Assistant to the Managing Director M/V/X

MINISTÈRE DE LA DÉFENSE NATIONALE; Louvain; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Een overheidsinstantie in Leuven zoekt een assistent van de Directeur. Je beheert het secretariaat, plant vergaderingen en ondersteunend werk. Vereist zijn organisatievermogen, communicatieve vaardigheden en ervaring in de administratie. Flexibiliteit en discretie zijn noodzakelijk. Daarnaast biedt de rol een contract van bepaalde duur met interessante verloning en bijkomende benefits zoals gratis vervoer en hospitalisatieverzekering.

Prestations

Gratis woon-werkverkeer

Fietsvergoeding

Hospitalisatieverzekering

Tweede pensioenpijler

Maaltijdcheques

Qualifications

• Ervaring in administratie is vereist.
• Bereidheid om nieuwe tools snel te leren.
• Tweede landstaal en Engels vereist.

Responsabilités

• Beheer van het secretariaat voor de Directie.
• Planning van vergaderingen en ondersteuning van het secretariaat.
• Beheer van interne richtlijnen en welkomstbrochures.

Connaissances

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Flexibiliteit

Discretie

Formation

Geen specifieke diploma-eisen

Outils

Microsoft Office

SharePoint

Microsoft Sway

Description du poste

Job beschrijving

Als assistent van de Directeur ben je verantwoordelijk voor het secretariaat van de Directie. Je rapporteert aan zowel de Directeur als aan de Adjunct-Directeur.

Hoofdtaken

• Als assistent van de directeur beheer je de post van de directie en ben je van telefoon permanentie bij afwezigheid van Directeur en Adjunct-Directeur
• Beheer didactische materiaal en vergaderlokalen, goedkeuren reservaties vergaderruimtes.
• Plannen van vergaderingen voor directie.
• Ondersteuning van het algemeen secretariaat.
• Beheer intranet homepage (uitbating):
• Bij personeelswijzigingen: BPO News, wie-is-wie, organigrammen, verjaardagskalender; opmaak-« In/Out » checklist;
• Opstellen en publiceren van nieuwe verslagen in Microsoft Sway: Woordje DIR, infra, sociale activiteiten;
• Toevoegen van nieuwe templates en tutorials, indien van toepassing;
• Aanpassen activiteitenkalender en statistieken incidenten;
• Jaarlijks aanpassen van de verlofdagen & dienstontheffingen.
• Beheer en controle van de interne richtlijnen van BPO.
• Up-to-date houden van de welkomstbrochure.
• Local Internal Control Assistant (LICA) zijn in het kader van het Intern Controle Systeem.

Bijkomende taken

• Hospitality management: verzekeren van de logistieke voorbereiding en steun tijdens bezoeken (Werkgroepen CEPS PB, Autoriteiten, klanten BPO) voor alle departementen, o.a.: coördinatie horeca, vergaderzalen, onthaal, boeken van hotels.
• Cursussen BPO: de algemene en specialisatie cursus plannen en volledig uitwerken.
• Beheer en onderhoud van het voertuig van de Directeur en chauffeur zijn voor de leden van de Directie.
• Up-to-date houden van de dotatielijst.
• Vacatures publiceren op het intranet op verzoek van de HR-verantwoordelijke
• Notulist tijdens vergaderingen (wanneer nodig).

Algemeen

• Punctueel, correct en discreet zijn
• Verzorgd voorkomen
• Correct taalgebruik
• Flexibiliteit in deze job is noodzakelijk, al wordt een vast werkschema nagestreefd.
• Zelfstandig kunnen werken
• Vlot gebruik van geschreven taal in onontbeerlijk.
• Ervaring in administratie
• Aanleg tot snel aanleren van het gebruik van nieuwe tools en programma's zoals SharePoint en Sway is vereist.
• Bereid zijn om, indien nodig, ad hoc cursussen en opleidingen te volgen

Talenkennis

• Wezenlijke kennis van de tweede landstaal
• Wezenlijke kennis van Engels

Informaticakennis

• Gevorderde kennis van Microsoft Office

Divers

• In het bezit zijn van een rijbewijs B.

Diploma

• Van Belgische nationaliteit zijn of de nationaliteit hebben van een lidstaat van de Europese Unie of de NAVO
• Van onberispelijk gedrag zijn (uittreksel uit het strafregister voor te leggen)
• Medisch geschikt bevonden worden door de arbeidsgeneesheer

Voltijdse tewerkstelling

Contract van bepaalde duur van 1 jaar, gevolgd door een contract van onbepaalde duur, mits akkoord van beide partijen

Interessante verloning gebaseerd op het diploma en de professionele ervaring met bijkomende benefits (gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering, 2de pensioenpijler en maaltijdcheques)