Mitarbeiter*in für die Kanzlei der Bau- und Bezirksverwaltung Nord

Magistrat Linz; Linz; Hybrid; EUR 35 000 - 55 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen in Linz sucht nach einer engagierten Person, die als Bindeglied zwischen Verwaltung und Bürger*innen fungiert. In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie verantwortlich für die Kanzleitätigkeiten, die Durchführung von Verfahren und den Kundenservice. Sie profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und einem sicheren, teamorientierten Arbeitsumfeld. Zudem erwarten Sie spannende Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfassende Gesundheitsförderungsangebote. Wenn Sie eine serviceorientierte Persönlichkeit sind, die gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Leistungen

flexible Arbeitszeiten

Homeoffice-Möglichkeit

betriebliche Sozialleistungen

Sport- und Freizeitangebote

Gesundheitsförderung

Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erforderlich.
• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere MS-Office.

Aufgaben

• Digitale Aktenanlage und Evidenzhaltung sämtlicher Verfahrensakte.
• Durchführung von Bauanzeigeverfahren eigenverantwortlich.

Kenntnisse

Kund*innen- und Serviceorientierung

IT-Kenntnisse (MS-Office)

Genauigkeit

Teamfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

abgeschlossene (büro-) kaufmännische Ausbildung

Tools

Aktenverwaltungsprogramme

Jobbeschreibung

Als unverzichtbares Bindeglied zwischen Verwaltung und Bürger*innen tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass staatliche Prozesse reibungslos ablaufen. Vom Schriftverkehr bis zur Aktenverwaltung, von der Terminkoordination bis zur Bürger*innenbetreuung – Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Engagement tragen dazu bei, dass der Motor am Laufen bleibt. Werden Sie Teil unseres Teams!

Meine Lebensstadt. Mein Job. #lebensstadtlinz

Ihre Aufgaben

Kanzleitätigkeiten

• digitale Aktenanlage und Evidenzhaltung sämtlicher Verfahrensakte
• Kanzleiverwaltung gemäß Geschäftsprozess und Aufträgen
• Kund*innenservice
• telefonische Auskünfte und Betreuung E-Mail - Postkorbs der Abteilung samt Zuordnung der Poststücke in die Verfahrensakte und Vorlage an zuständigen Sachbearbeiter*innen
  
  

Durchführung von Verfahren

• selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung von Bauanzeigeverfahren nach der Oö. BauO
• selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung von Verfahren nach dem O.Ö. Aufzugsgesetz
  
  

Sonstige Tätigkeiten (Führung und Verantwortlichkeit von diversen Listen im Rahmen des Prozess-Controllings, Ausstellung von Statistiken, Genehmigungsverfahren etc.)

Ihr Profil

• abgeschlossene (büro-) kaufmännische Ausbildung
• ausgeprägte Kund*innen- und Serviceorientierung
• rasche Auffassungsgabe, selbstständige und zielgerichtete Arbeitsweise
• Genauigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• grundlegende Kenntnisse der anzuwendenden Verwaltungsvorschriften
• gute IT-Kenntnisse (MS-Office-Programme, Aktenverwaltungsprogramme, elektronischer Akt)
  
  

Deutschkenntnisse

• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  
  

Wir bieten entsprechend des Aufgabenbereichs folgende Benefits

• abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sicheren und teamorientierten Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeiten durch ein modernes Gleitzeitmodell
• bestmögliche Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (z.B. Kinderbetreuungsangebot)
• Homeoffice-Möglichkeit (abhängig vom Arbeitsplatz und Art der Tätigkeit)
• spannende Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem großen, dynamischen Unternehmen
• innovative Aus- und Weiterbildungsangebote (u.a. Bildungsprogramm, Besuch von Fachseminaren, Kongressen usw.)
• betriebliche Sozialleistungen wie z.B. Essenszuschuss oder spezielle Zuschüsse für Familien
• abwechslungsreiche Sport- und Freizeitangebote im Sportverein Magistrat Linz (SVM)
• umfassende Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung „Am PULS“ (z.B. Fitnesskurse, Gesundheitszirkel)
• CLEAR Mitarbeiter*innenberatung
• Gleichberechtigung und Chancengleichheit
  
  

Auswahlverfahren

• Vorstellungsgespräch
  
  

Im Sinne des vom Linzer Gemeinderat beschlossenen Frauenförderprogramms werden Frauen besonders eingeladen, sich zu bewerben. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen bevorzugt aufgenommen.

Bitte Übermitteln Sie Folgende Bewerbungsunterlagen

• Lebenslauf
• Abschlusszeugnis
  
  

Ihre Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die Unterlagen vollständig sind.

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an Frau Dr.in Margot Wurzinger Abteilungsleiterin, Telefon: [phone], wenden.