Coördinator Creatief Faciliteren

Het Entrepot; West-Vlaanderen; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering na 6 maanden

Maaltijdcheques van 5 euro per gewerkd

Fietsvergoeding

Toegang tot alle evenementen

Minimaal 20 wettelijke vakantiedagen +

Proefperiode van 6 maanden

Résumé du poste

Het Entrepot zoekt een coördinator Creatief Faciliteren om verhuur en horeca te organiseren voor jongeren en een cultuurhuis. Je stuurt het team aan, ontwikkelt beleid en beheert planning en begroting.

Je werkt nauw samen met andere coördinatoren, bewaakt veiligheid en naleving van regels, en denkt mee over digitale optimalisaties en samenwerking met partners.

Qualifications

• Een ondernemingsgericht diploma of gelijkgesteld aan ervaring.
• Minimaal 3 jaar relevante werking in een gelijkaardige coördinerende functie.
• Ervaring met zaalverhuur, horeca-exploitatie, evenementenorganisatie of publiekswerking.
• Ervaring met aansturen, coachen en plannen van medewerkers/vrijwilligers.
• Ervaring met budgetbeheer en leverancierscontacten.
• Ervaring met processen en procedures is een plus.

Responsabilités

• Aansturen en coaching van het verhuur- en horecateam.
• Ontwikkelen van beleid voor verhuur en horeca gericht op jongeren en cultuurhuis.
• Administratie en planning, begroting op korte en lange termijn.
• Opvolging van wettelijke kaders en vergunningen.
• Uitwerken van sponsorplan en marktonderzoek naar leveranciers.
• Organiseren en coördineren van verhuur op verschillende locaties.
• Continu verbeteren van verhuur- en horecawerking en digitalisering van processen.

Connaissances

Leiderschap

Plannen en organiseren

Klantgerichtheid

Commercieel inzicht

Samenwerken

Proactief handelen

Veiligheidsbewustzijn

Digitalisering

Kennis van vergunningen

Yesplan

EVVA

Formation

Ondernemingsgericht diploma of gelijkstelling

Outils

Yesplan

EVVA

MS Office

Google Workspace

Description du poste

Vacature! Als coördinator Creatief Faciliteren zorg je voor een vlotte, veilige en kwaliteitsvolle organisatie van de verhuur & horeca binnen Het Entrepot.

Je bent verantwoordelijk voor de aansturing van het verhuur- & horecateam. Je werkt aan de ontwikkeling van een toekomstgericht verhuur- en horecabeleid, afgestemd op de werking van een jongeren- en cultuurhuis. Je werkt nauw samen met andere coördinatoren en zorgt ervoor dat de verhuur maximaal ten goede komt aan jongeren.

Taken en Verantwoordelijkheden

Teamcoördinatie

• Aansturen, coachen en ondersteunen van het team Creatief Faciliteren
• Opstellen werkplanning en taakverdeling
• Verhuur zalen & horeca inpassen in de algemene werking, wisselwerking met projectwerkingen
• Algemeen extern personeelsbeleid (avondverantwoordelijken, kuisploeg,…) opstellen samen met je collega verantwoordelijk voor verhuur

Verhuur & Horeca

Administratie en planning

• Financiële planning (begroting korte en lange termijn)
• Opvolging begroting gedurende het jaar i.s.m. financieel coördinator
• Opvolgen wettelijk kader en bijsturen indien nodig (bv rookwetgeving, geluidsvergunningen,…)
• Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
• Jaarplanning opmaken en opvolgen
• Opstellen van sponsorplan i.s.m. algemene coördinatie en verantwoordelijke communicatie
• Marktonderzoek voeren naar verschillende leveranciers
• Toegangsprofielen opmaken en afstemmen op het sleutelplan

Veiligheid & regelgeving opvolgen

• Hygiëne en veiligheidsregels
• Vergunningen en procedures
• EHBO

Strategie

• Opmaken lange termijn planning verhuur & horeca
• Actief meedenken hoe zaalverhuur jongeren ten goede kan komen
• Evalueren verhuurbeleid en zoeken naar optimalisatie (efficiëntie, duurzaamheid, inclusie)
• Digitaliseren van processen

Verhuur

• Overleg met nieuwe huurders en/of partners
• Contacten onderhouden met huurders
• Organiseren en op elkaar afstemmen van verhuur op verschillende locaties van de vzw
• Adviesrol naar fuiforganisatoren (samen met medewerker verhuur)
• Ontsluiten zalen, rondleidingen en plaatsbezoeken (samen met medewerker verhuur)
• Digitaliseren van verhuuraanvragen
• Uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte samen met gebouwbeheer en medewerker verhuur
• Promo rond events en zalen via website, … bewaken
• Uitwerken en bewaken van plan rond verhuur technisch materiaal

Horeca

• Opstarten, uitwerken en organiseren van de horecawerking in en rond Het Entrepot
• Horecawerking kloppend Hart & Evenementen
• Procedures & afspraken
• Openingsmomenten
• Coördineren permanentie
• Stockbeheer opvolgen en digitaliseren

Interne afstemming en samenwerking

• Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke
• Samenwerken met andere coördinatoren om verhuur optimaal af te stemmen op de werking van Het Entrepot
• Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningsmomenten
• Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie
• Nauwe samenwerking, plannen opmaken en verdelen taken met team gebouwenbeheer
• Communiceren over verhuur & horeca richting de volledige organisatie

Functievereisten

Opleiding en ervaring

• Je beschikt over een ondernemingsgericht diploma of gelijkgesteld aan ervaring
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een gelijkaardige coördinerende functie
• Ervaring met zaalverhuur, horeca-exploitatie, evenementenorganisatie of publiekswerking
• Ervaring in het aansturen, coachen en plannen van medewerkers en/of vrijwilligers
• Ervaring met budgetbeheer, leverancierscontacten en administratieve opvolging
• Ervaring met procesoptimalisatie en het uitwerken van procedures is een plus
• Ervaring met openbare aanbestedingen is een plus

Kennis en vaardigheden

• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• Basiskennis van MS Office en Google Workspace
• Kennis van horeca-, voedselveiligheids- en hygiënewetgeving (HACCP)
• Kennis van relevante wet- en regelgeving inzake verhuur, evenementen, preventie en veiligheid
• Financieel inzicht voor begroting, budgetopvolging, prijszetting en kostenbeheer
• Vaardigheid in het opstellen van offertes, overeenkomsten, draaiboeken en werkplanningen
• Sterke communicatieve, commerciële en onderhandelingsvaardigheden
• Analytisch vermogen om processen te evalueren en te optimaliseren
• Affiniteit met digitalisering en het efficiënter organiseren van werkprocessen
• Ervaring met digitale beheersystemen zoals Yesplan & EVVA zijn een plus
• Kennis van vergunningen, veiligheidsprocedures en EHBO is een plus

Competenties

• Leiderschap: Medewerkers, vrijwilligers en avondverantwoordelijken coachen, motiveren en aansturen.
• Plannen en organiseren: Een efficiënte planning uitwerken voor verhuur, horeca, personeel en evenementen, met aandacht voor een vlotte afstemming binnen de organisatie.
• Klantgerichtheid: Duurzame relaties opbouwen met huurders, partners, leveranciers en bezoekers en inspelen op hun behoeften. Affiniteit met jongeren, evenementen en de maatschappelijke doelstellingen van Het Entrepot
• Commercieel inzicht: Actief bijdragen aan een optimale bezetting van de zalen, een kwalitatieve horecawerking en een gezonde financiële werking.
• Strategisch denken: Meewerken aan de verdere ontwikkeling van de verhuur- en horecawerking, met aandacht voor innovatie, duurzaamheid en digitalisering.
• Samenwerken: Vlot afstemmen met collega’s, gebouwbeheer, communicatie, financiën en externe partners om een geïntegreerde werking te realiseren.
• Verantwoordelijkheid: Eigenaarschap opnemen over de volledige verhuur- en horecawerking, inclusief budgetten, veiligheid, procedures en kwaliteit.
• Proactief handelen: Knelpunten tijdig signaleren, verbeterinitiatieven nemen en processen continu optimaliseren.
• Veiligheids- en kwaliteitsbewustzijn: Toezien op de naleving van veiligheids-, preventie-, hygiëne- en evacuatieprocedures.
• Flexibiliteit: Snel inspelen op wijzigingen, onverwachte situaties en de dynamiek van een bruisende jongerenorganisatie. Bereid tot avond- en weekendwerk.

Wat bieden wij:

• Proefperiode van 6 maand, na positieve evaluatie contract van onbepaalde duur
• Arbeidsregime: een voltijdse werkweek van 38 uur
• Loonbarema: B1a
• Hospitalisatieverzekering na 6 maand in dienst
• Maaltijdcheques van 5 euro per gewerkte dag
• We moedigen duurzame woonwerk verkeer aan, als je met de fiets komt, krijg je een fietsvergoeding
• Toegang tot alle evenementen die doorgaan in onze feestzalen
• minimaal 20 wettelijke vakantiedagen + 6 arbeidsduurverminderingsdagen
• Vakantiedagen zijn flexibel op te nemen
• Startdatum: zo snel mogelijk