Managementassistent/in

Wien Energie GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 39.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Wien Energie GmbH in Wien 1030 sucht eine engagierte Assistenz mit Schwerpunkt Organisation, Administration und kaufmännische Unterstützung in Teilzeit (20 Std/Woche). Sie unterstützen die Regionalgeschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine, Korrespondenz und das E-Mail-/Telefon-Postfach.

Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung des Bestellwesens, Zahlungsverkehr, Kontierungen sowie die Erstellung von Kassenanweisungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Lehre mit Matura, HAK).
• Hohe Sicherheits- und Organisationskompetenz in Assistenz-/Office-Management-Aufgaben.
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und MS Office wird vorausgesetzt.

Aufgaben

• Unterstuetzung der Regionalgeschäftsführung im Tagesgeschäft, Organisation von Terminen und Korrespondenz.
• Bearbeitung Bestellwesen in Abstimmung mit Fachbereichen; Zahlungsverkehr inkl. Freigaben und Kontrollen.
• Unterstuetzung des kaufmännischen Teams bei administrativen Aufgaben, z.B. Kontierungen und Kassenanweisungen.
• Rolle als Zeit- und Schulungsbeauftragte/r, Verwaltung des WEV-Systems und Reisekostenprozesse.
• Ausstellung von Erneuerbare-Energieträger-Zertifikaten (EET) und termingerechter Versand.

Kenntnisse

MS Office Anwendungen

Organisationstalent

Teamorientierung

Selbstständigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Lehre mit Matura/HAK)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

mit Schwerpunkt Organisation, Administration & kaufmännische Unterstützung | Teilzeit 20 Std | 1030 Wien, Thomas-Klestil-Platz 14

Das erwartet Dich

• Du unterstützt die Regionalgeschäftsführung im Tagesgeschäft und übernimmst die Organisation von Terminen, Besprechungen, Korrespondenz sowie die Betreuung des E-Mail-Postfachs und der telefonischen Anfragen.
• Du wickelst das Bestellwesen in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen ab und betreust den Zahlungsverkehr inklusive Rechnungsfreigaben und Prozesskontrollen.
• Du unterstützt das kaufmännische Team bei administrativen Aufgaben, insbesondere bei Kontierungen sowie der Erstellung von Kassenanweisungen und Verrechnungsblättern.
• Du übernimmst die Rolle als Zeit- und Schulungsbeauftragte*r, verantwortest das WEV-System und bearbeitest Urlaubs-, Reiseantrags- und Reisekostenprozesse.
• Du stellst Erneuerbare-Energieträger-Zertifikate (EET) für Privat- und Geschäftskund*innen aus und sorgst für deren termingerechten Versand.
• Du übernimmst Sonderaufgaben und bringst dich aktiv bei der Organisation und Weiterentwicklung von Abläufen und Prozessen ein.

Das bringst Du mit

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Lehre mit Matura, HAK) und verfügst idealerweise über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich.
• Du bist versiert im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, und arbeitest sicher mit digitalen Anwendungen.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick.
• Du zeichnest dich durch ein freundliches und professionelles Auftreten sowie eine hohe Service- und Teamorientierung aus.

Wir setzen uns für Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit ein und suchen Menschen, die so vielfältig sind wie unsere Stadt! Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Des Weiteren streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und in technischen Bereichen an und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

Das bieten wir Dir

Gehalt

Für diese Position bieten wir ein Mindestgehalt von EUR 3.170,87 brutto pro Monat auf Basis Vollzeit (Wiener Stadtwerke Kollektivvertrag, Besoldungsordnung B, Schema I, Gehaltsgruppe E), abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung, sowie die Bereitschaft zur Überzahlung.

Deine Arbeitswelt mitgestalten

Bei uns zählt, was du einbringst - fachlich und persönlich. Wir vertrauen auf Eigenverantwortung und schaffen Rahmenbedingungen, die dir Gestaltungsspielraum geben. So kannst du deine Energie dort einsetzen, wo sie am meisten wirkt.

Diversity & Miteinander

Vielfalt gehört bei uns zum Alltag. Unterschiedliche Identitäten, Perspektiven und Lebenswege bereichern unsere Zusammenarbeit und unser Miteinander. Mit internen Netzwerken, Aktionstagen, Trainings und Formaten wie dem Diversity Talk machen wir diese Vielfalt sichtbar und erlebbar. Unsere Diversity Charta bringt auf den Punkt, was wir leben.

u. v. m.

Wir freuen uns auf Dich!