Management Assistant - parttime

Sotecnisol S.L.; Leuven; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

3000 euro opleidingsbudget

Flexibel werken vanuit moderne werkple

Goede work-life balance

Résumé du poste

VGD zoekt een proactieve Management Assistant voor ons kantoor in Leuven. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, ondersteunt het klantenbestand en biedt administratieve help aan het team.

Daarnaast beheer je de agenda en organiseer je meetings en events, met aandacht voor officemanagement en orde in de werkruimte. De functie vraagt ervaring in een gelijkaardige rol, uitstekende sociale vaardigheden en een proactieve houding.

Qualifications

• Ervaring als managementassistent of gelijkaardige rol.
• Tijdens onboarding van klanten en invullen van documenten in overheidsapplicaties.
• Beheer van agenda en coördinatie van meetings en events.

Responsabilités

• Eerste aanspreekpunt voor klanten via mail en telefoon.
• Beheer klantenbestand en administratieve ondersteuning aan team.
• Verantwoordelijk voor officemanagement (kantoorbenodigdheden, post, broodjes).
• Organiseren van interne en externe meetings en events.
• Beheer van vergaderzalen en orde in gemeenschappelijke ruimtes.
• Werken aan deadlines met structuur en organisatie.
• Open staan voor parttime tewerkstelling en teamwork.

Connaissances

Organisatievermogen

Plan & coördinatie

Communicatieve vaardigheden

Klantgericht

Teamspeler

Description du poste

Als proactieve Management Assistant ben je het aanspreekpunt met betrekking tot de kantoororganisatie voor ons gezellige kantoor in Leuven. Je krijgt hier de kans om veel verantwoordelijkheden op te nemen, waardoor geen dag hetzelfde is. Dit wordt omkaderd in een zeer fijne en collegiale structuur.

Krijg je energie van het organiseren, plannen en regelen? Dan ben je bij VGD aan het juiste adres!

Concreet ziet je takenpakket er als volgt uit:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten. Dit zowel via mail, telefoon als door het onthalen van bezoekers.
• Je biedt ondersteuning in het beheer van het klantenbestand van ons kantoor in Leuven.
• Je ondersteunt het team in verschillende administratieve taken. In dit kader vervul je de administratieve taken m.b.t. de onboarding van nieuwe klanten en verzorg je o.a. de indiening van documenten in de verschillende overheidsapplicaties zoals Intervat, E-depo,…;
• Ook sta je dagdagelijks in voor het algemene officemanagement, gaande van het bestellen van kantoorbenodigdheden, tot het bestellen van broodjes en het ordenen van de post
• Je organiseert interne en externe meetings en events: agendasetting, verslaggeving, opvolging, inschrijvingenbeheer.
• Je beheert de agenda en het gebruik van vergaderzalen en bewaakt de orde en netheid van alle gemeenschappelijke ruimtes op kantoor.
• Deadlines, structuur en organisatie schrikken jou niet af.
• Je hebt al een eerste ervaring in een gelijkaardige rol.
• Je staat open voor een parttime tewerkstelling.
• Je hebt sterke sociale en communicatieve vaardigheden.
• Je bent iemand met enthousiasme die energie haalt uit het ontzorgen van collega's.
• Je pakt uitdagingen met beide handen aan en gaat proactief aan de slag met nieuwe taken. Je ziet het werk liggen en gaat er zelfstandig mee aan de slag.
• Je ziet jezelf werken in een dynamisch team. Je houdt wel van een babbeltje en vindt het belangrijk om eens goed te kunnen lachen!

Over de voordelen

Werken bij VGD betekent naast een uitdagende en boeiende job in onze Big Family, ook genieten van tal van voordelen:

• Persoonlijk opleidingsbudget van 3000 euro
• Flexibel werken vanuit 1 van onze moderne, fijne werkplekken
• Een goede work life balance en focus op je welzijn

We are VGD! Een familie van meer dan 350 specialisten! Wil jij meer ontdekken over ons? Dan ben je op de juiste plaats!