Mitarbeiter Program Assistance (m/w/x)

Magna International Limited; Graz; Hybrid; EUR 32,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Weiterbildung

Homeoffice oder flexibles Gleittzeit

Job summary

Magna Steyr Fahrzeugtechnik GmbH & Co KG in Graz/ Österreich sucht eine/n Kolleg_in im Bereich Programm Assistance für ein internationales Projekt. Sie unterstützen den Programm Manager und das Core Team bei administrativen Aufgaben und koordinieren Dienstreisen sowie Kundenbesuche.

Zu den Aufgaben gehören Planung, Reisekostenabrechnungen, Terminkoordination, Verwaltung von Zugriffen und Bestellungen. Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise Matura.
• Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und fortgeschrittene Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Dienstreisen planen, buchen und Umbuchungen unterstützen.
• Kundenbesuche organisieren und Besucheranmeldungen betreuen.
• Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen erstellen.
• Termine koordinieren, Besprechungsräume reservieren.
• Administrative Unterstützung des Programm Teams und bei Sonderauswertungen.
• Sicherheitszonen, Laufwerksberechtigungen und SharePoint-Zugänge verwalten.
• Materialbeschaffung und Bestellvorgänge bearbeiten.
• Allgemeine administrative Aufgaben im Programm Team übernehmen.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Projektmanagement

Kundenzufriedenheit

Education

Kaufmännische Ausbildung (mit Matura)

Tools

MS Office

Job description

Job Responsibilities

Am Standort Graz/Österreich suchen wir für ein internationales Projekt eine/n Kolleg_in im Bereich

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What We Offer

At Magna, you can expect an engaging and dynamic environment where you can help to develop industry-leading automotive technologies. We invest in our employees, providing them with the support and resources they need to succeed. As a member of our global team, you can expect exciting, varied responsibilities as well as a wide range of development prospects. Because we believe that your career path should be as unique as you are.

Group Summary

As an engineering and manufacturing partner, Magna’s Complete Vehicle group helps traditional OEMs and new entrants to bring their automotive visions to life. At Magna, you will work in an innovative, international and dynamic team, always pursuing the goal of delivering high-quality products. We work in a diverse environment with global development opportunities. Together with our employees we constantly strive to create a better world of mobility.

Job Responsibilities

Am Standort Graz/Österreich suchen wir für ein internationales Projekt eine/n Kolleg_in im Bereich Programm Assistance.

In dieser verantwortungsvollen Funktion unterstützt du den Programm Manager und das Programm Core Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dein Tätigkeitsschwerpunkt liegt in der Planung und Abwicklung von Dienstreisen, der Organisation von Kundenbesuchen sowie in der administrativen Unterstützung des Programm Teams und trägst durch eine selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise zu effizienten Abläufen innerhalb des Programms bei.

Deine Aufgaben

• Planung, Erfassung und Buchung von Dienstreisen für Mitarbeiter_innen des Programms sowie Unterstützung bei Umbuchungen und kurzfristigen Änderungen
• Unterstützung der Reisenden bei der Erstellung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
• Organisation und administrative Betreuung von Kundenbesuchen, einschließlich Besucheranmeldungen, Ausweisanforderungen und Bewirtung
• Administrative Unterstützung des Programm Teams sowie bei Sonderauswertungen und organisatorischen Anfragen
• Verwaltung von Sicherheitszonen, Laufwerksberechtigungen und SharePoint-Zugängen
• Selbstständige Abwicklung der Materialbeschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Bearbeitung der dafür erforderlichen Bestellvorgänge
• Koordination von Terminen sowie Reservierung und Organisation von Besprechungsräumen

Wonach wir suchen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Matura
• Erfahrung im Projektmanagement von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Kenntnisse administrativer Prozessabläufe, beispielsweise in den Bereichen Personalwesen, Bestellwesen, IT und Produktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie fortgeschrittene Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Deine bevorzugten Qualifikationen

• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Engagement
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Kommunikationsstärke und Teamorientierung
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise

Standort Benefits

• Mobilitätsangebote und Parkplätze rund ums Werk - Wir machen dir den Weg zur Arbeit leicht!
• Homeoffice oder flexible Gleitzeitmodelle - Wir bieten dir einen bestimmten Rahmen dafür!
• Karriere, Aus- bzw. Weiterbildung - Entfalte mit uns dein volles Potential!
• Vergünstigungen, Freizeitaktivitäten und Events - Profitiere von exklusiven Angeboten!
• Betriebskantine, unser Café und Shops - Für dein leibliches Wohl ist gesorgt!
• Angebote zur Kinderbetreuung - Unser Angebot für deine Kids!
• Gesundheitsprogramme und Beratungsangebote - Magna stärkt dir den Rücken!
• Programme zur Nachhaltigkeit - Verantwortungsbewusst arbeiten & leben!

Dein Profil zählt!

Anhand deiner Qualifikation, deiner Berufserfahrung und der Aufgaben, die auf dich warten, vereinbaren wir dein tatsächliches Gehalt. Das Mindestgehalt bewegt sich je nach Ausbildung auf Basis Vollzeit (38,5 Wochenstunden) zwischen € 2.860,-- und € 3.295,-- brutto pro Monat (14 x p. a.). Abhängig von der spezifischen Berufserfahrung ist eine dementsprechende Bereitschaft zu einer Überzahlung vorhanden!

Bei Fragen kannst du uns gerne kontaktieren

Katrin Harb, [phone]

Magna Steyr Fahrzeugtechnik GmbH & Co KG

Awareness, Unity, Empowerment

At Magna, we believe that a diverse workforce is critical to our success. That’s why we are proud to be an equal opportunity employer. We hire on the basis of experience and qualifications, and in consideration of job requirements, regardless of, in particular, color, ancestry, religion, gender, origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability or gender identity. Magna takes the privacy of your personal information seriously. We discourage you from sending applications via email or traditional mail to comply with GDPR requirements and your local Data Privacy Law.

AI-Assisted Screening Disclosure

As part of our commitment to a fair, consistent, and efficient recruitment process, we may use artificial intelligence (AI) tools to assist in the initial screening of applications submitted through our Workday system. These tools help identify qualifications and experience that align with the role requirements. Please note that AI is used solely to support our recruiters. Final decisions are always made by the hiring manager and the hiring team. Importantly, no applicant data is shared externally through these AI tools. All information remains securely within our systems and is handled in accordance with our privacy and data protection policies.

Under conditions defined by applicable law, you may have the right to request an explanation of how AI is used to support decision-making.

If you have any questions or concerns about this process, feel free to contact our Talent Attraction team.

Worker Type

Regular / Permanent

Group

Magna Steyr