Hoofd Administratieve Werking

Orde van Architecten Vlaamse Raad; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Orde van Architecten Vlaamse Raad zoekt een ervaren Hoofd Administratieve Werking om deel uit te maken van het managementteam. U stuurt administratieve en juridische medewerkers aan, coördineert processen en draagt bij aan digitalisering en uniforme werkwijzen.

U rapporteert aan de secretaris-generaal en werkt nauw samen met IT, HR en boekhouding, terwijl u de continuïteit van deze diensten bewaakt en verandermanagement stimuleert.

Responsibilities

• 1) Leidinggeven over administratieve en juridische medewerkers binnen de provinciale raden, ontwikkeling stimuleren en samenwerking bevorderen.
• 2) Dagelijkse werking organiseren, prioriteiten stellen, voortgang en kwaliteit bewaken en duidelijke taakverdeling waarborgen.
• 3) Back-up voor IT, HR en boekhouding bij afwezigheden en continuïteit waarborgen met respect voor expertise.
• 4) Samenwerken met secretaris-generaal en bestuursorganen en projecten rond vereenvoudiging, digitalisering en procesverbetering joinen

Job description

Ben jij een ervaren leidinggevende die graag mensen samenbrengt, overzicht bewaart en administratieve processen verbetert? Weet je medewerkers te ondersteunen, samenwerking te stimuleren en structuur te brengen in een organisatie met verschillende diensten en locaties?

Bij de Orde van Architecten – Vlaamse Raad krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen in de verdere ontwikkeling en professionalisering van de administratieve werking.

Jouw rol

Als Hoofd Administratieve Werking maak je deel uit van het managementteam en ben je verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van de administratieve en juridische medewerkers binnen de provinciale raden. Je rapporteert aan de secretaris-generaal.

Je begeleidt medewerkers in hun dagelijkse werking, stimuleert de samenwerking tussen de verschillende provincies en draagt bij aan een efficiënte en waar mogelijk uniforme aanpak.

Daarnaast fungeer je als back-up voor de verantwoordelijken van IT, HR en boekhouding bij hun afwezigheid. Je helpt de continuïteit van deze diensten te bewaken, met respect voor hun eigen verantwoordelijkheden en expertise.

Je werkt nauw samen met de secretaris-generaal, de betrokken diensten en de verschillende bestuursorganen en draagt bij aan de verdere verbetering van de interne werking.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Leidinggeven en organisatie

• Je stuurt de administratieve en juridische medewerkers binnen de provinciale raden aan, begeleidt hen in hun ontwikkeling en stimuleert een constructieve samenwerking.
• Je organiseert de dagelijkse werking, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden.
• Je zorgt voor een duidelijke taakverdeling en een gestructureerde opvolging.
• Je voert functionerings- en evaluatiegesprekken en ondersteunt medewerkers in hun professionele ontwikkeling.
• Je bevordert de kennisdeling en samenwerking tussen de verschillende provincies.

2. Coördinatie en administratieve werking

• Je bewaakt de kwaliteit, efficiëntie en continuïteit van de administratieve processen binnen de provinciale raden.
• Je neemt initiatief om bestaande werkmethodes en processen verder te verbeteren en waar mogelijk te uniformiseren.
• Je ondersteunt de verdere digitalisering en optimalisatie van administratieve werkprocessen.
• Je draagt bij aan een gestructureerd document- en archiefbeheer.
• Je signaleert knelpunten en werkt samen met de betrokken diensten aan praktische verbeteringen.

3. Ondersteuning van IT, HR en boekhouding

• Je fungeert als back-up bij afwezigheid van de verantwoordelijken van IT, HR en boekhouding, met respect voor hun eigen expertise en verantwoordelijkheden.
• Je ondersteunt waar nodig de continuïteit van de dagelijkse werking en zorgt voor de opvolging of afstemming van dringende zaken.
• Je bevordert de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de verschillende diensten.

4. Samenwerking en projecten

• Je werkt nauw samen met de secretaris-generaal en de verschillende bestuursorganen.
• Je neemt deel aan projecten en werkgroepen rond administratieve vereenvoudiging, digitalisering en procesverbetering.
• Je vertaalt relevante organisatorische en beleidsmatige beslissingen naar concrete acties en volgt de uitvoering ervan op.