Project Assistant (w/m/d)

Hitachi, Ltd.; Guntramsdorf; Remote; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Ladestationen für Elektro-🚗

Kostenfreie Parkmöglichkeiten

Frisches Obst und Mittagessen mit Essz

Job summary

Hitachi, Ltd. in Österreich sucht eine vielseitige Assistenz- und Backoffice-Schnittstelle zur Unterstützung von Führungskräften, Fachbereichen und Mitarbeitenden.

Sie optimieren Abläufe, koordinieren Projekte und gestalten Vorlagen sowie Dokumentationen für interne Prozesse. Sie bringen Organisationstalent, Serviceorientierung und eine strukturierte Arbeitsweise mit; idealerweise Erfahrung in einer ähnlichen Rolle und sicheren Präsentationsfähigkeiten.

Qualifications

• Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Backoffice-Funktion von Vorteil.
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen.
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung professioneller Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen.
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent.
• Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Fachbereichen aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen.

Responsibilities

• Projekt- und Management-Support: Unterstützung bei projektübergreifenden Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Aktionsplänen
• Abteilungsassistenz: Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche im Tagesgeschäft
• Backoffice-Management: Unterstützung bei administrativen Abläufen, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben
• Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Entwicklung, Standardisierung und Pflege von Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe
• Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Erstellung, Aufbereitung und Abstimmung von Konzepten, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder
• Unterstützung bei der Planung, Koordination und kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeitender zur Förderung einer erfolgreichen Integration ins Unternehmen
• Erstellung und Pflege von Onboarding- und Schulungsunterlagen: Entwicklung, Aktualisierung und Bereitstellung relevanter Dokumentationen, Leitfäden und Informationsmaterialien
• Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement: Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation von internen und externen Schulungsmaßnahmen sowie Unterstützung bei Qualifikations- und Zertifizierungsprogrammen
• Mitarbeiter- und Teamentwicklung: Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Teamkultur sowie Organisation von Workshops und Teamevents
• Prozess- und Datenmanagement: Erstellung, Pflege und Analyse relevanter Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen, insbesondere Datenmanagement sowie bei der laufenden Pflege von Unterlagen und Prozessen
• Unterstützung bei HR- und Recruiting-Aktivitäten: Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Begleitung administrativer Personalprozesse

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Präsentationen erstellen

Dokumentation

Koordination

Job description

Die Möglichkeit

Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrer strukturierten Arbeitsweise die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte und operativen Abläufe. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Führungskräften, Fachbereichen und Mitarbeitenden und tragen aktiv zur Optimierung von Prozessen, zur Weiterentwicklung unserer Teams sowie zu einer effizienten Zusammenarbeit bei.

Das können Sie bewirken

• Projekt- und Management-Support: Unterstützung bei projektübergreifenden Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Aktionsplänen
• Abteilungsassistenz: Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche im Tagesgeschäft
• Backoffice-Management: Unterstützung bei administrativen Abläufen, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben
• Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Entwicklung, Standardisierung und Pflege von Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe
• Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Erstellung, Aufbereitung und Abstimmung von Konzepten, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder
• Unterstützung bei der Planung, Koordination und kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeitender zur Förderung einer erfolgreichen Integration ins Unternehmen
• Erstellung und Pflege von Onboarding- und Schulungsunterlagen: Entwicklung, Aktualisierung und Bereitstellung relevanter Dokumentationen, Leitfäden und Informationsmaterialien
• Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement: Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation von internen und externen Schulungsmaßnahmen sowie Unterstützung bei Qualifikations- und Zertifizierungsprogrammen
• Mitarbeiter- und Teamentwicklung: Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Teamkultur sowie Organisation von Workshops und Teamevents
• Prozess- und Datenmanagement: Erstellung, Pflege und Analyse relevanter Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen, insbesondere Datenmanagement sowie bei der laufenden Pflege von Unterlagen und Prozessen
• Unterstützung bei HR- und Recruiting-Aktivitäten: Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Begleitung administrativer Personalprozesse

Das bringen Sie mit

• Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Backoffice-Funktion von Vorteil
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung professioneller Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Fachbereichen aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen

Mehr über uns

• Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld
• Langfristige Perspektive mit attraktiven internen Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Kostenlose Ladestationen für Elektrofahrzeuge sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeitende
• Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine mit einem täglichen Essenszuschuss von derzeit EUR 8 pro Arbeitstag
• Zuschuss zur Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel sowie attraktives Bike-Leasing-Angebot
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen, Teamevents und Betriebsausflüge
• Umfangreiche Sozialleistungen, beispielsweise Geburts- und Heiratszuwendungen
• Das Mindestgrundgehalt gemäß Kollektivvertrag der Elektro- und Elektronikindustrie beträgt EUR 3.888,53 brutto pro Monat. Eine marktkonforme Überzahlung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung ist für uns selbstverständlich.