Finance & Office Manager:in (m/f/d)

Mental Health Group; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Working From Anywhere

MyClubs Mitgliedschaft

Klimaticket oder Essenszuschuss

Job summary

KUBRIK GmbH sucht eine Finance & Office Manager:in zur eigenständigen Betreuung der operativen Finance- und Billing-Prozesse sowie zur Koordination der Projektabrechnung. Sie arbeiten eng mit Account Management und externer Buchhaltung zusammen und sorgen für reibungslose Abläufe im Office.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Berufserfahrung im Finance/Administration sowie exzellente Excel-Kenntnisse mit. Hybrides Arbeiten und Verantwortung in einem kreativen Umfeld erwarten Sie.

Qualifications

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst einschlägige Berufserfahrung im Finance-, Billing- oder kaufmännischen Administrationsbereich mit.
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse, insbesondere Excel, und schnelle Auffassungsgabe für neue Tools.

Responsibilities

• Verantwortung für operative Finance- und Billing-Prozesse; Koordination der Projektabrechnung mit internen Teams.
• Kontrolle und Freigabe von Angeboten sowie Rechnungsmanagement und Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen.
• Laufende Finanzadministration, Offene-Posten-Überwachung, Mahnwesen; Dokumentation und Abstimmung mit der externen Buchhaltung.

Skills

Zahlenaffinität

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK)

Tools

MS Excel

Job description

Das Serviceportal Schwarze Brett der
Österreichischen HochschülerInnenschaft

Online seit: 29.10.2026
Ablaufdatum: 10.12.2026

Beschreibung

ÜBER UNS

Wir sind KUBRIK.

Wir sind der Boutique-Partner für Big Potentials. Das sind wir, weil wir tief in Audiences, Culture, Creativity, Data und Tech verwurzelt sind und messbares Wachstum antreiben, quer über alle Touchpoints und Plattformen hinweg. In einer Welt, die sich ständig verändert – für alle.

FINANCE & OFFICE MANAGER:IN (m/f/d)

Du hast ein gutes Gespür für Zahlen, liebst strukturierte Prozesse und behältst auch dann den Überblick, wenn es rundherum einmal turbulent wird? Du arbeitest eigenverantwortlich, denkst mit und hast Freude daran, sowohl mit Zahlen als auch mit Menschen zu arbeiten?

Als Finance & Office Manager:in übernimmst du eine zentrale Rolle in unserer Agentur. Dein Schwerpunkt liegt im Finance-Bereich, wo du unsere operativen Finanzprozesse eigenständig betreust, die Projektabrechnung koordinierst und als Schnittstelle zwischen Account Management und externer Buchhaltung fungierst. Von Ein- und Ausgangsrechnungen über Abrechnungen bis hin zum Mahnwesen behältst du den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe. Gleichzeitig unterstützt du uns im Office Management und trägst dazu bei, dass unser Agenturalltag reibungslos funktioniert.

Wenn du ein gutes Verständnis für Zahlen und kaufmännische Abläufe, Organisationstalent und eine Hands-on-Mentalität mitbringst und Lust hast, Verantwortung in einem kreativen Umfeld zu übernehmen, freuen wir uns auf deine Bewerbung!

VERANTWORTLICHKEITEN

Finance & Accounting

• Du verantwortest eigenständig unsere operativen Finance- und Billing-Prozesse und koordinierst die Projektabrechnung in enger Zusammenarbeit mit unseren internen Teams.
• Du übernimmst die Kontrolle und Freigabekoordination von Angeboten sowie das Rechnungsmanagement, einschließlich der Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen.
• Du kümmerst dich um die laufende Finanzadministration, Überwachung offener Posten und das Mahnwesen und stellst eine korrekte Dokumentation sicher.
• Du bereitest Rechnungen, Belege und relevante Finanzunterlagen für unsere externe Buchhaltung auf und koordinierst die Abstimmung mit unserer Steuerberatung.
• Du erstellst Finanzreports, Auswertungen und Ad-hoc-Analysen und unterstützt bei der Budgetplanung, Kostenkontrolle und im Controlling.
• Du bist die zentrale Ansprechperson für Finance-Themen und koordinierst die Zusammenarbeit mit dem Management sowie internen und externen Schnittstellen.
• Du optimierst bestehende Finance-Prozesse und bringst aktiv Ideen zur Weiterentwicklung ein.

Office Management

• Du sorgst für einen reibungslosen Office-Ablauf und kümmerst dich um Büroorganisation, Bestellungen, Materialverwaltung und Postbearbeitung.
• Du bist eine zentrale Anlaufstelle für Gäste und externe Anfragen, betreust die Office-Kommunikation und unterstützt bei der Vorbereitung von Kundenterminen.
• Du unterstützt das Management und unsere Teams bei administrativen Aufgaben, wie Reisebuchungen, Terminkoordination und Spesenabrechnungen.
• Du koordinierst das Facility Management und bist Ansprechperson für Hausverwaltung, Lieferant:innen und externe Dienstleister:innen wie Reinigungsfirmen oder Handwerker:innen.
• Du übernimmst die Verwaltung und Pflege wichtiger Dokumente, Verträge, Datenbanken und Firmenaccounts und sorgst für ein strukturiertes internes Ablagesystem.
• Du übernimmst nach entsprechender Einschulung zusätzliche interne Funktionen wie Ersthelfer:in, Sicherheitsvertrauensperson oder Brandschutzbeauftragte:r.

ANFORDERUNGEN

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK) oder eine vergleichbare Qualifikation mit Schwerpunkt Finance, Accounting oder Rechnungswesen.
• Du bringst einschlägige Berufserfahrung im Finance-, Billing- oder kaufmännischen Administrationsbereich mit und bist es gewohnt, eigenständig und verantwortungsbewusst zu arbeiten.
• Du verfügst über gute Grundkenntnisse im Rechnungswesen und hast ein Verständnis für Rechnungsprozesse, Projektabrechnung und betriebswirtschaftliche Zusammenhänge.
• Du hast bereits Erfahrung in der Rechnungsprüfung, Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen und Erstellung von Finanzreports.
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Excel, und arbeitest dich schnell und selbstständig in neue Tools und Systeme ein.
• Du arbeitest präzise, strukturiert und eigenverantwortlich und gehst verantwortungsbewusst mit vertraulichen Finanzdaten um.
• Du bringst eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität mit, denkst proaktiv und findest auch bei komplexeren Fragestellungen selbstständig Lösungen.
• Du bist ein Organisationstalent, kannst unterschiedliche Aufgaben gut priorisieren und behältst auch in einem dynamischen Agenturumfeld den Überblick.
• Du bist kommunikativ, serviceorientiert und teamfähig und hast Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und externen Partner:innen.
• Idealerweise hast du bereits eine Ausbildung als Ersthelfer:in, Sicherheitsvertrauensperson oder Brandschutzbeauftragte:r absolviert. Falls nicht, bist du bereit, die entsprechenden Schulungen im Rahmen deiner Anstellung bei uns zu absolvieren.
• Du hast sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

BENEFITS

• Hybrides Arbeiten: Als zentrale Anlaufstelle im Office bist du überwiegend vor Ort – gleichzeitig ermöglichen wir dir, je nach Situation und Abstimmung im Team, auch tageweise im Home Office zu arbeiten.
• Working From Anywhere: Wir geben dir zudem die Möglichkeit, temporär am Ort deiner Wahl zu arbeiten.
• MyClubs Mitgliedschaft: Yoga, Fitness, Klettern, Tennis und vieles mehr. KUBRIK übernimmt die Kosten für MyClubs und ermöglicht dir Zugang zu 800+ Fitnessstudios und Sportanlagen in ganz Österreich.
• Klimaticket oder Essenszuschuss: Wir übernehmen entweder einen Teil der Kosten für dein Klimaticket Österreich oder gewähren dir Essensgutscheine.

Neben diesen tollen Benefits bieten wir dir auf Basis einer Vollzeitanstellung ein Jahresgehalt ab € 36.000,00 brutto (inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld). Dein tatsächliches Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung.

Wir freuen uns über Bewerbungen in aller Diversität, Pluralität und Vielfalt und stehen für ein diskriminierungsfreies Arbeitsumfeld und Chancengleichheit unabhängig von Alter, Hautfarbe, Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Neurodiversität.

KUBRIK GmbH
www.kubrik.co

Eckdaten

Vertragsart: Unbefristeter Dienstvertrag Stundenanzahl: 38,5 h/Woche Gehalt: 36000,- EUR pro Jahr Drucken Als unangemessen melden

Schanzstraße 14 / Top 5.3
1150 Wien
Frau Lisa Bonn

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