Backoffice & Workplace Officer (m/v/x)

VeroTech; Vlaams-Brabant; Hybrid; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen

Maaltijdcheques

Verzekeringen

Flex income plan

Netto vergoedingen

Job summary

VeroTech zoekt een gedreven backoffice/office‑manager die het domein van HR, payroll en administratie beheert. Je rapporteert rechtstreeks aan de COO en biedt proactieve ondersteuning voor maandafsluiting, leveranciers en wagenpark, terwijl je processen continue verbetert.

Je werkt hybride met twee thuiswerkdagen per week en onderhoudt strakke checklists, zodat deadlines worden gehaald en operations soepel verlopen.

Qualifications

• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Excel/M365 en AI-tools.
• Vloeiend Nederlands en Engels; Frans is een plus.
• Ervaring in HR, backoffice of office-management.
• Je werkt zelfstandig met checklists en haalt deadlines.

Responsibilities

• Beheren van maandafsluiting en payrollinput met HR-tool.
• Registreren verlof en ziekte in HR-tool en correct registreren van afwezigheden.
• Controleren en klaarzetten van inkomende facturen en leveranciersinformatie.
• Beheren van leverancierscontracten, fleet en kantoormateriaal.
• Opzetten en verbeteren van onboarding/offboarding en security/toegangen.

Skills

Excel

Microsoft 365

AI tools

Nederlands

Engels

Nauwkeurigheid

Tools

HR-tool

Timesheet-tool

Dimona

Payroll-systeem

Job description

Over de functie

Bij VeroTech werken 80 experts aan technologie in halfgeleiders, embedded software, aerospace, automotive en AI. Jij zorgt dat alles rond hen klopt, van maandafsluiting tot leasewagen. Je bent eigenaar van de processen rond de maandafsluiting, van de leveranciers, het kantoor en het wagenpark, en je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen. Dit is geen assistentenrol: je beheert een eigen domein, rapporteert rechtstreeks aan de COO en verbetert wat beter kan.

In het kort

• Hybride: 2 thuiswerkdagen per week, afgestemd op meetings met consultants.
• Rapportering: rechtstreeks aan de COO.
• Contract: voltijds.
• Locatie: Leuven, op 15 minuten van het station en vlot bereikbaar met de wagen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Timesheets opvolgen en afronden, samen met de account managers.
• Verlof, ziekte en andere afwezigheden correct registreren in de HR-tool.
• Payrollinput en loonwijzigingen doorgeven aan het sociaal secretariaat en de loonstaten nakijken.
• Facturatiegegevens klaarzetten en inkomende facturen van leveranciers en freelancers nakijken voor ze naar de boekhouding gaan.
• De afsluiting vastleggen in een checklist en stap voor stap vereenvoudigen.

Personeelsadministratie

• Contracten en addenda opmaken in de HR-tool en de Dimona-aangiften opvolgen.
• Aan- en afmeldingen bij groepsverzekering, hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
• Onkostennota's, attesten en adreswijzigingen verwerken.
• Het administratieve luik van on- en offboarding: toegangen, materiaal, verzekeringen en documenten.
• Werkvergunningen en documenten voor buitenlandse opdrachten (A1, Limosa) opvolgen.

Facilities, wagenpark en leveranciers

• Het kantoor beheren: inrichting, materiaal, onderhoud, toegang en veiligheid, en de opvolging van externe partners zoals de schoonmaakfirma.
• Het wagenpark opvolgen: wissels, inleveringen, schade, boetes, tankkaarten, laadpassen en een fleetbestand dat klopt.
• Leverancierscontracten opvolgen, offertes opvragen en aankopen voorbereiden, bijvoorbeeld telefonie en kantoormateriaal.
• Samen met de COO een aankoopbeleid uitwerken, en het daarna toepassen en bewaken.

Eerste aanspreekpunt

• De mailbox [e-mail] dagelijks opvolgen en praktische vragen van medewerkers en consultants zelf beantwoorden.
• Inhoudelijke HR-vragen doorzetten naar de HR business partner, vragen over een opdracht naar de account manager.
• Korte handleidingen en antwoorden op veelgestelde vragen opbouwen, zodat dezelfde vraag niet blijft terugkomen.

Workplace en ondersteuning van het management

• De logistiek van teamevents en trainingsdagen organiseren, en Marketing ondersteunen bij events.
• Het managementteam operationeel ondersteunen: acties opvolgen en overleg voorbereiden.

Wat je na zes maanden hebt gerealiseerd

• De maandafsluiting, inclusief de facturatiegegevens, loopt op tijd en volgens een gedocumenteerde checklist.
• Personeelsadministratie, fleetbestand en leverancierscontracten zijn volledig en up-to-date.
• De meest gestelde vragen van collega's en consultants staan in korte handleidingen.
• Samen met de COO staat er een aankoopbeleid dat ook effectief wordt toegepast.

Wat je meebrengt

• Ervaring in een administratieve, backoffice- of office-managementrol.
• Digitaal sterk: je werkt vlot met Excel en Microsoft 365, gebruikt AI-tools in je dagelijkse werk en leert snel nieuwe systemen, zoals een HR-tool of een timesheettool.
• Vloeiend Nederlands en Engels, goed Frans. Je schakelt zonder moeite tussen de drie talen met medewerkers, consultants en leveranciers.
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig, met checklists en oog voor deadlines, en je sluit af wat je begint.

Mooi meegenomen

• Minstens 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Ervaring in samenwerking met een Belgisch sociaal secretariaat (Dimona, afwezigheden, verzekeringen).
• Ervaring met fleet- of leveranciersbeheer.
• Ervaring in een consultancy- of projectomgeving.
• Zin om processen te verbeteren of te automatiseren.

Waarom VeroTech

• Je eigen domein: jij bepaalt hoe de backoffice loopt en verbetert wat beter kan.
• Korte lijnen: je werkt rechtstreeks samen met de COO en het managementteam. De COO zet duidelijke doelstellingen en volgt die wekelijks met je op.
• Stabiliteit: VeroTech bestaat sinds 2010 en groeide uit tot een team van zo'n 80 consultants.
• AI in je dagelijkse werk: een AI-licentie, begeleiding op jouw niveau en een maandelijkse lunch om ervaringen te delen.
• Groeien: persoonlijke loopbaanontwikkeling en ruimte om door te groeien richting operations.
• Community: een klein intern team, dicht bij consultants en klanten, met regelmatige teambuildings.
• Loonpakket: bedrijfswagen of mobiliteitsoplossing, maandelijkse netto-vergoedingen, jaarlijkse bonus, verzekeringen, maaltijdcheques, ecocheques en flex income plan.