Gestionnaire de programmes (F/H/X)

UCLouvain; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 20 000 - 23 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Assurance groupe

Remboursement des frais de transport

Formation continue

Mobilité interne

Résumé du poste

L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles recrute un·e gestionnaire de programmes à temps partiel (50%) pour la Faculté ESPB du site Saint-Louis Bruxelles. Vous assurerez la gestion administrative des programmes, le suivi des dossiers étudiants et le support aux enseignants et services.

Vous intégrez une équipe administrative et travaillez en collaboration avec les responsables et les services de l’Université. Diplôme supérieur court, excellente organisation et maîtrise des outils bureautiques sont

Qualifications

• Diplôme supérieur de type court (bachelier ou graduat).
• Bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles et des règlements qui le concernent.
• Rigueur professionnelle et sens des responsabilités.
• Très bonnes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en s’intégrant dans un travail d’équipe.
• Parfaite maîtrise de la langue française, écrite et parlée.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques (OSIS, EPC, Word, Excel, SharePoint).

Responsabilités

• Accueillir, informer et accompagner les étudiant·es tout au long de leur parcours pour les questions administratives liées à leurs études.
• Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants et des programmes annuels.
• Répondre aux demandes des étudiant·es et les orienter vers les services compétents.
• Assurer la gestion administrative quotidienne des programmes confiés selon les règlements.
• Participer à l’organisation de l’année académique et veiller au bon déroulement des enseignements.
• Élaborer les horaires des cours et des travaux pratiques en collaboration avec le personnel académique.
• Organiser les récupérations de cours et les ajustements d’horaires.
• Assurer la gestion administrative des examens, délibérations et publications des résultats.

Connaissances

Organisation

Planification

Gestion des priorités

Autonomie

Communication

Formation

Diplôme supérieur court (bachelier ou graduat)

Outils

OSIS

EPC

Word

Excel

SharePoint

Description du poste

L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles recrute un·eGestionnaire de programmes (F/H/X)

Référence du poste : SF 38784
Publication interne et externe jusqu'au 13 septembre 2026

Pour la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de la communication du site Saint-Louis Bruxelles
Site principal : Saint-Louis Bruxelles
Contrat à temps partiel (50%) pour une durée indéterminée
Entrée en fonction: dès que possible

La fonction s’exerce au sein de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de la communication (ESPB) sur le site de Saint-Louis Bruxelles, qui organise sept programmes de bachelier, un master et un master de spécialisation, et accueille un peu plus de 2000 étudiant·es.

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la responsable administrative de Faculté, le ou la gestionnaire de programmes assure la gestion administrative des programmes suivants organisés en horaire décalé:

• le bachelier en sciences politiques, orientation générale;
• le master en stratégie de la communication et culture numérique;
• le master de spécialisation en gestion des risques financiers.

Il·elle assure le suivi administratif du parcours des étudiant·es, veille au bon déroulement des activités d’enseignement et d’évaluation et constitue l’un·e des interlocuteur·rices privilégié·es des étudiant·es, des enseignant·es et des différents services de l’Université pour toutes les questions administratives relatives à ces programmes.

Le·la gestionnaire de programmes intègre l’équipe de l’administration facultaire. Celle-ci assure l’ensemble des missions de support à l’enseignement et contribue au bon fonctionnement des programmes. Il·elle travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe (responsable administrative de Faculté, gestionnaires de programmes, conseiller·ère aux études et appuis transversaux) et est en contact régulier avec les étudiant·es, le personnel académique et scientifique, les autorités facultaires et les différents services de l’Université.

Dans une logique de collaboration et de continuité de service, le ou la gestionnaire de programmes est également amené·e à contribuer ponctuellement à des activités transversales et à apporter un soutien aux autres membres de l’équipe lorsque les besoins du service le necessitent.

Gestion administrative des programmes et accompagnement des étudiant·es

• Accueillir, informer, conseiller et accompagner les étudiant·es tout au long de leur parcours pour les questions administratives liées à leurs études ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants (constitution, validation et suivi des programmes annuels de l’étudiant (PAE), modifications de programme, etc.) ;
• Répondre aux demandes des étudiant·es et les orienter, lorsque nécessaire, vers les services compétents ;
• Assurer la gestion administrative quotidienne des programmes confiés dans le respect des règlements en vigueur ;
• Participer à l’organisation de l’année académique et veiller au bon déroulement des activités d’enseignement ;
• Élaborer les horaires des cours et des travaux pratiques en collaboration avec le personnel académique et scientifique et les services concernés ;
• Organiser les récupérations de cours et assurer le suivi des adaptations d’horaires et des conflits de planification ;
• Assurer la gestion administrative complète des examens et des délibérations, notamment :
  • préparer et assurer le suivi des inscriptions aux examens ;
  • élaborer les horaires d’examens, l’attribution des locaux et des surveillances ;
  • assurer le suivi administratif des sessions d’examens (modifications d’horaires, certificats médicaux, récupérations d’épreuves, etc.) ;
  • préparer les délibérations, assurer le suivi des décisions des jurys, la publication des résultats et le traitement des opérations qui en découlent.
• Assurer la production des diplômes, des suppléments au diplôme et des documents administratifs liés au parcours des étudiant·es ;
• Assurer la gestion administrative des dossiers liés au congé-éducation payé ;
• Assurer la diffusion des informations administratives relatives aux programmes (horaires, examens, échéances, procédures, informations pratiques, etc.) auprès des étudiant·es et des enseignant·es via les canaux de communication facultaires et institutionnels.

Soutien au personnel académique et scientifique et collaboration institutionnelle

• Assurer un soutien administratif au personnel académique et scientifique dans l’organisation des enseignements et des évaluations ;
• Veiller au respect des procédures et des échéances administratives ;
• Collaborer avec les différents services de l’Université ainsi que les établissements partenaires (notamment l’ISFSC).

Participation à la vie facultaire

• Contribuer aux activités transversales de la Faculté (rentrée académique, séances d’information, matinées portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes, etc.);
• Participer aux réunions utiles au fonctionnement de la Faculté et des programmes ;
• Apporter, en fonction des besoins, un soutien aux autres membres de l’équipe de l’administration facultaire, notamment lors des absences des collègues.

Pendant les périodes d’affluence (rentrée académique, examens, délibérations, etc.), des prestations dépassant le temps de travail contractuel, donnant ensuite lieu à récupération, peuvent être requises.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier ou graduat);
• Bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles et des règlements qui le concernent ou aptitude à l’acquérir rapidement ;
• Rigueur professionnelle et sens des responsabilités ;
• Très bonnes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités ;
• Capacité à travailler de manière autonome tout en s’intégrer dans un travail d’équipe ;
• Sens du service, aisance relationnelle et aptitude à communiquer avec des interlocuteur·rices varié·es ;
• Capacité d’adaptation dans un environnement de travail multitâche et en constante évolution ;
• Capacité à gérer les imprévus avec réactivité ;
• Parfaite maîtrise de la langue française, écrite et parlée ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, SharePoint, etc.) et aptitude à utiliser les logiciels spécifiques à la fonction (OSIS, EPC, etc.).

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Contrat à durée indéterminée (personnel administratif et technique) à temps partiel avec une entrée en fonction dès que possible sur notre site de Saint-Louis Bruxelles;
• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles;
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens;
• Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.

L’UCLouvain Saint-Louis Bruxelles met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’un maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse [e-mail] . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
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