Office and Community Coordinator (f/m/d) - Vollzeit/Teilzeit

AIT Austrian Institute of Technology; Wien; Vor Ort; EUR 45 000 - 53 000; Vollzeit

Zusammenfassung

AIT Austrian Institute of Technology sucht einen Office Associate zur Unterstützung der AI Factory Austria. Die Rolle umfasst Bürokoordination, Community Engagement und administrativen Support, ideal für eine Person mit Erfahrung im Office Management und hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten. Das Unternehmen bietet ein unterstützendes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitsgestaltung und ein Bruttojahresgehalt ab EUR 45.582, mit Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung. Bewerbungen sind online einzureichen.

Leistungen

Flexibles Arbeitsumfeld

Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Attraktives Paket an Sozialleistungen

Qualifikationen

• 2+ Jahre Erfahrung im Bereich Office Management oder administrative Unterstützung.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Erste Ansprechperson für alle operativen Belange im Büro.
• Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der internen Gemeinschaft.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Dateneingabe und Korrespondenz.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Multitasking

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Bachelorstudium in Betriebswirtschaft oder Kommunikation

Tools

MS Office

Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello)

Jobbeschreibung

1 week ago Be among the first 25 applicants

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AI:AT – die AI Factory Austria – macht Österreich zum Hotspot für Künstliche Intelligenz in Europa.

AI:AT ist ein gemeinsames Projekt des AIT und der Advanced Computing Austria . Sie vereint Spitzenkompetenz in High-Performance Computing, Künstlicher Intelligenz und Datenökosystemen, schafft ein interdisziplinäres Innovationsumfeld für Forschung, Entwicklung, Gründungen und Industrieprojekte. Dabei ermöglicht AI:AT – die AI Factory Austria – den Zugang zu hochmoderner KI-Infrastruktur, fördert Vertrauenswürdige KI sowie ethische Standards und ist Drehscheibe für Vernetzung mit nationalen und europäischen Partnern. Ziel ist es, gemeinsam mit Partnern der Wirtschaft und öffentlichen Institutionen zukunftsweisende KI-Technologien und tragfähige KI-Lösungen zu entwickeln und in die Praxis überzuführen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit innerhalb der AI Factory Austria wird die Advanced Computing Austria Expertinnen und Experten an die AI Factory Austria entsenden. Für den Standort Wien suchen wir eine:n:

AI:AT - AI Factory Austria

• Office Coordination:
• Erste Ansprechperson für alle operativen Belange im Büro – Sie sorgen für einen gut organisierten und effizienten Arbeitsplatz
• Verwaltung von Büromaterialien, Geräten und Lieferantenbeziehungen zur Sicherstellung eines produktiven Arbeitsumfelds.
• Koordination von Besprechungsterminen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Unterstützung bei der Planung interner und externer Veranstaltungen.
• Überwachung der Büroinstandhaltung und Kommunikation mit der Gebäudeverwaltung bei Bedarf.

• Community Engagement:
• Als Gesicht des Unternehmens heißen Sie Besucher:innen, Kund:innen und Teammitglieder herzlich willkommen und schaffen eine inklusive Atmosphäre.
• Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der internen Gemeinschaft.
• Verwaltung interner Kommunikationskanäle, um Mitarbeiter:innen gut zu informieren und einzubinden.
• Unterstützung beim Aufbau von Partnerschaften mit lokalen Organisationen und Gemeinschaftsgruppen.

• Administrative Support:
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Dateneingabe, Ablage und Korrespondenz.
• Assistenz für die Geschäftsleitung und andere Abteilungen nach Bedarf.
• Pflege genauer Unterlagen und Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Prozesse.
  

Ihre Qualifikationen

• 2+ Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Administrative Support oder in einer vergleichbaren Rolle
• Abgeschlossenes Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich (bevorzugt, aber nicht zwingend erforderlich)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Multitasking-Talent
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenz.
• Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie erste Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello).
• Fähigkeit, sowohl eigenständig als auch im Team effizient zu arbeiten.
• Positive Einstellung und Begeisterung für Teamarbeit und Teamzusammenhalt
• Sie schätzen ein dynamisches Arbeitsumfeld, pflegen aktiv Beziehungen und tragen dazu bei, dass der Alltag reibungslos abläuft.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine Berechtigung zur Arbeitsaufnahme in Österreich sollte vorliegen.
  
  

Was Sie Erwarten Können

• Ein unterstützendes und inklusives Arbeitsumfeld
• Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Eine flexible Arbeitsgestaltung mit Anwesenheit vor Ort und der Option auf Homeoffice.
• Das Bruttojahresgehalt beginnt bei EUR 45.582,-- gemäß dem Kollektivvertrag für außeruniversitäre Forschung. Zusätzlich zum Gehalt bieten wir ein attraktives Paket an Sozialleistungen, darunter Krankenversicherung, bezahlter Urlaub und Pensionsvorsorge.
• Die Möglichkeit, aktiv zur Arbeit der AI Factory Austria und zur Entwicklung der KI-Community in Österreich beizutragen.
• Die Stelle wird durch dieAI-Factory Austria bis Juni 2028 finanziert. Eine Weiterbeschäftigung über den genannten Zeitraum hinaus ist bei entsprechender Projektentwicklung möglich.
  
  

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Anschreiben, relevante Zeugnisse) online.

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Seniority level

• Seniority level

  Entry level

Employment type

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  Full-time

Job function

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  Administrative

• Industries

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Innere Stadt, Vienna, Austria 2 weeks ago

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