Coördinator Dispatching & Planning - Technische dienst (M/V/X)

Clinic Saint-Jean Brussels; Oudergem; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering na 6 maanden

Bedrijfsrestaurant tegen voordelig tar

Vroegtijds verlofopties

Job summary

Kliniek Sint-Jan zoekt een Dispatching & Planning Coordinator om de Technische Dienst te versterken. Je bent het centrale aanspreekpunt tussen aanvragers, technici en externen en helpt de reactietijd, kwaliteit en efficiëntie van interventies te verbeteren.

Je coördineert dagelijkse begeleiding van teams, verzorgt administratieve processen en onderhoudt een vlotte communicatie met interne en externe contactpersonen. Vereist is 3–5 jaar teamcoördinatie-ervaring en kennis van CMMS zoals Ultimo.

Qualifications

• Min. 3 jaar ervaring in teamcoördinatie.
• Kennis van technische omgevingen en terminologie.
• Ervaring met CMMS zoals Ultimo is een troef.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Ervaring in ziekenhuisomgeving is een pluspunt.

Responsibilities

• Begeleiden & ondersteunen: de technische teams op de verschillende sites coördineren en coachen.
• Dispatchen & informeren: interventieaanvragen toewijzen en voortgang opvolgen in Ultimo.
• Plannen & optimaliseren: onderhouds- en herstellingswerken en controles organiseren.
• Inventariseren & analyseren: inventaris beheren en analyses uitvoeren voor efficiëntie.
• Leveranciers beheren & communiceren: leveranciers opvolgen en communicatie verzorgen.

Skills

Teamcoördinatie

Technische omgeving

MS Office

Administratieve procedures

Tools

Ultimo CMMS

Job description

Bedrijfsomschrijving

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuisvoelt.

Bedrijfsomschrijving

In het hart van Brussel, zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuisvoelt.

Vacatureomschrijving

Hou je ervan om te coördineren en te organiseren en voel je je goed in een technische omgeving?

Wij zijn op zoek naar een Dispatching & Planning Coordinator om onze Technische Dienst te versterken. In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt tussen de aanvragers, technici, leidinggevenden en externe partners. Je draagt rechtstreeks bij aan de reactiviteit, kwaliteit en efficiëntie van de interventies, speelt een belangrijke rol in de dagelijkse begeleiding van de teams en zorgt mee voor een goede administratieve werking van de dienst.

Jouw Verantwoordelijkheden

In overleg met de Maintenance Manager zijn je verantwoordelijkheden de volgende:

• Begeleiden & ondersteunen: de technische teams op de verschillende sites coördineren, nieuwe medewerkers coachen, de ontwikkeling van kennis en vaardigheden ondersteunen, deelnemen aan evaluaties en toezien op de naleving van de wetgeving inzake de bescherming van medewerkers.
• Dispatchen & informeren: interventieaanvragen (intern en extern) ontvangen, het urgentieniveau inschatten, interventies via Ultimo toewijzen aan de technici, de uitvoering van werkorders opvolgen, eerstelijnsvragen van aanvragers beantwoorden en hen informeren over de voortgang, en dringende interventies coördineren zodat deze snel en efficiënt worden opgelost.
• Plannen & optimaliseren: de planning en opvolging van onderhouds- en herstellingswerken en wettelijke controles organiseren en zorgen voor een optimale administratieve organisatie van de dienst.
• Inventariseren & analyseren: de inventaris van installaties en infrastructuur in Ultimo beheren en up‑to‑date houden en analyses uitvoeren om de efficiëntie van de dienst te ondersteunen (kosten, KPI’s).
• Leveranciers beheren & communiceren: de opvolging van leveringen en de opslag van geleverde goederen organiseren en communiceren met interne en externe contactpersonen over aanvragen en de planning van interventies.

De hierboven vermelde activiteiten zijn niet exhaustief. Bijkomende taken kunnen aan de medewerker worden toegewezen in functie van de noden van de dienst.

Functie-eisen

Jouw profiel

• 3 tot 5 jaar ervaring in teamcoördinatie
• Een goede kennis van technische omgevingen en de bijbehorende technische terminologie
• Ervaring met een CMMS, zoals Ultimo of een gelijkaardig systeem, is een sterke troef
• Een uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Een goede kennis van administratieve procedures
• Ervaring of kennis van de ziekenhuisomgeving is een pluspunt

Jouw troeven

• Je hebt een uitstekend contact met mensen, weet een vertrouwensrelatie met technici op te bouwen en bent in staat om een eerlijke en evenwichtige coördinatie te verzekeren.
• Je werkt zelfstandig, beschikt over een sterk organisatievermogen en weet de juiste prioriteiten te stellen, ook in dringende situaties.
• Je werkt nauwkeurig, precies en hebt oog voor detail, in het bijzonder bij de administratieve opvolging en het up‑to‑date houden van gegevens.
• Je bent diplomatisch en oplossingsgericht en communiceert duidelijk en doeltreffend met verschillende gesprekspartners.
• Je blijft kalm en efficiënt werken in een omgeving waar prioriteiten snel kunnen veranderen.
• Je hebt een uitstekende kennis van minstens één van de twee landstalen (Frans of Nederlands) en minstens een B2‑niveau in de andere taal, en bent gemotiveerd om je talenkennis verder te ontwikkelen.

Aanvullende informatie

We bieden

• Een contract van onbepaalde duur
• Een salarispakket in overeenstemming met de functie, met erkenning van relevante anciënniteit
• Hospitalisatieverzekering na 6 maanden en verzekering ongevallen privé‑leven
• 25 vakantiedagen per jaar (pro rata van de arbeidstijd), evenals extra verlofdagen op 50, 52 en 55 jaar en in overeenstemming met de geldende wetgeving
• Medische consultaties in de Kliniek Sint-Jan tegen ziekenfondstarieven
• Tussenkomst in permanente vorming
• Ondersteuning bij het leren van Nederlands en/of Frans
• Een bevoorrechte ligging in het hart van Brussel (trein/tram/bus/metro heel dichtbij en gratis fiets parking)
• Bedrijfsrestaurant aan voordeeltarief
• Een warme professionele werkomgeving waarin het menselijke aspect centraal staat

Als inclusief bedrijf hecht de Saint-Jean-kliniek veel waarde aan diversiteit en behandelt alle sollicitaties gelijkwaardig, zonder discriminatie.

#Recruitment #Hiring #TechnicalServices #Dispatching #Planning #Maintenance #FacilityManagement #TeamManagement #Brussels #FRNL