Coordinateur Dispatching & Planning – Service Technique (H/F/X)

Clinic Saint-Jean Brussels; Oudergem; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrat à durée indéterminée

Assurance Hospitalisation après 6 mois

25 jours de congé/an et avantages

Job summary

La Clinique Saint-Jean Bruxelles recherche un coordonnateur.trice Dispatching & Planning pour son Service Technique. Vous serez le point de contact central entre les demandeurs, les techniciens, les responsables et les partenaires externes afin d’assurer réactivité, qualité et efficacité des interventions.

Vous coordonnerez les équipes, optimiserez le planning et veillerez au bon fonctionnement administratif du service, avec une attention particulière à la sécurité et à la conformité des

Qualifications

• 3 à 5 ans d’expérience en gestion d’équipe.
• Bonne compréhension des environnements techniques et des terminologies spécifiques.
• Une expérience d’un CMMS, tel qu’Ultimo ou similaire, constitue un réel atout.
• Excellente maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Bonne connaissance des procédures administratives.
• Connaissance du milieu hospitalier est un plus.

Responsibilities

• Encadrer & accompagner : coordonner les équipes techniques sur les différents sites, coacher les nouveaux collaborateurs, soutenir le développement des connaissances et compétences, participer aux évaluations et veiller au respect de la législation relative à la protection des travailleurs.
• Dispatcher & informer : réceptionner les demandes d’intervention (internes/externes), évaluer les urgences, répartir les interventions entre les techniciens via Ultimo, suivre l’exécution des ordres de travail, répondre aux questions de première ligne des demandeurs, les tenir informés de l’avancement, gérer les interventions urgentes et leur résolution rapide.
• Planifier & optimiser : organiser le planning et le suivi des travaux d’entretien et de réparation, des visites de contrôle réglementaires et assurer l’organisation administrative optimale du service.
• Inventariser et analyser : gérer l’inventaire des installations et infrastructures dans Ultimo et réaliser des analyses d’efficacité du service (coûts, indicateurs clé de performance).
• Gérer les fournisseurs et communiquer : assurer le suivi des livraisons de biens et la gestion du stockage des livraisons, communiquer avec les interlocuteurs internes et externes concernant les demandes et la planification des interventions.

Skills

Gestion d'équipe

Environnements techniques

CMMS Ultimo

MS Office

Procédures administratives

Bilingue FR/NL

Tools

Ultimo CMMS

MS Office

Job description

Description De L'entreprise

Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.

Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.

Description Du Poste

Vous aimez coordonner et organiser et avez des affinités avec un environnement technique ?

Nous recherchons un·e Coordinateur.trice Dispatching & Planning pour rejoindre notre Service Technique.

Dans ce rôle, vous êtes le point de contact central entre les demandeurs, les techniciens, les responsables et les partenaires externes. Vous contribuez directement à la réactivité, à la qualité et à l’efficacité des interventions, tout en jouant un rôle de proximité auprès des équipes et en assurant le bon fonctionnement administratif du service.

Vos responsabilités

En concertation avec le Maintenance Manager, vos responsabilités sont les suivantes :

• Encadrer & accompagner : coordonner les équipes techniques sur les différents sites, coacher les nouveaux collaborateurs, soutenir le développement des connaissances et compétences, participer aux évaluations et veiller au respect de la législation relative à la protection des travailleurs
• Dispatcher & informer : réceptionner les demandes d’intervention (internes/externes), évaluer les urgences, répartir les interventions entre les techniciens via Ultimo, suivre l’exécution des ordres de travail, répondre aux questions de première ligne des demandeurs, les tenir informés de l’avancement, gérer les interventions urgentes et leur résolution rapide
• Planifier & optimiser : organiser le planning et le suivi des travaux d’entretien et de réparation, des visites de contrôle réglementaires et assurer l’organisation administrative optimale du service
• Inventariser et analyser : gérer l’inventaire des installations et infrastructures dans Ultimo et réaliser des analyses d’efficacité du service (coûts, indicateurs clé de performance)
• Gérer les fournisseurs et communiquer : assurer le suivi des livraisons de biens et la gestion du stockage des livraisons, communiquer avec les interlocuteurs internes et externes concernant les demandes et la planification des interventions

Les activités mentionnées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Des tâches supplémentaires peuvent être confiées au collaborateur en fonction des besoins du service.

Qualifications

Votre profil

• 3 à 5 ans d’expérience en gestion d’équipe
• Une bonne compréhension des environnements techniques et des terminologies spécifiques
• Une expérience d’un CMMS, tel qu’Ultimo ou similaire, constitue un réel atout
• Une excellente maîtrise de MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Une bonne connaissance des procédures administratives
• Une connaissance du milieu hospitalier est un plus

Vos atouts

• Vous avez un excellent contact humain, savez créer une relation de confiance avec les techniciens et êtes capable d’assurer une coordination juste et équitable.
• Vous travaillez de manière autonome, avez un excellent sens de l’organisation et une aptitude à établir les priorités, y compris dans les situations urgentes.
• Vous êtes rigoureux·se, précis·e et attentif·ve aux détails, notamment dans le suivi administratif et la mise à jour des données.
• Vous êtes diplomate et orienté·e solutions, avec une communication claire et efficace auprès d’interlocuteurs variés.
• Vous savez garder votre calme et votre efficacité dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Vous possédez une excellente maîtrise d'au moins une des deux langues nationales (français ou néerlandais) ainsi qu'un niveau minimum B2 dans l'autre langue et souhaitez continuer à développer vos compétences linguistiques.

Entrée en fonction: Le plus rapidement possible

Informations supplémentaires

Nous Offrons

• Un contrat à durée indéterminée
• Un package salarial en adéquation avec la fonction et reconnaissance de l’ancienneté pertinente
• Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accident vie privée
• 25 jours de congé/an (au prorata du temps de travail) ainsi que des jours de congé supplémentaires à 50, 52 et 55 ans et selon la législation en vigueur
• Consultations médicales à la Clinique Saint-Jean aux tarifs mutuelle
• Intervention dans la formation continue
• Soutien à l’apprentissage du néerlandais et/ou du français
• Situation privilégiée au cœur de Bruxelles (train/tram/bus/métro très proches et parking vélo gratuit)
• Restaurant d’entreprise à tarif préférentiel
• Un cadre professionnel chaleureux où l'aspect humain est mis en avant

En tant qu'entreprise inclusive, la clinique Saint-Jean s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.

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