Administratief medewerker (onthaal - ondersteuning facilitaire diensten)

Kortom vzw; Ukkel; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Federale voordeelkaart (Fed+)

Woon-werkvergoeding OV

Opleidingsmogelijkheden

Résumé du poste

Sciensano zoekt een administratief medewerker ter ondersteuning van de Facilitaire diensten en onthaal op twee locaties in Brussel (Ukkel en Elsene).

U staat in voor ontvangst en registratie van bezoekers en stalen, telefoonverkeer, postverwerking en beheer van bestellingen en onderhoudscontracten. Een hogere middelbare school en uitstekende administratieve vaardigheden zijn vereist, evenals ervaring met Windows en ERP-systemen.

Qualifications

• Minimaal een opleiding hoger secundair onderwijs.
• Zeer goede administratieve vaardigheden.
• Ervaren gebruiker van Microsoft Windows en ERP-systemen.
• Talenkennis: Nederlands, Frans (mondeling en schriftelijk); basis Engels (mondeling).

Responsabilités

• Ontvangst en registratie van stalen en bezoekers.
• Bedienen telefooncentrale, verwerking van post.
• Beheer van bestellingen: opstellen en invoeren van aankoopaanvragen; leveranciersbeheer; budgettoewijzing.
• Beheer en opvolging van onderhoudscontracten (inclusief budgetopvolging).
• Diverse administratieve taken voor het Facilities-team.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Nederlands

Frans

Engels

Communicatieve vaardigheden

Formation

Hoger secundair onderwijs

Outils

ERP-systemen

Microsoft Windows

Description du poste

Administratief medewerker (onthaal - ondersteuning facilitaire diensten)

Voltijds Onbepaalde duur Brussel Ukkel

Sciensano is op zoek naar een administratief medewerker voor de ondersteuning van de Facilitaire diensten.

Je hebt een dubbele functie, nl. een ondersteuning van het technische team van de directie Facilitaire diensten en het onthaal op een van onze locaties (Ukkel, Engelandstraat; Elsene, Wytsmanstraat); m.a.w. je zorgt voor het correcte beheer van de bestellingen en onderhoudscontracten en je staat in voor de ontvangst en registratie van bezoekers en labostalen.

Je taken omvatten onder meer:

• instaan voor de ontvangst en registratie van stalen (en verdere verdeling ervan) en van bezoekers;
• bedienen telefooncentrale, verwerking van de post,…;
• beheer van de bestellingen : opstellen en invoeren van de aankoopaanvragen van de technici van de facilitaire diensten; beheer van de leveranciers, budgettoewijzing,…;
• beheer en opvolging van de onderhoudscontracten (incl. budgetopvolging);
• diverse administratieve taken voor het Facilities-team of andere diensten op de locatie.

Je werkt nauw samen met de collega’s technici en met andere diensten van Sciensano (aankoop, boekhouding,…).

Minimaal een opleiding hoger secundair onderwijs

Zeer goede administratieve vaardigheden

Ervaren gebruiker van Microsoft Windows en ERP-systemen

Talenkennis: Nederlands ENFrans (zowel mondeling als schriftelijk); basiskennis Engels (mondeling)

Generieke competenties: goede communicatieve vaardigheden; georganiseerd; flexibel en stressbestendig; klantvriendelijk; zelfstandig en initiatief; positieve houding; collegiaal

Wij bieden

Een voltijdse arbeidsovereenkomst van 1 jaar vanaf (oktober)in een gerenommeerd wetenschappelijk instituut (hernieuwbaar naar onbepaald duur)

Een transparant en duidelijk vastgesteld loon: verloning volgens de federale barema’s; niveau C

Een waaier aan voordelen: groeps-/hospitalisatieverzekering, ruim aantal verlofdagen*, maaltijdcheques, interessante extra’s met de federale voordeelkaart (Fed+)

Een werkgever gericht op duurzaamheid: 100% terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (betaald abonnement openbaar vervoer)

Een stimulerende werkomgeving: verschillende opleidingsmogelijkheden (via een online leeromgeving (SciensanoAcademy)), mogelijkheden om onsite trainingen te volgen tijdens je werkuren, en nog veel meer

*Tijdens het eerste jaar van de tewerkstelling worden de vakantiedagen toegekend o.b.v. het door de kandidaat ingediende vakantieattest van de vorige werkgever.

Organisatie

Sciensano is een gerenommeerd wetenschappelijk instituut dat wetenschap, gezondheid en samenleving wil verbinden. De instelling heeft meer dan 1000 geëngageerde medewerkers, die zich elke dag inzetten voor de gezondheid van mens en dier, in een professioneel en onafhankelijk kader. Met zijn lange traditie van wetenschappelijke expertise is Sciensano een toonaangevend, openbaar instituut, en speelt het een sleutelrol op het kruispunt van de gezondheid van mens, dier en milieu. De kracht en specificatie van Sciensano zitten in zijn holistische en multidisciplinaire aanpak, die leidt tot wetenschappelijk onderzoek met unieke invalshoeken, in het belang van de gezondheid van iedereen.

Sciensano binnenkort als jouw werkgever? Werken bij Sciensano is kiezen voor een geëngageerde job, waar je je inzet voor verbeteringen in het brede domein van de gezondheid. Als je over de juiste expertise en het nodige engagement beschikt, hoef je niet te aarzelen. Bij Sciensano krijgen onze medewerkers alle aandacht. Je krijgt bij ons de kans om te groeien in een instituut met een menselijke aanpak, waar de ontwikkeling van werknemers een prioriteit is, en waar excellentie naar waarde wordt geschat, ongeacht iemands positie. We hechten veel belang aan vriendelijkheid, inclusie, diversiteit, respect en openheid. Onze medewerkers krijgen arbeidsvoorwaarden die een gezond evenwicht tussen werk en privé faciliteren, een gul aantal vakantiedagen, een salaris in lijn met de overheidsbarema’s, plus tal van extra voordelen !

Uiterste sollicitatiedatum: 24 september 2026 (de inschrijvingsperiode kan vervroegd worden afgesloten indien deze vacante positie de interesse zou wekken van een groot aantal kandidaten)

Plaats van tewerkstelling : Ukkel enElsene

De volgende stappen

1° je kandidatuur wordt door de recruiter en de dienst grondig onderzocht,

2° je ontvangt een e-mail met onze beslissing, genomen op basis van je cv en motivatiebrief, en het gepubliceerde profiel,

3° en indien je kandidatuur positief is beoordeeld, word je tijdig uitgenodigd voor een gesprek.

Verdere vragen? Contacteer ons via [e-mail]