HR manager - Payroll & Benefits (M/V/X)

Fedasil; Ukkel; Sur place; EUR 67 000 - 81 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

26 vakantiedagen per jaar

Gratis openbaar vervoer

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Telewerken mogelijk

Résumé du poste

Fedasil zoekt een HR-manager Payroll & Benefits die leiding geeft aan de payroll- en personeelsadministratie voor meer dan 3.000 medewerkers. Je ontwerpt en implementeert het beloningsbeleid en stuurt een team van circa twintig HR-professionals aan, met focus op kwaliteit, naleving van de Belgische wetgeving en samenwerking met interne en externe stakeholders.

Je draagt bij aan een samenhangende HR-strategie, stuurt veranderingsprocessen aan en begeleidt digitalisering van HR-processen (zoals

Qualifications

• Minstens 6 jaar relevante HR-ervaring.
• Aantoonbare ervaring in payroll en personeelsbeheer.
• Ervaring als manager van een afdeling en leidinggeven aan een team.

Responsabilités

• Leiding over de operationele payroll en personeelsadministratie.
• Ontwerpen en opvolgen van belonings- en voordelenbeleid in lijn met federale regels.
• Digitalisering en optimalisatie van HR-processen en systemen (inclusief e-HRM).
• Coördineren van een team van circa twintig HR-professionals en samenwerken met interne/externen belanghebbenden.

Connaissances

People management

Payroll expertise

Change management

HR strategy

HR systems

Formation

Bachelor- of Masterdiploma

Outils

e-HRM-systeem

HRIS

Description du poste

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Fedasil werft aan:

HR-manager – Payroll & Benefits (m/v/x)

HR-dienst van Fedasil

Functie

Je maakt deel uit van de HR-dienst van Fedasil en speelt, onder verantwoordelijkheid van de HR-directrice, een sleutelrol bij het ontwerpen, ontwikkelen en opvolgen van het verlonings- en voordelenbeleid. Samen met het team draag je bij aan een degelijke en samenhangende uitvoering van het HR-beleid van Fedasil. Je uitdaging? Technische expertise, management en veranderingsmanagement combineren. Samen met het team zorg je voor een betrouwbare payroll en een hoogwaardig personeelsbeheer voor meer dan 3.000 medewerkers, terwijl je tegelijkertijd de organisatie, de processen en de tools van de afdeling verder ontwikkelt. Je bent verantwoordelijk voor de operationele leiding van het HR-team, dat bestaat uit ongeveer twintig collega’s die zich bezighouden met de personeelsadministratie en de payroll. Je staat als manager dicht bij je teamleden en je bent in staat om duidelijke richting te geven en je team verder te ontwikkelen. Daarnaast ben je een geloofwaardige expert op het gebied van payroll, die de technische aspecten ervan begrijpt, de kwaliteit ervan waarborgt en de nodige beslissingen neemt. Dankzij je leiderschap kunnen meer dan 3.000 collega’s rekenen op efficiënte, hoogwaardige en klantgerichte HR-diensten, in nauwe samenwerking met interne en externe belanghebbenden.

Functieomschrijving

Samen met andere medewerkers van de HR-dienst werk je aan de integratie en implementatie van diverse HR-processen en -systemen, met als doel een goed georganiseerde en toekomstgerichte HR-organisatie tot stand te brengen. Je vervult een pioniersrol op het gebied van HR-strategie voor alles wat te maken heeft met het verloningsbeleid, de payroll en de personeelsadministratie, waarbij je zorgt voor samenhang en afstemming binnen het algemene HR-beleid en met de verschillende belanghebbenden. Je neemt de leiding over de ontwikkeling van de dienst: je brengt de nodige verbeteringen in kaart, geeft structuur aan de veranderingen, stelt prioriteiten vast en begeleidt je team bij de uitvoering ervan. Bovendien speel je een sleutelrol bij de digitalisering van HR-processen, waaronder een e-HRM-systeem (Employee Self Service en Manager Self Service). Je organiseert en coördineert de personeelsadministratie en de payroll van Fedasil op een gestructureerde en efficiënte manier. Je beschikt over voldoende kennis van de payroll om werkwijzen kritisch te bekijken, risico’s te signaleren, beslissingen te nemen in complexe situaties en de kwaliteit van het gehele proces te waarborgen. Je verdeelt onder andere de taken en projecten binnen het team op basis van vaardigheden en prioriteiten en zorgt ervoor dat ze nauwkeurig en kwalitatief worden uitgevoerd. Je ziet toe op de kwaliteit en betrouwbaarheid van de diensten, je werkt de procedures en processen bij en past ze aan om de beoogde resultaten te behalen en de werking van de dienst te optimaliseren. Je zorgt ervoor dat alle activiteiten op het gebied van payroll en personeelsadministratie voldoen aan de Belgische sociale wetgeving en aan de regelgeving inzake contractueel personeel bij de federale overheid. Je volgt de wijzigingen in wet- en regelgeving op de voet en past ze proactief toe in de praktijk. In dat verband zorg je ervoor dat de informatie op een duidelijke, correcte en transparante manier wordt doorgegeven aan de directie, de leidinggevenden, de HR-collega’s en het personeel. Je geeft leiding aan een team van ongeveer twintig HR-professionals en creëert een werkomgeving waarin samenwerking, vertrouwen en betrokkenheid centraal staan. Je motiveert je team en helpt de teamleden zich te ontwikkelen door middel van duidelijke communicatie, regelmatige feedback en bijzondere aandacht voor professionele ontwikkeling, zodat iedereen bijdraagt aan het behalen van de gemeenschappelijke doelstellingen. Je biedt een duidelijk kader en stelt duidelijke prioriteiten, geeft je medewerkers verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat hun zelfstandigheid en expertise worden ontwikkeld. Je hebt oog voor de dynamiek binnen het team en bent in staat het team te begeleiden in een context van ontwikkeling en verandering. Je ontwikkelt en implementeert een verloningsbeleid dat aansluit bij de cultuur en de strategische doelstellingen van Fedasil en dat rekening houdt met de regelgeving van de federale overheid. Je voert analyses uit, evalueert de huidige verloningsstructuren en optimaliseert de extralegale voordelen. Daarnaast stel je beleidsnota’s op voor het directiecomité en de verschillende besluitvormingsorganen. Je zorgt voor de coördinatie met de verschillende interne belanghebbenden, zoals Budget & Financiën, de juridische dienst, HR-deskundigen en het management; je stelt een achterwaartse planning op voor het besluitvormingsproces en zorgt voor een nauwgezette uitvoering van de besluiten.

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

Deelnamevoorwaarden

Om deel te nemen aan de selectieprocedure moet u:

• in het bezit zijn van een basisdiploma van de tweede cyclus (bijvoorbeeld een bachelor of master) van het universitair of hoger onderwijs op academisch niveau;
• aantonen dat u ten minste 6 jaar relevante beroepservaring hebt op het gebied van human resources.

Uit uw loopbaan moet het volgende duidelijk blijken:

• concrete ervaring als manager van een afdeling die verantwoordelijk is voor de salarisadministratie en het personeelsbeheer van een organisatie;
• concrete ervaring in het aansturen en leiden van een team van minimaal 10 personen;
• ervaring met het analyseren, ontwikkelen of implementeren van wetgeving, regelgeving of beleid op het gebied van beloning.

In het kader van de hierboven vereiste zes jaar ervaring moet u kunnen aantonen dat u ten minste één jaar beroepservaring hebt opgedaan die bijzonder nuttig is op ten minste één van de volgende domeinen:

• Het beheren van de payroll en het personeelsbeheer binnen een organisatie met ten minste 400 medewerkers;
• Het beheren van de salarisadministratie en het personeelsbeheer in een netwerkomgeving;
• Het opstellen van het beloningsbeleid voor een organisatie met ten minste 400 medewerkers en het doorvoeren van duurzame verbeteringen op dit gebied.

Generieke competenties

• ORGANISEREN: Proactief zetten van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.
• VERANDERING AANSTUREN: de noodzakelijke veranderingen in kaart brengen, de uitvoering ervan structureren en medewerkers mobiliseren om de werkwijzen en de werking van de afdeling duurzaam te veranderen.
• EEN TEAM LEIDEN EN ONTWIKKELEN: een duidelijke koers uitzetten, het werk organiseren, medewerkers verantwoordelijkheid geven, hun zelfstandigheid en expertise ontwikkelen en regelmatig feedback geven.
• MEDEWERKERS ONTWIKKELEN: Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling)
• OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur.

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

• Category A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

Loon

U wordt aangeworven als adviseur (niveau A3).

Artikel 17

1/1 van het koninklijk besluit van 22 oktober 2001 houdende diverse bepalingen betreffende het personeel van het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers is van toepassing voor deze selectieprocedure.

Indien u dus deelneemt op basis van uw diploma, in functie van het aantal jaren professionele ervaring die bijzonder nuttig is voor de functie die u heeft (zie diploma en ervaringen), zal u aangeworven worden in de eerste, de tweede of de derde weddeschaal:

• Indien u over minder dan 3 jaar bijzonder nuttige beroepservaring beschikt, wordt u aangeworven in de eerste weddeschaal NA31. Het minimum maandloon bedraagt € 6027,07
• Indien u over 3 tot 8 jaar bijzonder nuttige beroepservaring beschikt, wordt u aangeworven in de tweede weddeschaal NA32. Het minimum maandloon bedraagt € 6748,11
• Indien u over 8 jaar of meer bijzonder nuttige beroepservaring beschikt, wordt u aangeworven in de derde weddeschaal NA33. Het minimum maandloon bedraagt € 7289,81

(basisloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).

Dit bedrag kan variëren in functie van de relevantie van uw beroepservaring.

Indien u meer informatie wenst, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

De aanwerving in een hogere weddeschaal gebeurt onder voorbehoud van het voorleggen van attesten van uw vorige werkgever(s) die deze ervaring bevestigen. De dienst HR zal u meedelen welke informatie u moet indienen bij uw indiensttreding (bv. loonfiches, werkgeversattest, uittreksel uit een authentieke bron zoals MyCareer of MyPension enz.).

Voordelen

• 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
• Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
• Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
• Valorisatie van nuttige werkervaring.
• Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
• Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
• Mogelijkheid tot telewerken.

Selectieprocedure

Voorselectie

Om te kunnen bepalen of je aan de deelnemingsvoorwaarde (zie hierboven) voldoet, vragen we om jouw loopbaan gedetailleerd weer te geven in jouw cv. Verduidelijk voor elke ervaring:

• de werkgever;
• de functietitel;
• de periode van tewerkstelling;
• de domeinen die overeenkomen met de gevraagde beroepservaring;
• de domeinen die overeenkomen met de bijzonder nuttige beroepservaring.

Alleen kandidaten die voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden (gespecificeerd in de betreffende paragraaf hierboven) kunnen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie zal bestaan uit een schriftelijke test gevolgd door een gesprek, georganiseerd op donderdag 8/10/2026 en/of vrijdag 9/10/2026. Er kan een tweede selectiefase worden georganiseerd als de jury dat nodig acht.

De contactgegevens voor kandidaten die geslaagd worden om een wervingsreserve op te stellen voor alle types arbeidsovereenkomsten, voor een periode van twee jaar. Kandidaten die niet geslaagd zijn, mogen binnen 6 maanden niet opnieuw solliciteren als er een nieuwe selectieprocedure voor een vergelijkbare functie op hetzelfde niveau wordt georganiseerd.

Voor bijkomende info in verband met de procedure, contacteer Véronique Moline (selectieverantwoordelijke) per mail [e-mail]