Administratief expert – Dienst Aankoop (V/M/X)

Kortom vzw; Elsene; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Fed+

Openbaar vervoer terugbetaling

Glijdende uren

Telewerken mogelijk

Job summary

Hoe Sciensano een administratief collega Aankoop zoekt, die ondersteuning biedt gedurende het volledige aankoopproces en het administratief beheer van bestellingen. Je werkt in een actief team onder toezicht van de dienst Aankoop en Logistiek, met focus op nauwkeurigheid en service.

Vereist is een bachelor in economie/bedrijfskunde of verwant vakgebied, plus ervaring in Aankopen of een soortgelijke rol. De functie biedt flexibiliteit met telewerken/glijdende uren binnen een 38-urige werkweek,

Qualifications

• Een bachelor diploma in economie, bedrijfskunde of een verwant vakgebied.
• Eerdere ervaring in Aankopen of een vergelijkbare administratieve functie.
• Goede beheersing van Microsoft Office, met nadruk op Excel.
• Kennis van Agresso / UBW ERP of gelijkaardig software; kennis van openbare aanbestedingen is een troef.
• Nauwgezet, georganiseerd en oplossingsgericht met servicegerichte aanpak.

Responsibilities

• Sympathische administratieve en operationele ondersteuning gedurende het gehele aankoopproces.
• Beheer en opvolging van bestellingen, inclusief leveringen en openstaande bestellingen.
• Hoofdcontactpunt voor vragen van interne diensten en leveranciers.
• Bijhouden van aankoopgegevens (artikels, prijzen, leveranciersinformatie).
• Controleren van orderbevestigingen en handelen bij afwijkingen; e-mails afhandelen.

Skills

Nauwgezetheid

Organisatie

Communicatie

Education

Bachelor diploma economie/bedrijfskunde of verwant vakgebied

Tools

Microsoft Office (Excel)

Agresso / UBW ERP

Job description

Voltijds Onbepaalde duur Brussel Elsene

Heb jij de expertise en het engagement om onze nieuwe collega te worden?

Als administratief assistent(e) Aankoop vervoeg je de dienst Aankoop, die zich met de aankoop van goederen en diensten bezighoudt die voor de goede werking van het instituut nodig zijn. Deze dienst beheert een grote hoeveelheid aankoopprocedures en werkt in nauwe samenwerking met de verschillende interne diensten, maar ook met talrijke externe leveranciers en dienstverleners.

Jouw taken omvatten onder andere :

• administratieve en operationele ondersteuning bieden gedurende het gehele aankoopproces, vanaf de eerste aanvraag tot en met de uiteindelijke levering;
• het administratief beheer en de opvolging van de bestellingen verzekeren, alsook het oplossen van problemen in verband met leveringen en openstaande bestellingen;
• de contactpersoon zijn voor vragen vanwege interne diensten en leveranciers;
• gegevens in verband met aankopen (artikels, prijzen, informatie ivm leveranciers, enz.) updaten en opvolgen;
• orderbevestigingen nakijken en gepaste maatregelen nemen in geval van afwijkingen met de bestelbonnen;
• e-mails behandelen en voor een vlotte communicatie met interne en externe gesprekpartners zorgen.

Je komt terecht in een administratief team van drie personen en je werkt nauw samen met de aankopers, onder rechtstreeks toezicht van het diensthoofd Aankoop en Logistiek.

Een bachelor diploma in economie, bedrijfskunde of een verwant vakgebied, of een ander diploma aangevuld met relevante beroepservaring.

Een eerste beroepservaring in Aankopen of in een gelijkaardige administratieve functie. Ervaring in een laboratoriumomgeving, de gezondheidszorg of in institutionele en academische kringen vormt een pluspunt.

Goede beheersing van het Microsoft Office-pakket, in het bijzonder Excel. Kennis van Agresso / Unit4 Business World (UBW), of van een gelijkaardig ERP software, alsook van de wetgeving over openbare aanbestedingen, vormt een troef.

Nauwgezetheid, precisie en gevoel voor organisatie. Het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, met een oplossings- en servicegerichte aanpak.

Perfecte beheersing van het Nederlands en het Frans, alsook een goede kennis van het Engels.

Wij bieden

Een vervangingscontract van onbepaalde duur, voltijds, in een gerenommeerd wetenschappelijk instituut.

Een transparant en duidelijk vastgelegde salaris: klasse B (vergoeding volgens de federale barema’s).

Een waaier aan voordelen: groeps-/hospitalisatieverzekering, ruim aantal verlofdagen*, maaltijdcheques, interessante extra’s met de federale voordeelkaart (Fed+).

Een werkgever gericht op duurzaamheid: 100% terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (betaald abonnement openbaar vervoer).

Interessante werkcondities: Mogelijkheid tot telewerken/ glijdende uren in een 38-uren werkweek.

Een stimulerende werkomgeving: verschillende opleidingsmogelijkheden (via een online leeromgeving (SciensanoAcademy)), mogelijkheden om onsite trainingen te volgen tijdens je werkuren, en nog veel meer.

*Tijdens het eerste jaar van de tewerkstelling worden de vakantiedagen toegekend o.b.v. het door de kandidaat ingediende vakantieattest van de vorige werkgever.

Organisatie

Sciensano is een gerenommeerd wetenschappelijk instituut dat wetensch afdeling om de beste keuze te bieden, is een toonaangevend, openbaar instituut, en speelt het een sleutelrol op het kruispunt van de gezondheid van mens, dier en milieu. De kracht en specificiteit van Sciensano zitten in zijn holistische en multidisciplinaire aanpak, die leidt tot wetenschappelijk onderzoek met unieke invalshoeken, in het belang van de gezondheid van iedereen.

Sciensano binnenkort als jouw werkgever? Werken bij Sciensano is kiezen voor een geëngageerde job, waar je je inzet voor verbeteringen in het brede domein van de gezondheid. Als je over de juiste expertise en het nodige engagement beschikt, hoef je niet te aarzelen. Bij Sciensano krijgen onze medewerkers alle aandacht. Je krijgt bij ons de kans om te groeien in een instituut met een menselijke aanpak, waar de ontwikkeling van werknemers een prioriteit is, en waar excellentie naar waarde wordt geschat, ongeacht iemands positie. We hechten veel belang aan vriendelijkheid, inclusie, diversiteit, respect en openheid. Onze medewerkers krijgen arbeidsvoorwaarden die een gezond evenwicht tussen werk en privé faciliteren, een gul aantal vakantiedagen, een salaris in lijn met de overheidsbarema’s, plus tal van extra voordelen !

Sollicitatie deadline: 25 Oktober2026.

Locatie : Elsene

De volgende stappen

1° je kandidatuur wordt door de recruiter en de dienst grondig onderzocht,

2° je ontvangt een e-mail met onze beslissing, genomen op basis van je cv en motivatiebrief, en het gepubliceerde profiel,

3° en indien je kandidatuur positief is beoordeeld, word je tijdig uitgenodigd voor een gesprek.

Verdere vragen? Contacteer ons via [e-mail]