Als Management Assistent ondersteun je de business unit Infra en de divisie Mobility van Equans in Aartselaar en werk je mee aan een vlotte samenwerking tussen teams en divisies binnen een technische en infrastructuurcontext. In deze rol neem je verantwoordelijkheid, werk je nauw samen met managers en krijg je een brede kijk op projecten en interne processen.

Bij Equans geloven we dat diverse talenten onze teams sterker maken. We bouwen actief aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en moedigen iedereen aan om te solliciteren.

Jouw werklocatie: Aartselaar met verplaatsingen naar andere Equans-sites zoals Braine, Hoboken, Grimbergen.

Jouw Equans-uitvalsbasis: Aartselaar.

Wat ga je doen?

• het bijhouden en updaten van agenda’s: plannen van afspraken en vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en reserveren van vergaderruimten (intern en extern)
• het beheer van de mailboxen van je managers
• het verzorgen van communicatie vanuit het management
• het voorbereiden, bijwonen en notuleren van vergaderingen (management meetings, site meetings …)
• het organiseren van teambuildings en events
• het archiveren van documenten: beheren van SharePoint, opzetten en onderhouden van een papieren en digitale archiveringsstructuur
• het opmaken van diverse documenten (memo’s, procedures, presentaties) en vertalen indien nodig
• het boeken van reizen voor je managers
• het ophalen en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen samen met de communicatieafdeling

Zie je een match met jouw troeven?

• bachelor office management of gelijkwaardig door ervaring
• minstens vijf jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• zeer goede kennis van Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, ervaring met SharePoint is een plus
• sterke administratieve vaardigheden, nauwkeurigheid en discretie
• je werkt graag samen en communiceert vlot met verschillende stakeholders
• bereidheid om verplaatsingen te maken
• je spreekt vlot het Nederlands, Frans en Engels

Wat als jij Management Assistent werd bij Equans?

Dit betekent voor jou:

• een marktconform salaris in lijn met jouw opleiding en ervaring
• interessante opleidings- en doorgroeimogelijkheden
• groepsverzekering, hospitalisatieverzekering
• ecocheques, maaltijdcheques, 13de maand, vakantiegeld
• sociaal abonnement, fiets leaseplan
• smartphone met abonnement, internetvergoeding
• ADV-dagen, anciënniteitsverlof, thuiswerk
• kortingen via Benefits@Work (cultuur, sport, reizen …)