Assistant(e) de direction Auderghem

MonASBL; Oudergem; Remote; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Chèques-repas

Assurance groupe

Assurance hospitalisation

Plan cafétéria

GSM et PC portable

Horaires variables

Job summary

En Bord de Soignes (EBDS) recherche un·e Assistant·e des Directions pour renforcer les activités transversales et apporter un soutien direct à la Direction générale et aux Directions.

Rattaché·e au Directeur général, vous assurez un rôle central, gestion administrative, coordination des documents, rédaction des procès-verbaux et suivi des décisions, et vous contribuerez à structurer les processus et les outils communs.

Qualifications

• Formation supérieure (bachelier) et expérience minimale de 5 ans dans une fonction d’assistance de direction, coordination administrative ou support transversal.
• Maîtrise parfaite du français et du néerlandais à l’écrit; capacité à faire/vérifier des traductions dans les deux sens.

Responsibilities

• Soutien administratif et organisationnel des instances de gouvernance: réunions, documents, convocations, PV et suivi des décisions.
• Gestion et suivi des communications et documents institutionnels: correspondances, procédures, archivage et outils communs.
• Conception et amélioration des procédures et outils de travail; cohérence graphique d EBDS.
• Coordination ou suivi de dossiers transversaux (RGPD, digitalisation, organisation documentaire, projets internes).
• Back-up de l’accueil et maintien d’un service de qualité.

Skills

Gestion administrative

Coordination transversale

Rédaction et PV

Education

Bachelier

Tools

MS Office

Outils de mise en page

Job description

Employeur
En Bord de Soignes - Auderghem
Av. de la Houlette, 93
1160 Auderghem

En Bord de Soignes - Auderghem

Description de l'ASBL, institution

En Bord de Soignes (EBDS) recherche un·e Assistant·e des Directions pour renforcer son fonctionnement transversal et apporter un soutien direct à la Direction générale et aux différentes Directions de l'organisation.

Rattaché·e directement au Directeur général, vous occupez une fonction centrale au sein d'EBDS. Votre rôle ne se limite pas à l'assistance administrative : vous êtes avant tout une personne ressource, capable de soutenir les Directions dans leurs activités, de faciliter la coordination entre les services et de contribuer concrètement au bon fonctionnement de l'organisation.

À la croisée des Directions, des services et des instances de gouvernance, vous veillez à la bonne circulation de l'information et contribuez à créer du lien entre les différents métiers d'EBDS.

Poste à pourvoir

Votre mission première est d'apporter un support fiable, proactif et polyvalent à la Direction générale et aux Directions, en prenant en charge ou en coordonnant différents dossiers transversaux.

• Vous assurez notamment le soutien administratif et organisationnel des instances de gouvernance d'EBDS : préparation et organisation des réunions, coordination des documents nécessaires, convocations, rédaction des procès-verbaux et suivi des décisions prises.
• Vous contribuez également à la gestion et au suivi des communications et documents institutionnels : correspondances, conventions, procédures, documents officiels, rapport annuel, archivage et outils communs.
• Dans une logique d'amélioration continue, vous participez à la structuration et à la simplification des méthodes de travail. Vous contribuez au développement de procédures claires, d'outils partagés et de documents-types et veillez à leur cohérence ainsi qu'au respect de l'identité graphique d'EBDS.
• Vous pouvez également être amené·e à coordonner ou suivre certains dossiers transversaux tels que la protection des données et le RGPD, la digitalisation des processus, l'organisation documentaire ou encore certains projets internes.
• Vous êtes par ailleurs le back-up de l'accueil et êtes capable, lorsque cela est nécessaire, d'assurer cette fonction avec le même professionnalisme et la même qualité de service.

Une fonction charnière

Parce que vous travaillez en lien avec l'ensemble des Directions et de nombreux services, vous occupez une place particulière dans l'organisation.

• Vous aimez faciliter le travail des autres, trouver des solutions, anticiper les besoins et faire avancer les dossiers. Vous savez passer d'un sujet à l'autre, identifier ce qui est prioritaire et assurer le suivi jusqu'à son aboutissement.
• Vous contribuez également à faire vivre la Charte des Valeurs d'EBDS. Par votre manière de travailler et d'interagir avec vos collègues, vous favorisez la collaboration, la circulation de l'information et la cohésion entre les équipes.
• Votre rôle est donc autant un rôle de support que de lien : vous êtes une personne sur laquelle les Directions et les équipes peuvent s'appuyer.

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Votre profil

• Vous disposez d'une formation supérieure (bachelier) et d'une expérience de minimum 5 ans dans une fonction d'assistance de direction, de coordination administrative ou de support transversal.
• Vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles. Vous êtes à l'aise avec la rédaction de documents structurés et de procès-verbaux et êtes attentif·ve à la qualité, à la forme et à la fiabilité des informations que vous traitez.
• Vous maîtrisez parfaitement le français et le néerlandais à l'écrit et êtes capable de faire/vérifier des traductions dans les deux sens.
• Vous êtes autonome tout en appréciant profondément le travail collectif. Vous savez prendre des initiatives, mais également comprendre votre rôle de support et agir au service du fonctionnement de l'organisation.
• Discret·ète et fiable, vous êtes à l'aise avec les informations confidentielles et savez faire preuve de discernement.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et avez une réelle aisance numérique.
• Une sensibilité graphique ou la maîtrise d'outils de mise en page et de création visuelle constitue un atout apprécié.
• Un agrément de Conseiller·ère en prévention de niveau 3 ou de niveau 2 peut constituer un véritable atout.

Nous recherchons surtout une personnalité

• Une personne polyvalente, structurée et facilitatrice, qui aime rendre les choses plus simples et plus fluides.
• Quelqu'un qui ne considère pas le support comme une fonction secondaire, mais comme une véritable expertise : anticiper, coordonner, organiser, sécuriser et faciliter le travail collectif.
• Une personne capable de créer naturellement des ponts entre les services, de travailler avec des interlocuteurs très différents et de contribuer, par son attitude et son travail, à fédérer les collaborateurs autour des valeurs d'En Bord de Soignes.

Info contrat & avantages

• Un contrat à durée indéterminée
• 38h/semaine avec horaire variable
• Salaire conforme aux barèmes de Région de Bruxelles-Capitale (sur base expérience professionnelle)
• Chèques-repas (VF 7€)
• Assurance Groupe (100% à charge de l'employeur)
• Assurance hospitalisation
• Jours de congé complémentaires
• Plan cafétéria
• Gsm & un pc portable
• Une équipe de choc
• Un environnement de travail agréable proche des transports en commun

En Bord de Soignes est une Société Immobilière de Service Public (SISP) qui compte près de 94 collaborateurs. L'entreprise gère près de 1.900 logements sociaux dans les communes bruxelloises d'Auderghem, Watermael-Boitsfort, et Woluwe-Saint-Pierre. Au service des familles qui louent ce patrimoine, nous prenons soin des logements et mettons en place divers services et initiatives pour le bien-être des locataires, sous la supervision de la Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale (SLRB).

Pour plus d'information, visitez notre site : www.enborddesoignes.be