Administratief deskundige kinderopvang

Vrije Universiteit Brussel; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 26 000 - 39 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Work-life balance

Verlofregeling 35 dagen

Hospitalisatieverzekering

Woon-werkverkeer vergoeding

Benefits@Work korting

Ecocheques

Kinderopvang dichtbij campus

Résumé du poste

Vrije Universiteit Brussel zoekt een Administratief deskundige die terechtkomt in het elfkoppige team van stafmedewerkers van de kinderdagverblijven. Je rapporteert aan het afdelingshoofd kinderopvang en werkt nauw samen met stafmedewerkers, kindbegeleiders en logistiek medewerkers.

Je taken omvatten administratieve ondersteuning, beheer van inschrijvingen en kinddossiers, financiën, en het gebruik van Microsoft Office en SharePoint.

Qualifications

• Minimaal een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Bij voorkeur minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Uitstekende kennis van het Nederlands; Engels en Frans zijn een meerwaarde.
• Nauwkeurig, georganiseerd, klantgericht en proactief.
• Vloeiend met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) vereist.

Responsabilités

• Algemene administratieve ondersteuning van de kinderdagverblijven, inclusief vergaderadministratie en documentbeheer.
• Ondersteuning van de dienst bij administratieve en digitale toepassingen en beheer van SharePoint.
• Financiële administratie: opvolging van facturen, onkostennota’s, bestelbonnen, aankopen en rapportering.
• Beheer van inschrijvingen en kinddossiers, inclusief overeenkomsten en attesten.
• Personeelsadministratie: opvolging van personeelsdossiers en opstart van nieuwe medewerkers.
• Opvolging van subsidies, regelgeving en externe contacten met diverse partijen.

Connaissances

Communicatie

Klantgerichtheid

Team samenwerking

Zelfstandig werken

Proactief

Nauwkeurigheid

Stressbestendig

Formation

Bachelor/Diploma of equivalent by experience

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Als Administratief deskundige kom je terecht in het elfkoppige team van stafmedewerkers.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd kinderopvang en werk je nauw samen met stafmedewerkers, kindbegeleiders en logistiek medewerkers.

Een greep uit je takenpakket:

• Algemene administratieve ondersteuning van de kinderdagverblijven, inclusief vergaderadministratie, documentbeheer en optimalisatie van administratieve processen.
• Ondersteuning van de dienst bij administratieve en digitale toepassingen en beheer van SharePoint en andere softwaretoepassingen.
• Financiële administratie, waaronder opvolging van facturen, onkostennota’s, bestelbonnen, aankopen en financiële rapportering.
• Beheer van inschrijvingen en kinddossiers, inclusief overeenkomsten, attesten en fiscale documenten.
• Personeelsadministratie, zoals de opvolging van personeelsdossiers en administratieve ondersteuning bij de opstart van nieuwe medewerkers.
• Opvolging van subsidies, regelgeving en externe contacten, waaronder rapporteringen aan Kind en Gezin, verzekerings- en attestenbeheer, leverancierscontacten en vacatureadministratie.

Voor deze functie zal het Kinderdagverblijf te Jette (Laerbeeklaan 117 bus 2,1090 Jette) je thuisbasis worden met sporadisch verplaatsingen naar ons kinderdagverblijf in Elsene (Generaal Jacqueslaan 141, 1050 Elsene) alsook is er occasioneel thuiswerken mogelijk.

Profielomschrijving:

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Bij voorkeur heb je minstens 2 jaar ervaring in een administratieve functie. Ervaring binnen de kinderopvang, social profit of een onderwijsomgeving is een troef.
• Je beschikt over een uitstekende kennis van het Nederlands en kunt je zowel mondeling als schriftelijk helder uitdrukken. Kennis van het Engels en Frans is een meerwaarde. Je past je communicatie gemakkelijk aan aan je gesprekspartner, of het nu gaat om ouders, medewerkers, leveranciers of externe instanties.
• Je bent nauwkeurig, georganiseerd, klantgericht en proactief. Daarnaast werk je zelfstandig, neem je initiatief en behoud je het overzicht wanneer verschillende taken tegelijk aandacht vragen.
• Verder ben je discreet in het omgaan met vertrouwelijke informatie, werk je vlot samen met collega's en denk je actief mee na over het verbeteren van administratieve processen.
• Een goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams) is vereist.

Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer.

VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

Wij bieden:

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duuraan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 5.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (inallerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

Contract: onbepaald

Hoofdeenheid: kinderdagverblijven

Omvang: 1 VTE

Functie: administratief deskundige

Gradengroep: 5