Senior Document Controller

Mercury; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Mercury ist Europas führender Anbieter von Baulösungen und realisiert komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für weltweit führende Konzerne. Die Rolle des Senior Document Controllers in Wien umfasst die termingerechte Verteilung von Dokumenten, Einhaltung von Prozessen und die Verwaltung der Dokumentenkontrolle einschließlich BIM360.

Sie bringen umfangreiche Verwaltungserfahrung, fließendes Englisch und sichere PC-Kenntnisse mit und arbeiten an anspruchsvollen Projekten in einem internationalen

Qualifikationen

• Umfangreiche Verwaltungs­erfahrung.
• Fließend Englisch.
• Gute PC-Kenntnisse in Word/Excel/Outlook.
• Schnittstelle zu Bau- bzw. Projektunterlagen.
• Ausgezeichnete telefonische Ausdrucksweise.
• Detailgenauigkeit.
• Multitasking-Fähigkeit.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Sicherstellung der rechtzeitigen Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen an Projektmitarbeiter.
• Arbeiten gemäß Unternehmensverfahren & Leitlinien.
• Distributions von Transmittals/ Submittals an Klienten.
• Empfangen und qualitätsgesicherte Prüfung aller Zeichnungen/Unterlagen.
• Rückgabe quarantäner Dokumente zur Korrektur und Neuverteilung.
• Verwaltung des Dokumentenkontroll-Softwaresystems inkl. Training der Anwender.
• Pflege der kontrollierten Dokumentenregister und assoziierter Unterlagen.
• BIM360-Verwaltung: Lizenz- und Firmenzugänge anlegen.
• Unterstützung bei täglichen Aufgaben, SOP-Entwicklung, Schulungen, Dokumentenerstellung.
• Berichte für PM, Klient, BI erstellen.
• SAP-Dateneingabe, SAP-Berichte/Abfragen.
• Alle weiteren Aufgaben im Zusammenhang mit dieser Rolle.

Kenntnisse

Strong Administration experience

Fluent in English language

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Liaise with site paperwork

Excellent telephone manner

Attention to detail

Multitasking

Interpersonal skills

Communication skills

BIM360 / ACC

SAP familiarity

Tools

BIM360 / ACC

SAP familiarity

Jobbeschreibung

Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen. Wir realisieren und managen komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen helfen dabei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen miteinander verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, Unglaubliches zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr ausgeprägter Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit Ergebnisse zu liefern.

Mercury is the European leader in construction solutions. We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

Senior Document Controller, Vienna, Austria

Key Responsibilities Of The Role

• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Receiving and full quality check of all drawings and documents transmitted by the lead consultants.
• Return of quarantined documents to the issuer for full correction and re‑issue.
• Management of document control software system ensuring that all parties receive adequate training and then use the system.
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation.
• BIM360 Administration: adding members licenses, adding new companies
• Assistance with day to day activities, including administration duties, helping develop SOP’s, training, Document creation, etc.
• Producing different reports for PM, Client, BI
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries
• All other duties associated with this role

Essential Criteria For The Role

• Strong Administration experience
• Fluent in English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Criteria

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• Experience using document management system BIM360 / ACC
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given

Wesentliche Kriterien Für Die Rolle

• Umfangreiche Verwaltungserfahrung
• Fließend in Englisch
• Sicherer Umgang mit dem PC und Kompetenz in Microsoft Word, Excel und Outlook.
• Fähigkeit zur Kommunikation und Verwaltung aller Baustellenunterlagen
• Ausgezeichnete Umgangsformen am Telefon
• Liebe zum Detail
• Fähigkeit zum Multitasking und Arbeiten unter Druck
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und organisatorische Fähigkeiten
• Stolz auf die Qualität und Präsentation der Arbeit
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten

Wünschenswerte Kriterien

• Erfahrung in der Bau- oder Ingenieurbranche ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.
• Erfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem BIM360 / ACC
• SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich, da eine umfassende Schulung angeboten wird.

Mercury is an equal opportunities employer.

Mercury ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet.