Administratief Medewerker

Arcadis; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Arcadis is een wereldwijde leider in duurzame ontwerp-, engineering- en adviesoplossingen. Voor de verantwoordelijkheid als administratief medewerker ondersteun je de contractormanager en help je met onboarding, tijdregistratie en opleiding van externe medewerkers.

Je verzorgt de communicatie, mails en documentstromen en plant periodieke infosessies, deelname aan de jaarlijkse contractordag en nieuwsbrief voor contractors.

Qualifications

• Minimaal enkele jaren ervaring in een administratieve functie.
• Zeer nauwkeurig en georganiseerd.
• Goede communicatieve vaardigheden, klantgericht en assertief.

Responsibilities

• Fungeert als aanspreekpunt voor vragen van contractors en opdrachtgever.
• Ondersteunt aanmeldingsprocedures van nieuwe medewerkers in nauwe samenwerking met onthaal- en HR-diensten.
• Regelt en bewaakt de verplichte veiligheidsopleiding voor externe medewerkers.
• Beheert de tijdregistratie van contractors en evaluatie van contractorfirma’s.
• Stelt tweewekelijks een nieuwsbrief op voor contractors in samenwerking met Interne Communicatie.
• Organiseert infosessies en de jaarlijkse contractordag.
• Beheert de mailbox van de afdeling en onderhoudt contractor contacts.
• Verzorgt administratie van documenten zoals veiligheidsovereenkomsten en attesteringen.

Skills

Nauwkeurig

Georganiseerd

Proactief

Communicatief

Job description

Arcadis is wereldwijd marktleider op het gebied van duurzame ontwerp-, engineering- en adviesoplossingen voor natuurlijke en gebouwde omgevingen.Met meer dan 34.000 medewerkers in ruim 30 landen zetten wij ons in om de levenskwaliteit te verbeteren. Iedereen speelt daarbij een belangrijke rol. Dankzij de kracht van vele nieuwsgierige geesten kunnen we samen de meest complexe uitdagingen ter wereld oplossen en samen meer impact maken.Rolbeschrijving:Als administratief medewerker ondersteun je de contractormanager in onder andere volgende zaken:Je fungeert mee als aanspreekpunt voor vragen van zowel contractors als onze klant (de opdrachtgever)Je ondersteunt contractorfirma’s en opdrachtgevers tijdens de aanmeldingsprocedures van nieuwe medewerkers, in nauwe samenwerking met de onthaaldienstJe geeft de nodige ondersteuning bij de organisatie en opvolging van de verplichte veiligheidsopleiding voor externe medewerkersJe verzorgt het administratieve beheer van het platform voor tijdsregistratie van contractors en de evaluatie van contractorfirma’sJe stelt tweewekelijks een nieuwsbrief op voor contractors in samenwerking met dienst Interne CommunicatieJe helpt mee met de organisatie van periodieke infosessies en de jaarlijkse contractordagJe beheert de mailbox van de afdelingJe onderhoudt de contactgegevens van de contractorsJe verzorgt de administratie en opvolging van verschillende verplichte documenten zoals veiligheidsovereenkomsten, verplichte attesteringen…Je beheert de procedures met betrekking tot ContractormanagementJe ondersteunt Arcadis bij de aanmeldingsprocedure van medewerkers voor diverse klantenKwalificaties & Ervaring:Je blinkt reeds een aantal jaar uit in een administratieve functieJe bent zeer nauwkeurig, georganiseerd en proactiefJe bent communicatief, klantvriendelijk, assertief en kan goed bemiddelen (een vlotte babbel en een vlotte pen)Je werkt in nauwe samenwerking met de contractormanager en het onthaal, maar krijgt ook veel ruimte om autonoom te werkenje bent flexibeleen goeie kennis Engels en kennis Frans is mooi meegenomeneigen vervoer is noodzakelijkWaarom Arcadis?We kunnen onze doelen alleen bereiken als iedereen in staat is om het beste uit zichzelf te halen. Wij geloven dat ieders bijdrage ertoe doet. Daarom pionieren we met een op vaardigheden gebaseerde aanpak, waarbij je jouw unieke ervaring en expertise kunt inzetten om jouw carrièrepad uit te stippelen en de impact die we samen kunnen maken te maximaliseren.Je doet zinvol werk en, ongeacht je functie, help je mee aan het realiseren van duurzame oplossingen voor een welvarendere planeet. Druk jouw stempel; op jouw carrière, jouw collega’s, jouw klanten, jouw leven en de wereld om je heen.Samen kunnen we een blijvende erfenis creëren.Join Arcadis. Create a Legacy.Onze inzet voor gelijkheid, diversiteit, inclusie en verbondenheidWe willen dat je elke dag het beste van jezelf kunt laten zien op het werk. Daarom nemen we gelijkheid en inclusie serieus en dragen we verantwoordelijkheid voor onze daden. Het is onze ambitie om een voorkeurswerkgever te zijn en een geweldige werkplek te bieden aan al onze mensen.