Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Chaberton Professionals; Wien; Vor Ort; EUR 35 000 - 50 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Schweizer Headhunting-Unternehmen in Wien sucht einen engagierten Office Manager & Executive Assistant (m/w/d). Die Position umfasst die Organisation von Meetings, Unterstützung bei der Erstellung wichtiger Dokumente sowie allgemeine administrative Aufgaben in einem dynamischen Umfeld. Bewerbungen sind willkommen!

Leistungen

Attraktive Büroräumlichkeiten

Langfristige Perspektive und Gestaltungsspielraum

Teilnahme an Firmenevents

Qualifikationen

• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse von Vorteil.
• Hervorragende Excel-Kenntnisse und gute Fähigkeiten in PowerPoint und Word.
• Hohes Maß an Organisationsgeschick und Qualitätsanspruch.

Aufgaben

• Organisation von internen und externen Meetings.
• Betreuung von Gästen und Mandanten vor Ort.
• Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten wie Angeboten.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Strukturierte Arbeitsweise

Proaktive Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Ausbildung

Einschlägige Berufserfahrung im Office Management

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Chaberton Partners ist eines der führenden Schweizer Headhunting-Unternehmen. Die Gruppe umfasst heute neun Standorte (Lugano, Zürich, Genf, Wien, Mailand, Padua, Rom, Frankfurt und Paris) und mehr als 200 erfahrene Berater:innen. Wir schaffen langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden und legen großen Wert auf ein umfassendes Verständnis ihrer strategischen Vision, Identität und Unternehmenskultur. Bei uns steht nicht nur die Vermittlung von Experten und Führungskräften im Vordergrund — wir streben danach, perfekte Synergien zwischen Unternehmen und Talenten zu schaffen. Denn wir glauben, dass wahre Spitzenleistungen nur durch eine harmonische Verbindung von Fähigkeiten, Werten und Ambitionen erreicht werden können.

Zur weiteren Unterstützung unseres Standortes in Wien suchen wir eine:n engagierte:n und serviceorientierte:n Office Manager & Executive Assistant (m/w/d), der bzw. die unser Executive Search Team in einem vielseitigen und anspruchsvollen Umfeld verstärkt.

Was Sie erwarten wird:

• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings im Rahmen unserer Executive-Search-Projekte sowie der laufenden Zusammenarbeit mit Kandidat:innen und Mandanten
• Empfang und professionelle Betreuung von Gästen, Mandanten und Geschäftspartner:innen vor Ort
• Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von hochwertigen Unterlagen — insbesondere Angeboten, Kandidatenberichten und Projektsummaries — in enger Abstimmung mit den Berater:innen
• Pflege und Aktualisierung unserer internen Datenbank, Forecasts und Reporting-Tools
• Unterstützung bei der Steuerung von Projektmeilensteinen (Projektstatus, Follow-ups, Fakturierung)
• Eigenständige Organisation von Reisen, Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen
• Durchführung von Recherchetätigkeiten (z.B. zu Branchen, Unternehmen, Markttrends)
• Organisation von internen und externen Firmenevents sowie kleineren Kundenveranstaltungen
• Koordination und Abwicklung von Einkäufen und Bestellungen für das Wiener Büro (Bürobedarf, Catering, Getränke, Werbematerialien etc.)
• Allgemeine Office-Management-Agenden und administrative Unterstützung des Wiener Teams

Was Sie mitbringen sollten:

• Einschlägige Berufserfahrung im Office Management, idealerweise im Beratungsumfeld, Executive Search oder einer internationalen Professional-Services-Organisation
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Italienischkenntnisse von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere hervorragende Kenntnisse in Excel sowie ausgezeichnete Fähigkeiten in der professionellen Formatierung von PowerPoint- und Word-Dokumenten
• Hohes Maß an Organisationsgeschick, strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie ein ausgeprägter Qualitätsanspruch
• Kommunikationsstärke, sicheres und freundliches Auftreten im Umgang mit Mandanten, Kandidat:innen und Gästen
• Höchste Vertraulichkeit und Verlässlichkeit, Flexibilität, Teamspirit und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem dynamischen, internationalen Umfeld
• Aktive Einbindung in die spannende Welt des Executive Search und die Möglichkeit, Einblicke in die Prozesse der Besetzung von Top-Management-Positionen zu gewinnen
• Ein professionelles und wertschätzendes Team mit flachen Hierarchien
• Attraktive Büroräumlichkeiten im Herzen Wiens
• Teilnahme an internen und externen Firmenevents sowie Networking-Veranstaltungen
• Eine langfristige Perspektive und Gestaltungsspielraum im weiteren Ausbau unseres Wiener Standortes

Arbeitsort: Wien, 1010

Arbeitspensum: Teilzeit / Vollzeit

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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Teamassistenz – Office Management & Kanzleisupport

Office Management & Teamassistenz (m/w/d) 15-20Std./Woche

Assistent / in der Geschäftsführung (m /w /d)

Office Management & Teamassistenz 30-40h/Woche (m/w/d)

Assistent/in der Geschäftsleitung (m/w/d)

Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d) mit dem Fokus auf inhaltliche und organisatorische Unterstützung auf Top-Level