Teamassistenz (m/w/d) - Office & Operations Allrounder:in

Wonderwerk Consulting GmbH; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Change-Beratung in Wien sucht eine engagierte Assistenzkraft zur Unterstützung in vielfältigen organisatorischen Aspekten. Das Aufgabenspektrum umfasst Office-Support, HR, Finanzen sowie die Durchführung von Veranstaltungen. Ideal für eine proaktive, technologieaffine Persönlichkeit mit mindestens 3 Jahren Erfahrung.

Leistungen

Jahreskarte Wiener Linien

Firmenrad

Teamevents

Fortbildungen

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen.
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse und digitale Grundsicherheit.
• Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen Belangen.
• Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungslegung.
• Unterstützung im Recruiting-Prozess und Organisation von Teamevents.

Kenntnisse

Organisation

Selbstmanagement

Interesse en nouvelles technologies

Text- und Kommunikationssicherheit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.)

Tools

MS-Office

WordPress

CRM-Systeme

Buchhaltungstools

Jobbeschreibung

Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Bälle gleichzeitig in der Luft sind?
Organisation ist für dich keine Pflicht, sondern Profession – und du willst dort arbeiten, wo Exzellenz und Eigenverantwortung zählen?
Dann suchen wir dich.

Als Change-Beratung gestalten wir bei Wonderwerk die Zukunft von Organisationen – mit klarem Fokus auf nachhaltige Transformation, Innovation und Leadership.

Für unser Team in Wien suchen wir eine engagierte, vorausschauende und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere internen Abläufe mitdenkt, gestaltet und kontinuierlich verbessert.

Aufgaben

Deine Aufgaben – vielseitig, verantwortungsvoll und dynamisch

Office- und Team-Support

• Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams in organisatorischen und administrativen Belangen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation (Buchung, Spesen, Abrechnung)
• Office-Management inkl. Bestellwesen (Büromaterial, Getränke etc.) und Standortpflege
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Team-Offsites
• Verwaltung und Betreuung unserer Infrastruktur
• Organisation und Koordination von öffentlichen Ausschreibungen inkl. Dokumentation, Fristenmanagement und Angebotslegung

Finanzen & Administration

• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen
• Laufende Abstimmung mit unserer Steuerberatung
• Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement im digitalen Umfeld

HR-Support & Teamkultur

• Unterstützung im Recruiting-Prozess (Terminorganisation, Kommunikation, Dokumentation)
• Begleitung von Onboardings und Offboardings
• Organisation von Teamevents, Geburtstagen und kleinen Aufmerksamkeiten

Kommunikation, CRM & Marketing

• Pflege und Wartung unserer Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern, Mailings und digitalen Kampagnen
• Pflege und Weiterentwicklung unseres CRM-Systems

Technologie & Automatisierung

• Offenheit und Neugier im Umgang mit KI-Tools und digitalen Lösungen
• Bereitschaft, interne Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten
• Aktive Mitwirkung in der Weiterentwicklung unserer AI-First-Arbeitsweise

Qualifikation

Was du mitbringst

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektrollen
• Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK, HLW, AHS o. Ä.), ein Studium ist ein Plus
• Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie digitale Grundsicherheit (CRM, Buchhaltungstools, Cloudlösungen)
• Hohe Textsicherheit in Deutsch und Englisch
• Sehr gutes Selbstmanagement, strukturiertes Arbeiten – auch unter hoher Taktung
• Interesse an neuen Technologien, insbesondere im Bereich KI und Prozessautomatisierung
• Proaktive Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität, Diskretion und Verlässlichkeit

Benefits

Was dich bei Wonderwerk erwartet

• Ein inspirierendes und modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Wien
• Direkte Kommunikation und viel Eigenverantwortung
• Jahresbruttogehalt ab EUR 42.000 (All-In, Vollzeit, Überbezahlung abhängig von Qualifikation & Erfahrung)
• Zahlreiche Benefits: Jahreskarte Wiener Linien, Firmenrad, Teamevents, Fortbildungen u. v. m.

Unsere Performance-Kultur

Wonderwerk steht für Exzellenz, Gestaltungswille und konsequente Weiterentwicklung – auf individueller wie organisationaler Ebene.

Wir vertrauen auf Eigenverantwortung, kontinuierliches Lernen und konstruktives Feedback.

Wir arbeiten ambitioniert, fokussiert und mit dem Anspruch, unsere Kund:innen wie Kolleg:innen nachhaltig zu begeistern.

Bereit, mit uns die Zukunft zu gestalten?

Dann sende deine Bewerbung inkl. Lebenslauf und relevanter Zeugnisse.