Adjoint administratif

Circuit de Chimay; Henegouwen; Sur place; EUR 22 000 - 29 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Circuit de Chimay recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDD du 1er octobre au 31 décembre pour remplacer une collaboratrice en congé maternité. Poste à temps plein (40h/semaine) au cœur des activités administratives, événementielles et de communication, avec une forte coordination entre les bénévoles, sponsors et partenaires.

Vous assurez les tâches d’administration, de comptabilité et de gestion des réseaux sociaux & site internet, tout en participant à l’organisation des

Qualifications

• Bilingue FR/NL/EN exigé ou fortement souhaité.
• Maîtrise de Word et Excel.
• Excellente orthographe et rédaction.
• Notions en comptabilité et facturation.
• Gestion des réseaux sociaux et du site Internet.
• Usage de la suite Adobe (Photoshop, InDesign, Illustrator) est un plus.

Responsabilités

• Réponse aux mails et appels téléphoniques.
• Classement et suivi du courrier.
• Suivi des contrats avec nos sponsors.
• Suivi des demandes de licences des pilotes.
• Gestion des demandes d’autorisations pour les événements 2027.
• Gestion et mise à jour des tableaux de suivi, bénévoles.
• Organisation et suivi de réunions et échéances.

Connaissances

FR/NL/EN bilingue

Word et Excel

Orthographe excellente

Notions comptabilité

Réseaux sociaux

Site internet

Adobe Suite

Organisation

Autonomie

Esprit d'équipe

Expérience admin

Outils

Adobe Suite

Description du poste

Assistant(e) administratif(ve)

Circuit de Chimay | CDD du 1er octobre au 31 décembre | Temps plein – 40h/semaine

Le Circuit de Chimay recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour assurer le remplacement d’une collaboratrice durant son congé de maternité.

Vous êtes une personne organisée, polyvalente et autonome, avec un intérêt pour l’administration, la communication et l’événementiel ? Vous aimez jongler entre plusieurs projets et êtes à l’aise dans un environnement dynamique ? Ce poste pourrait vous correspondre !

VOS MISSIONS

Administration & coordination

• Réponse aux mails et appels téléphoniques
• Classement et suivi du courrier
• Suivi des contrats avec nos sponsors
• Suivi des demandes de licences des pilotes
• Gestion des demandes d’autorisations pour les événements 2027 auprès de l’Administration communale et des Fédérations
• Gestion et mise à jour des tableaux de suivi, notamment celui des bénévoles
• Organisation et suivi de différentes réunions et échéances

Comptabilité & facturation

• Paiement et imputation des factures
• Suivi des documents comptables viaPeppol et ClearFacts
• Création et envoi des factures clients
• Participation à l’inventaire de fin d’année
• Suivi administratif des opérations comptables courantes

Communication & marketing

• Gestion et animation des réseaux sociaux (Facebook et Instagram)
• Participation au lancement du nouveau site internet
• Préparation de la communication de la saison 2027
• Préparation des supports et articles de merchandising
• Coordination avec l’infographiste pour la création et le suivi des visuels

Organisation & événementiel

• Organisation des réunions de débriefing de la saison 2026
• Préparation de la saison 2027 et coordination des différentes réunions :
• réunions internes
• comité de gestion
• assemblée générale
• avec les bénévoles
• avec l’équipe Bug-In
• Organisation du drink de fin d’année pour les bénévoles : invitations, suivi des inscriptions et réservations, coordination avec les fournisseurs

Cosporting

• Gestion et mise à jour du planning des locations
• Rédaction du règlement d’ordre intérieur
• Mise à jour et amélioration du fichier relatif aux conditions de location
• Suivi administratif des locations

Logistique

• Participation au déménagement et au rangement du stock
• Organisation et optimisation des espaces de stockage

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS

Nous recherchons une personne issue, par exemple, d’un profil :

• Assistant(e) administratif(ve)
• Assistant(e) comptable
• Assistant(e) de coordination
• Communication / marketing
• Événementiel

Vos atouts

• Vous êtesbilingue ou trilingue français / néerlandais / anglais
• Vous maîtrisezWord et Excel
• Vous avez une excellenteorthographe
• Vous disposez de notions en comptabilité
• Vous êtes à l’aise avec les réseaux sociaux et la gestion d’un site internet
• La maîtrise de lasuite Adobe (Photoshop, InDesign, Illustrator)constitute un réel plus
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e)
• Vous êtes autonome tout en appréciant le travail en équipe
• Vous avez le sens du contact et êtes à l’aise avec différents interlocuteurs
• Une première expérience dans l’administration, la communication ou l’événementiel est un plus

CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS

• UnCDD de remplacementdu1er octobre au 31 décembre
• Untemps plein de 40h/semaine
• Un poste varié au cœur de l'activité duCircuit de Chimay
• Un environnement dynamique, où l'administration, l'événementiel, la communication et le sport lié à la mobilité se côtoient au quotidien

Lieu de travail : Circuit de Chimay – Cosporting: 1, Rue du Grand Prix des Frontières - 6460 Chimay