Institutsassistent:in (m/w/d)

Medical University of Vienna; Wien; Vor Ort; EUR 60 000 - 80 000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Medizinische Universität Wien sucht eine:n engagierte:n Institutsassistent:in für das Ignaz Semmelweis Institut. In dieser Schlüsselposition erwartet Sie ein umfangreicher Aufgabenbereich, der organisatorische Unterstützung, Terminmanagement und die Gestaltung von Dokumenten umfasst. Darüber hinaus profitieren Sie von einem attraktiven Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexibles Gleitzeitmodell

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Parkplätze

Mitarbeiterrabatte

Fort- und Weiterbildungsangebot

Qualifikationen

• Hochschulabschluss erforderlich.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Eigenständige administrative Unterstützung des Direktors.
• Koordination von Terminen und Besprechungen.
• Erstellung und Gestaltung von Präsentationen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Belastbarkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Abgeschlossenes Hochschulstudium

Tools

MS Office

Webkonferenz-Tools

Jobbeschreibung

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Ignaz Semmelweis Institut – Interuniversitäres Institut für Infektionsforschung (Direktion) der Interuniversitären Organisationseinheiten sucht in Vollzeit (40 Wochenstunden) und unbefristet, zur Unterstützung des Direktors eine:nengagierte:n, serviceorientierte:n und diskrete Persönlichkeit als Institutsassistent:in (m/w/d).

Gestalten Sie mit uns die Zukunft des Ignaz Semmelweis Instituts – in einer verantwortungsvollen Schlüsselposition.

Sie sind ein Organisationstalent, das gerne den Überblick behält, vorausschauend denkt und strukturiert arbeitet? Sie wünschen sich eine vielseitige Tätigkeit mit Sinn, Eigenverantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll

• Eigenständige organisatorische und administrative Unterstützung des Direktors und der administrativen Leitung
• Koordination und Management von Terminen, Reisen und Besprechungen – inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
• Erstellung und visuell ansprechende Gestaltung von Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Berichten und Richtlinien
• Sorgfältige Aufbereitung, Prüfung und Qualitätssicherung von Dokumenten zur Unterzeichnung durch die Institutsleitung
• Selbstständige Fristenkontrolle und Priorisierung von Aufgaben
• Verlässliche Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen – auf Deutsch und Englisch
• Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Eigenverantwortliche Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Ihr Profil – fachlich qualifiziert und menschlich überzeugend

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Diplom- oder Masterabschluss)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Webkonferenz-Tools
• Sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit sowie professionelles Auftreten
• Strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit
• Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit direkter Anbindung an die Institutsleitung
• Ein engagiertes Team in einem wissenschaftlich geprägten, dynamischen Umfeld
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima mit flachen Hierarchien und klaren Kommunikationswegen
• Jobticket als Beitrag zum Klimaschutz
• Sichere Arbeitgeberin mit angenehmen Betriebsklima
• Betriebliche Altersvorsorge für alle Mitarbeiter:innen
• Kostengünstige Parkplätze sowie Abstellplätze für Fahrräder vorhanden
• Flexibles Gleitzeitmodell mit Gestaltungsmöglichkeit
• Ausgewogene Work-Life-Balance
• Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage
• Betriebskantine (Mensa) mit vergünstigten Speisen
• Zahlreiche Mitarbeiter:innen-Rabatte und Aktionen
• Ganzjährige Kinderbetreuung wie Betriebskindergarten oder Ferienaktion
• Umfassendes Fort- und Weiterbildungsangebot
• Beratungsangebote je nach Bedarf
• Gesundheitsmaßnahmen zur Vorsorge und Gesundheitsförderung
• Mitarbeiter:innen-Events (Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern sowie Fachvorträge)
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität und Inklusion

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IVa) beträgt derzeit Euro 3.390,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien. Informationen finden Sie unter

https://br-ap.meduniwien.ac.at/en/ueber-uns/behindertenvertrauenspersonen/.

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter www.meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen.

Fühlen Sie sich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bringen Sie Ihr Können und Ihre Persönlichkeit ein – und unterstützen Sie uns dabei, Exzellenz und Innovation am Ignaz Semmelweis Institut weiter voranzutreiben.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Geben Sie die Kennzahl: 410/25 im Betreff an und senden Sie die Unterlagen bis zum 30. Juli 2025 an: [e-mail].

Executive Assistant (m/w/d) mit Fachverantwortung

Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)