Mitarbeiter:in Sales Operations / Disposition & Administration Vollzeit

ÖBB-Werbung GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 37.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home Office

Gesundheitsmanagement

Bahnreisen-Konditionen

Urlaubsregionen-Unterkünfte

Zusammenfassung

ÖBB-Werbung GmbH in Wien-Favoriten sucht eine Verstärkung im Vertriebsinnendienst (m/w/x) zur operativen Abwicklung von Kund:innenaufträgen und zur Unterstützung des Vertriebsteams. Sie erstellen Angebote, koordinieren Termine und pflegen Vertriebsdaten.

Sie arbeiten routiniert mit MS Office, CRM-Systemen (Dynamics) und SAP, erstellen Reports und tragen zur Prozessqualität bei. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office gehören zum Angebot; eine kundenorientierte Arbeitsumgebung ist gegeben.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen (HAK/HLW/Lehre oder gleichwertig).
• Vorteilhaft: Erfahrung in Vertriebsassistenz, Auftragsabwicklung, Disposition oder Sales Support.
• Sicherer Umgang mit MS Office, CRM-Systemen und ideal Dynamics; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Verwalten und Pflegen von Kund:innen-, Auftrags- und Vertriebsdaten in Systemen.
• Anlegen, Bearbeiten und Nachverfolgen von Angeboten, Aufträgen und vertriebsrelevanten Vorgängen.
• Unterstützung bei Kampagnen, Werbeflächenbuchungen und Terminkoordination.
• Pflegen von Dokumenten und Bereitstellung von Informationen für interne/externe Ansprechpartner:innen.
• Verrechnungsvorbereitung, Gutschriften und Vertragsverlängerungen administrativ bearbeiten.
• Unterstützung des Qualitätsmanagements und der Kampagnendokumentation.
• Reports, Kennzahlen erstellen und Prozessoptimierung unterstützen.

Kenntnisse

Vertriebsassistenz-Erfahrung

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CRM-Systeme (Dynamics)

SAP

Jobbeschreibung

Für ein Unternehmen im Bereich Werbung wird eine Verstärkung im Bereich Sales Operations / Disposition & Administration gesucht. In dieser Rolle unterstützt du das Vertriebsteam bei der operativen Abwicklung von Kund:innenaufträgen und übernimmst administrative, systembezogene und koordinative Tätigkeiten entlang des gesamten Sales-Prozesses. Ziel der Position ist es, die Vertriebsmitarbeitenden von administrativen Aufgaben zu entlasten, die Prozessqualität zu erhöhen und eine effiziente Umsetzung von Kund:innenkampagnen sicherzustellen.

Deine Aufgaben

• Verwalten und Pflegen von Kund:innen-, Auftrags- und Vertriebsdaten in den eingesetzten Systemen zur Sicherstellung hoher Datenqualität
• Erstellen, Bearbeiten und Nachverfolgen von Angeboten, Aufträgen und vertriebsrelevanten Vorgängen sowie Unterstützung bei Verfügbarkeitsprüfungen und Terminkoordination
• Unterstützung bei der Umsetzung von Kampagnen und Werbeflächenbuchungen, Koordination von Werbemitteln und Druckdaten sowie termingerechte Bereitstellung aller Unterlagen
• Verwaltung und Dokumentation vertriebsrelevanter Unterlagen und Medien, Pflege von Dokumenten und Dateien sowie Bereitstellung von Informationen für interne und externe Ansprechpartner:innen
• Administrative Tätigkeiten im Rahmen der Auftragsabwicklung und Verrechnung, inklusive Datenpflege, Vorbereitung von Verrechnungen sowie Bearbeitung von Gutschriften, Vertragsverlängerungen und administrativen Anfragen
• Unterstützung des Qualitätsmanagements und der Kampagnendokumentation durch Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung relevanter Nachweise und Unterlagen
• Erstellen von Reports, Auswertungen und Kennzahlen sowie Aufbereitung vertriebsrelevanter Informationen und Mitwirkung an der laufenden Prozessoptimierung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Lehre oder vergleichbare Qualifikation)
• Idealerweise Berufserfahrung in Vertriebsassistenz, Auftragsabwicklung, Disposition oder Sales Support
• Routinierter Umgang mit MS Office und hohe IT- und Systemaffinität; Erfahrung mit CRM-Systemen (idealerweise Dynamics) sowie SAP von Vorteil
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise mit Fähigkeit zur Priorisierung bei mehreren parallelen Aufgaben
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Professionelle und serviceorientierte Kommunikation sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen
• Lösungsorientierte Denkweise, Überblick auch in arbeitsintensiven Phasen und Bereitschaft, sich rasch in neue Systeme und Prozesse einzuarbeiten

Das bietet die Position

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten und professionellen Team
• Offenes und vertrauensvolles Arbeitsklima
• Moderner Arbeitsplatz mit guter öffentlicher Anbindung
• Betriebsnahe Kindergärten in Wien sowie Kinderbetreuung in den Ferien oder an Fenstertagen
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeit
• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Gesundenuntersuchungen und Gesundheitszirkeln
• Weitere Benefits wie besondere Konditionen bei Bahnreisen und in Reisebüros, Ferienhäuser und Appartements in heimischen Urlaubsregionen, hausinternes Car-Sharing und ein Mitarbeiter:innenrestaurant

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Arbeitsort: Wien-Favoriten, 1100 Wien
• Normalarbeitszeit im Gleitzeitmodell, 38,5 Wochenstunden

Gehalt

Für die Funktion „Hochqualifizierte Fachkraft Vertriebsinnendienst“ (m/w/x) ist ein Mindestentgelt von € 33.406,80 brutto/Jahr (laut Kollektivvertrag für Angestellte in Werbung und Marktkommunikation) bei einem Beschäftigungsausmaß von 38,5 Wochenstunden vorgesehen. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Überzahlung möglich.

Im Zuge der Aufnahme ist die Beibringung einer Strafregisterbescheinigung erforderlich.