Fleet & Mobility Coordinator

BDO Belgium; Zaventem; Sur place; EUR 38 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

BDO Academy

Flexibele werkplek

Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

Résumé du poste

BDO Belgium zoekt een Fleet & Mobility Coordinator in Zaventem om de volledige fleet & mobility flow foutloos te beheren, met aandacht voor nauwkeurigheid en administratieve discipline. Je rapporteert, wijst problemen tijdig toe en neemt ownership van dossiers, inclusief dokanlagen en leverancierscontacten.

Je rol vereist minimaal 3 jaar relevante ervaring, sterke Excel-vaardigheden en ervaring met Power BI. Een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden in NL/EN zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rol of sterke administratieve/operationele ervaring binnen fleet of mobiliteit.
• Nauwkeurig, procesgericht en ervaren in het volgen van administratieve flows.
• Sterke Excel-vaardigheden (VLOOKUP, formules, tabellen) en ervaring met Power BI of vergelijkbare rapportagetools.

Responsabilités

• Administratieve en operationele opvolging van de volledige fleet-flow: aanvragen (indiensten/uitdiensten), wissels, vervangwagens, reparaties, banden, onderhoud en schadedossiers.
• Coördinatie van vervangwagens en services zodat interne gebruikers maximaal mobiel blijven.
• Opvolgen en beheren van schadedossiers, contact met verzekeraar en leveranciers, en zorgen voor correcte en tijdige afhandeling.
• Beheren en opvolgen van home chargers en laadproblematieken; contact en coördinatie met providers.
• Opvolging van leveranciers/partners: evaluatie, communicatie en kwaliteitsbewaking.
• Uitvoeren en opvolgen van mobility policies, incl. mobiliteitsbudgetten en wijzigingen in wet- en regelgeving; tijdig communiceren van aanpassingen aan stakeholders.
• Proactief meedenken over optimale oplossingen: bestellingen bij promoties/categoriekeuzes, optimalisatie van vervangwagenbeleid, sensibiliseringsacties (kostbewustzijn, veiligheidscampagnes, fietsen naar het werk,…).
• Rapportering en analyses: opstellen van managementrapporten in Power BI, bijhouden en onderhouden van alle fleet-data in Excel (car checks, clean, rijbewijsstatus, reparaties,…), gebruik van VLOOKUP en andere formules voor dataconsistentie.
• Zorgdragen voor een klantgerichte, servicegerichte positie van de Fleet-afdeling (partner/adviseur), niet louter controlerend optreden.
• Plannen, prioriteren en deadlines bewaken; zelfstandig werken met ownership en verantwoordelijkheidsgevoel.

Connaissances

Excel

Power BI

Analytisch denken

Ownership

Time management

Outils

VLOOKUP

Power BI

Description du poste

Ter ondersteuning van de groei van onze Fleet-afdeling zoeken we een nauwgezette en oplossingsgerichte Fleet & Mobility Coordinator voor ons team in Zaventem. Je speelt een sleutelrol in de operationele en administratieve opvolging van alle mobiliteitsstromen en helpt mee het imago van Fleet te laten evolueren naar een proactieve dienst die adviseert, sensibiliseert en ontzorgt.

Waarom BDO?

Bij BDO ben je geen nummer. We geloven in een open, collegiale cultuur waarin respect, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Omdat we samen groeien, investeren we in jouw welzijn en ontwikkeling.

What will you be doing?

Jouw kerntaak

Als Fleet & Mobility Coordinator zorg je ervoor dat de hele fleet- en mobiliteitsflow foutloos, tijdig en klantgericht verloopt. Nauwkeurigheid en administratieve discipline zijn essentieel: je volgt processen en dossiers volledig op, anticipeert op problemen en neemt ownership.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Administratieve en operationele opvolging van de volledige fleet-flow: aanvragen (indiensten/uitdiensten), wissels, vervangwagens, reparaties, banden, onderhoud en schadedossiers.
• Coördinatie van vervangwagens en services zodat interne gebruikers maximaal mobiel blijven.
• Opvolgen en beheren van schadedossiers, contact met verzekeraar en leveranciers, en zorgen voor correcte en tijdige afhandeling.
• Beheren en opvolgen van home chargers en laadproblematieken; contact en coördinatie met providers.
• Opvolging van leveranciers/partners: evaluatie, communicatie en kwaliteitsbewaking.
• Uitvoeren en opvolgen van mobility policies, incl. mobiliteitsbudgetten en wijzigingen in wet- en regelgeving; tijdig communiceren van aanpassingen aan stakeholders.
• Proactief meedenken over optimale oplossingen: bestellingen bij promoties/categoriekeuzes, optimalisatie van vervangwagenbeleid, sensibiliseringsacties (kostbewustzijn, veiligheidscampagnes, fietsen naar het werk,…).
• Rapportering en analyses: opstellen van managementrapporten in Power BI, bijhouden en onderhouden van alle fleet-data in Excel (car checks, clean, rijbewijsstatus, reparaties,…), gebruik van VLOOKUP en andere formules voor dataconsistentie.
• Zorgdragen voor een klantgerichte, servicegerichte positie van de Fleet-afdeling (partner/adviseur), niet louter controlerend optreden.
• Plannen, prioriteren en deadlines bewaken; zelfstandig werken met ownership en verantwoordelijkheidsgevoel.

What do you bring to the table?

Jouw profiel

• Minimaal 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rol of sterke administratieve/operationele ervaring binnen fleet of mobiliteit.
• Nauwkeurig, procesgericht en ervaren in het volgen van administratieve flows.
• Sterke Excel-vaardigheden (VLOOKUP, formules, tabellen) en ervaring met Power BI of vergelijkbare rapportagetools.
• Technische affiniteit met fleet is een plus, maar belangrijker is een breed mobiliteitsinzicht en het vermogen om problemen integraal op te lossen.
• Planningsskills, prioriteiten stellen, time management en het strikt respecteren van deadlines.
• Zelfstandig, proactief, analytisch denken en ownership nemen.
• Kennis van wetgeving rond mobiliteitsbudgetten en bereidheid deze op te volgen en intern te communiceren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden: Nederlands + Engels of Frans + Engels, en goede kennis van de andere landstaal.
• Teamspeler: fit binnen het team en de cultuur is belangrijk; je bouwt mee aan een positieve, oplossingsgerichte dienstverlening.
• Flexibiliteit: aanwezig op kantoor in Zaventem minimum 2 dagen per week; zelden verplaatsingen naar andere kantoren mogelijk — je bent hiertoe flexibel indien nodig.

What do we bring to the table?

Wat bieden wij

• Een warme, professionele bedrijfscultuur met ruimte voor initiatief en groei.
• Verantwoordelijkheid vanaf dag één en ondersteuning van je team.
• Ontwikkelingsmogelijkheden via de BDO Academy.
• Flexibele werkplek en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
• Een correcte verloning en voordelenpakket.
• Impact: je helpt de Fleet-afdeling te positioneren als een gewaardeerde advies- en dienstverlener binnen de organisatie.