Mitarbeiter*in Personaladministration (w/m/d)

St. Anna Kinderspital GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 34.000 - 41.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Strukturierte Einarbeitung

Fortbildungsmöglichkeiten

Vielseitige Aufgaben

Zusammenfassung

St. Anna Kinderspital GmbH sucht eine qualifizierte Personalsachbearbeitung zur Unterstützung im Klinikbetrieb. Die Rolle umfasst Personalthemen, Zeiterfassung, Dienstpläne und administrative Aufgaben.

Sie arbeiten eng mit Ärztinnen und Ärzten sowie dem Pflege-Team zusammen und tragen zur Optimierung unserer HR-Prozesse bei. Wir bieten eine strukturierte Einarbeitung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein multiprofessionelles Umfeld in einem renommierten Spital.

Qualifikationen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in der Personaladministration.
• Erfahrung im Krankenhaus oder Gesundheitswesen ist von Vorteil.
• Du arbeitest genau, organisiert und behältst Termine im Blick.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Du arbeitest gerne mit Menschen und bist serviceorientiert.
• Du kannst multiprofessionelles Miteinander gestalten.

Aufgaben

• Du unterstützt bei Personalthemen mit Schwerpunkt Ärzt/innen.
• Du behältst Arbeitszeiten, Dienste und Abwesenheiten im Blick.
• Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships.
• Du verwaltest Termine, Fristen und relevante Informationen.
• Du bereitest Zahlen und Reports auf und pflegst Personaldaten.
• Du gestaltest administrative Abläufe und digitalisierst Prozesse.

Kenntnisse

MS Office

Excel

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Die St. Anna Kinderspital GmbH ist eine eigenständige Krankenanstalt und klinische Abteilung für allgemeine Pädiatrie und pädiatrische Hämato-Onkologie der Medizinischen Universität Wien.

Wir sind 550 begeisterte Menschen aus Medizin, Pflege, Forschung, Pädagogik, Psychologie, Therapie und Verwaltung – mit internationalem Ruf und einem Ziel: Gesunde Kinder.

Wir heilen, wir arbeiten jeden Tag für die Gesundheit junger Menschen und begleiten Familien in schwierigen Zeiten. Mit Mut, mit Herz, mit Stolz. Wir leisten Großes für die Kleinen.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Du unterstützt bei Personalthemen - mit Schwerpunkt auf unsere Ärzt*innen. Übernimmst definierte Aufgaben bei Neuantritten, Vertragsänderungen, Dienstfunktionszuordnungen und Nebenbeschäftigungen.
• Du behältst Arbeitszeiten und Dienste im Blick. Kontrollierst unter anderem Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten und achtest auf die Einhaltung des KA-AZG sowie unserer arbeitszeitrechtlichen Vorgaben. Als Expertin für unser Zeiterfassungssystem unterstützt du Anwender*innen bei Fragen, korrigierst fehlerhafte Stempelungen und schulst Kolleg*innen im Umgang mit dem System.
• Du unterstützt bei Rotationen, Entsendungen und Observerships. Übernimmst die damit verbundenen organisatorischen Aufgaben und sorgst dafür, dass die erforderlichen Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen.
• Du behältst Termine und Fristen im Auge. Hast unter anderem auslaufende Verträge im Blick und stellst sicher, dass die relevanten Informationen rechtzeitig an die zuständigen Stellen weitergegeben werden.
• Du bereitest Zahlen und Informationen auf. Erstellst Reports und Statistiken, pflegst relevante Personaldaten und unterstützt bei Auswertungen.
• Du gestaltest unsere Personaladministration mit. Kümmerst dich um administrative und organisatorische Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft und arbeitest gleichzeitig daran mit, unsere Abläufe weiterzuentwickeln, zu standardisieren und zu digitalisieren.

Was du mitbringst:

• Du bist fachlich qualifiziert. Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits Erfahrung in der Personaladministration.
• Du kennst idealerweise das Krankenhausumfeld. Erfahrung im Krankenhaus oder Gesundheitswesen ist von Vorteil.
• Du arbeitest genau und organisiert. Du behältst auch bei unterschiedlichen Aufgaben den Überblick, setzt Prioritäten und hast Termine und Fristen im Blick.
• Du bist digital fit. Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel, und findest dich rasch in neuen Systemen zurecht.
• Du arbeitest gerne mit Menschen. Du bist serviceorientiert, kommunizierst klar und freundlich und hast Freude daran, Kolleg*innen bei ihren Anliegen weiterzuhelfen.
• Du kannst multiprofessionelles Miteinander. Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Berufsgruppen zusammen und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um.

Was dich erwartet:

• Wir begleiten deinen Start. Eine strukturierte Einarbeitung und deine Kolleg*innen im Team unterstützen dich dabei, gut bei uns anzukommen.
• Wir entwickeln dich weiter. Offenes Feedback, regelmäßiger Austausch und hauseigene Fortbildung unterstützen dich.
• Wir halten zusammen. Du arbeitest in einem eingespielten Team, in dem wir uns gegenseitig unterstützen und Wissen teilen.
• Wir schaffen Augenhöhe. Unsere Zusammenarbeit ist ziemlich hierarchiefrei.
• Wir bieten dir Abwechslung. Dich erwartet ein vielseitiger Aufgabenbereich zwischen Personaladministration, Arbeitszeitmanagement und Weiterentwicklung unserer Prozesse.

Wir leben Chancengleichheit, Vielfalt und gegenseitigen Respekt - unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Beeinträchtigung oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.

Das Monatsgehalt für 40 h/Wo beträgt mindestens€ 3.333,61brutto und ist je nach individuell anrechenbaren Vordienstzeiten entsprechend höher.

Wir freuen uns über deine Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen.