Administratief medewerker contractbeheer (100%)

Uhasselt; Limburg; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

UHasselt zoekt een Administratief medewerker contractbeheer (100%) om als intern aanspreekpunt te fungeren voor medewerkers en onderzoekers inzake contractregistratie en -beheer.

U staat in voor de registratie van projecten en contracten in de UHasselt contractendatabank, het opstarten en volgen van ondertekeningsprocedures en het bieden van administratieve ondersteuning bij onderzoekscontracten en offertes voor aanbestedingen.

Qualifications

• Minimaal professionele bachelor, bij voorkeur administratieve of juridische richting.
• Ervaring met registreren van gegevens in databanken en bekendheid met wetenschappelijk onderzoek is een plus.
• Klantgericht, flexibel bij veranderende prioriteiten en deadlines.
• Nauwkeurig, gestructureerd en gericht op kwaliteitsvol eindresultaat.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in Nederlands en Engels.

Responsabilités

• Beheer en registratie van projecten en contracten in de UHasselt contractendatabank.
• Administratief opstarten, opvolgen en afhandelen van ondertekeningsprocedures.
• Ondersteunen bij de opmaak van onderzoekscontracten en offertes voor aanbestedingen.
• Administratieve en logistieke ondersteuning bij interne of externe activiteiten van het team contractregistratie en -beheer.
• Rapporteren aan de coördinator contractregistratie en -beheer.

Connaissances

Databankbeheer

Klantgerichtheid

Nauwkeurigheid

Communicatieve vaardigheden

Engels

Formation

Professionele Bachelor

Description du poste

Administratief medewerker contractbeheer (100%)

• Je bent het interne aanspreekpunt voor medewerkers en onderzoekers voor wat betreft contractregistratie & -beheer.
• Je staat in voor de registratie van projecten en contracten inzake onderwijs, onderzoek en dienstverlening in de UHasselt contractendatabank.
• Je staat in voor het administratief opstarten, opvolgen en afhandelen van ondertekeningsprocedures.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het voorbereiden van onderzoekscontracten en offertes ten behoeve van overheidsopdrachten, meer bepaald het aanvullen van administratieve gegevens, het opvragen van documenten, het opvolgen van ondertekeningsprocedure, …
• Je biedt administratieve en logistieke ondersteuning bij interne of externe activiteiten georganiseerd door het team contractregistratie & -beheer.
• Je rapporteert aan de coördinator contractregistratie & -beheer.

De directie Onderzoek, Bibliotheek, Internationalisering heeft een beleidsvoorbereidende, ondersteunende en uitvoerende rol binnen het onderzoeksbeleid van de Universiteit Hasselt. Het team contractregistratie & -beheer maakt deel uit van de cel Informatiebeheer en Strategische Data-Analyse (IDA) van de directie en staat in voor het administratief beheer van alle overeenkomsten waarbij UHasselt betrokken partij is, zoals onderzoekscontracten, samenwerkingsovereenkomsten en contracten met industriële partners en overheidsinstanties, licentieovereenkomsten, …
Momenteel zijn we op zoek naar een administratief medewerker die het team contractregistratie & -beheer kan versterken.

• Je behaalde een minimaal professionele bachelor (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in een administratieve of juridische richting.

Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren en registreren van gegevens in databanken en bent bij voorkeur vertrouwd met de organisatie van wetenschappelijk onderzoek.

Je stelt je klantgericht en volhardend op, ook onder verhoogde werkdruk. Indien nodig stel je je flexibel op in functie van wijzigende prioriteiten en deadlines.

Je bent nauwkeurig en efficiënt en weet taken gestructureerd te organiseren met aandacht voor het afleveren van een kwaliteitsvol eindresultaat.

Je draagt het contact met (interne en externe) klanten hoog in het vaandel, waarbij je actief op zoek gaat naar de beste oplossing voor de betrokken partijen.

Je bent een teamplayer die zich actief inzet om de teamdoelstellingen te realiseren.

Je communiceert vlot en op klantvriendelijke wijze in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent ICT-vaardig en leert vlot nieuwe programma’s aan.

Ons aanbod voor jou

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens klasse 8 (graad 4) .
We bieden jou een contract van onbepaalde duur vanaf 1 januari 2027.

UHasselt streeft ernaar dat iedereen welkom is aan onze universiteit, zich er thuis voelt en het beste uit zichzelf kan halen. De diverse talenten van onze studenten en medewerkers vormen de rijkdom van onze samenleving en zijn de motor van onze toekomstige welvaart. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs, versterkt ons onderzoek en verhoogt onze maatschappelijke impact. Met de focus op rechtvaardigheid en nondiscriminatie gaan we samen voor een divers en inclusief UHasselt.
UHasselt aanvaardt geen enkele discriminatie op het gebied van geslacht, seksuele oriëntatie en genderidentificatie en - expressie, leeftijd, gezinssituatie of kinderlast; handicap of beperking; cultuur, godsdienst/levensbeschouwing; huidskleur, afkomst; sociaal-economische achtergrond of situatie.

Functie Diensthoofd Informatiemanagem. en strategische data-analyse