Mitarbeiter*in im Büro des Rektorats (m/w/d)

Ruhr-Universität Bochum; Wien; Vor Ort; EUR 30 000 - 50 000; Vollzeit

Zusammenfassung

An established industry player is seeking a dedicated office staff member to support the university's leadership in various administrative tasks. This role involves managing appointments, organizing events, and ensuring smooth office operations. The ideal candidate will have a commercial background, excellent communication skills, and a strong affinity for IT. Join a dynamic team at one of Germany's leading research universities, where you'll have opportunities for professional development and a supportive work environment that values diversity and inclusion.

Leistungen

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Abwechslungsreiches Sportangebot

Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme

30 Tage Urlaub/Jahr

Freistellung am Heiligabend und Silvester

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Erfahrung in der Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben.
• Sichere Nutzung gängiger Office-Software und CRM-Tools.

Aufgaben

• Erste Kontaktstelle im Büro des Rektorats für Anliegen aller Art.
• Verantwortlich für Terminmanagement und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder.

Kenntnisse

Büroorganisation

Terminmanagement

Kommunikationsfähigkeit

EDV-Affinität

Teamarbeit

Ausbildung

Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst

Tools

Office-Software (Word, Outlook, PowerPoint, Excel)

CRM-Tools

Gremienmanagement-Software

Videokonferenz-Software

Jobbeschreibung

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Dezernat 1 - Hochschulentwicklung und Strategie:
Abteilung 4 Geschäftsführung und Relationship Management des Rektorats

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit, Vollzeit(max. 39,83 Std./Woche = 100%)eine*n

Mitarbeiter*in im Büro des Rektorats (m/w/d)

Das Büro des Rektorats in der Abteilung Geschäftsführung und Relationship Management des Rektorats im Dezernats 1 (Hochschulentwicklung und Strategie) unterstützt die Universitätsleitung umfassend in allen administrativen Bereichen.

Umfang:	Teilzeit, Vollzeit
Dauer:	unbefristet,
Beginn:	zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis:	23.05.2025

Ihre Aufgaben:

• Gemeinsam mit Ihrer Kollegin sind Sie erste Kontaktstelle im Büro des Rektorats für Anliegen aller Art und erledigen selbstständig allgemeine Sekretariatsaufgaben (Büroorganisation, Sitzungsunterstützung, Beauftragung diverser Dienstleistungen, Pflege von Listen usw.).
• Das Terminmanagement der Rektoratsmitglieder liegt in Ihren Händen.
• Sie sind verantwortlich für Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Rektoratsmitglieder.
• Sie organisieren administrativ Veranstaltungen und Workshops des Rektorats.
• Sie unterstützen beim Kontaktmanagement (Datenbereinigung und Adresskorrekturen der Bestandsadressen).

Ihr Profil:

• Idealerweise haben Sie eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst erfolgreich abgeschlossen.
• Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung.
• Sie sind sicher im Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel etc.); idealerweise auch im Umgang mit gängigen CRM-Tools sowie Gremienmanagement-Softwarelösungen und Videokonferenz-Software. Insgesamt bringen Sie eine hohe EDV-Affinität und die Bereitschaft mit, sich in neue Programme und Anwendungen einzuarbeiten.
• Sie verfügen über hervorragende bis muttersprachliche Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie verfügen idealerweise über Erfahrung in der organisatorischen Betreuung von Gremien und/oder in der Unterstützung im Vorstandsbereich.
• Ihre Arbeitsweise ist dienstleistungsorientiert und durch ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Loyalität und Flexibilität geprägt.
• Sie arbeiten schnell, strukturiert und sehr zuverlässig.
• Sie sind freundlich, kommunikativ, bleiben auch in stressigen Situationen geduldig und haben ein souveränes Auftreten.
• Sie arbeiten gern im Team und sind in der Lage, Ihre Aufgaben eigenständig zu erledigen.

Wir bieten:

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
  
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
  
• 30 Tage Urlaub/Jahr
  
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
  
• Jahressonderzahlung
  
• Betriebliche Altersvorsorge
  

Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u.a. Betreuungsvermittlung/Ferienangebote/mobiles Kinderzimmer), Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L).Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 bis 9a TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland.Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamteSpannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort.Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet denForschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinärenZusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teamsund den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. DieRUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind,werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungsind uns ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:

Lotte Schellwat, Tel.: [phone]

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstigeBewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR4283 biszum23.05.2025 über unser Online-Bewerbungsportal

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