Administratie & onthaal - buitengewoon onderwijs

DE KAPROENEN; Brugge; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

DE KAPROENEN zoekt een administratieve duizendpoot die snel kan schakelen, vlot zelfstandig kan werken en een vriendelijk onthaal voorziet voor leerlingen, ouders, collega's en externen.

Je takenpakket omvat inschrijving van leerlingen, opvolging van dossiers, planning en facturatie van maaltijden en vervoer, en algemene administratieve ondersteuning zoals post, telefoon en mailinglijsten. Ook ICT-problemen oplossen en Smartschool-accounts aanmaken behoren tot de verantwoordelijkheden.

Qualifications

• Snel kunnen schakelen en zelfstandig kunnen werken.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.

Responsabilités

• Inschrijving van leerlingen en bijhouden van leerlingengegevens.
• Opvolging van leerlingendossiers en documenten.
• Opvolgen en bestellen van maaltijden en opvangkosten.
• Invoer van maaltijden in het facturatiesysteem.
• Registratie van uitstappen en vervoer in het systeem.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

ICT-vaardigheden

Klantgerichtheid

Outils

Smartschool

Facturatiesysteem

Description du poste

We zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot die snel kan schakelen, vlot zelfstandig kan werken en een vriendelijk onthaal voorziet voor onze leerlingen, ouders, collega's en externen. Ter tijdelijke vervanging van een collega in zwangerschapsverlof, zijn we op zoek naar een nieuw lid van ons team.

Je takenpakket bestaat voornamelijk uit:

• het inschrijven van leerlingen en bijhouden van de leerlingengegevens in informat.
• het opvolgen van leerlingendossiers en de volledigheid van documenten.
• het opvolgen en bestellen van maaltijden.
• het invoeren van maaltijden in ons facturatiesysteem.
• het registreren van uitstappen en opvangkosten in ons facturatiesysteem.
• personeelsadministratie van ons semi-internaat en MVD personeel.
• het plannen en opvolgen van het leerlingenvervoer buitengewoon onderwijs (collectief en individueel) met alle bijhorende verantwoordelijkheden.
• het opvolgen en controleren van het vast actief / inventraris van de school.
• het uitdelen en versturen van post.
• het onthaal voorzien / telefonie / mailopvolging.
• versturen (en opmaken) van brieven en informatie via mailinglijsten die je ook opvolgt.
• het opvolgen en bestellen van schoonmaakproducten voor ons MVD personeel en poetsfirma.
• het opvolgen en bestellen van de koffievoorraad.
• oplossen van problemen met ICT (zoals de printer, chromebooks...).
• aanvullen van smartschool + aanmaken van smartschool accounts.

Aangevuld met andere zaken waarmee je kan ondersteunen zoals het opmaken van klassenraadroosters, het inplannen van afspraken bij de directeur, deelname aan een werkgroep.