Digital Office Manager:in; 70-80%

Job-Room; Lavamünd; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Rabatt auf das Reiseangebot ITS Coop T

5-fache Anzahl Superpunkte im Supermak

bis zu 20% Rabatt auf verschiedene V

bis zu 20% Rabatt in allen Formaten Co

günstigere Mobile- und Prepaid-Abos Co

Reka-Card: Vergünstigung bei Bezug

Vergünstigungen für Freizeitaktivitä

Zusammenfassung

Job-Room sucht eine erfahrene Fachkraft für zentrale administrative Prozesse mit Fokus auf Automatisierung und KI-Einsatz. Sie koordinieren Jahresplanung, Agenden der Geschäftsführung und erstellen pragmatische Protokolle zu Schlüsselmeetings.

Darüber hinaus steuern Sie wiederkehrende Führungs- und Planungsprozesse, konsolidieren Unterlagen und übernehmen Pendenzenmanagement. Sie organisieren Leadership-Events und unterstützen Kommunikation intern sowie extern.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion (3–5 Jahre).
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von Verbesserungen.
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für Automatisierungen und KI.
• Selbständige Verantwortungsübernahme gegenüber Führungskräften.
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und zu automatisieren.

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung.
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings.
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement.
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen.
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation.

Kenntnisse

Prozessoptimierung

Automatisierung

KI-Anwendungen

Eigenverantwortung

Durchsetzungsstark

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren steter Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3-5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion (Aus- oder Weiterbildung im Bereich digitales Office Management von Vorteil)
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von deren Verbesserungen
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für den sinnvollen Einsatz von Automatisierungen und KI
• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben und Abschliessen von Themen sowie verbindliches und durchsetzungsstarkes Auftreten gegenüber Führungskräften
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und diese laufend zu vereinfachen oder zu automatisieren

Vergünstigungen

• Rabatt auf das Reiseangebot ITS Coop Travel
• 5-fache Anzahl Superpunkte im Supermarkt
• bis zu 20% Rabatt auf verschiedene Versicherungsleistungen
• bis zu 20% Rabatt in allen Formaten der Coop-Gruppe
• günstigere Mobile- und Prepaid-Abos bei Coop Mobile
• Reka-Card: Vergünstigung bei Bezug
• Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten

Anstellungsbedingungen

• Pensionskasse: 2/3 wird von Coop einbezahlt
• Attraktive Anstellungsbedingungen und zertifizierte Lohngleichheit
• Gesamtarbeitsvertrag (GAV)
• 18 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub und 4 Wochen bezahlter Vaterschaftsurlaub
• Treueprämien

Arbeitszeit

• 5 Wochen Ferien

Weiterbildung

• Unterstützung für externe Aus- und Weiterbildungen

Nachhaltigkeit

• Engagement für Mensch und Tier und Natur mit über 400 Taten

Kommunikation

• interne App für Mitarbeitende

Gesundheit

• Update-Fitness: Fr. 200.- Rabatt aufs Jahresabonnement

Deine Ansprechperson Annika Bittner HR Marketing