Assistenz / Sekretariat - Vollzeit (m/w/d)

Künstler-Sozialversicherungsfonds; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Der Künstler-Sozialversicherungsfonds sucht Unterstützung im Büromanagement zur effizienten Abwicklung der Verwaltungsverfahren im Kunst- und Kulturbereich. Die Rolle umfasst die Betreuung der Antragsteller:innen, Aktenverwaltung und diverse administrative Aufgaben. Es erwartet Sie ein vielfältiges Tätigkeitsfeld in einem unkonventionellen Arbeitsumfeld.

Leistungen

Unbefristeter und sicherer Arbeitsplatz

Gleitzeitmodell

Weiterbildungsmöglichkeiten

Kostenloser Kaffee und Mineralwasser

Jahreskarte der Wiener Linien

Büro in zentraler Lage

Gutes Betriebsklima

Verschlafene Fellnase (Hündin) als Teammitglied

Abwechslungsreiches Aufgabengebiet

Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscode

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz.
• Ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse, besonders in Word und Excel.
• Verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten.

Aufgaben

• Betreuung der Antragsteller:innen bei Fragen.
• Verwaltung des Postein- und ausgangs.
• Koordination von Terminen und Sitzungen.

Kenntnisse

MS-Office

Büroadministration

telefonische Kundenbetreuung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK)

Jobbeschreibung

Sie möchten den KSVF bei der reibungslosen Abwicklung der Verwaltungsverfahren unterstützen und gleichzeitig Ihre Fähigkeiten im Büromanagement unter Beweis stellen? Es macht Ihnen Freude, Ihre Kolleg:innen zu unterstützen, während Sie gleichzeitig den elektronischen Akt von Antragsteller:innen pflegen und Bescheide ausfertigen oder Parteiengehöre nach Weisung umsetzen? Wenn Sie darüber hinaus in einem spannenden, nicht alltäglichen, Arbeitsumfeld im Kunst- und Kulturbereich tätig sein wollen, sind Sie bei uns richtig!

Der Künstler-Sozialversicherungsfonds leistet Zuschüsse zu den Sozialversicherungsbeiträgen der selbständigen Künstlerinnen und Künstler, kann in besonderen Notfällen Beihilfen zahlen und hebt die Abgaben zur Aufbringung der hierfür erforderlichen Mittel ein. Diese Aufgaben werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Künstler-Sozialversicherungsfondsgesetz, Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz) und strukturierter Rahmenbedingungen erfüllt. Der KSVF agiert hierbei als Behörde.

Aufgaben

Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags und unterstützen das gesamte Team bei der Erledigung der vielfältigen Aufgaben in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Zu diesen Aufgaben gehören u.a.

• Freundliche und professionelle Betreuung der Antragsteller:innen als erste Anlaufstelle bei telefonischen und schriftlichen Fragen
• Zuverlässige Bearbeitung des Postein- und ausgangs zur Vervollständigung des elektronischen Aktes
• Verantwortungsbewusste Aktenverwaltung und (elektronischen) Aktenablage sowie Aktualisierung der Datenbank
• Terminkoordination und Vorbereitung von Sitzungen
• Büroadministration, wie z.B. Verwaltung und Bestellung von Büromaterial

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. HAK oder vergleichbare Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz
• Die professionelle Handhabung von MS-Office mit Schwerpunkt Word und Excel, profunde Maschinschreibkenntnisse sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit sensiblen Daten sind für Sie selbstverständlich.
• Als gewissenhafte, belastbare und loyale Persönlichkeit bewahren Sie auch in herausfordernden Situationen den Überblick und können unter Zeitdruck Prioritäten setzen.
• Sie zeichnen sich durch Lernbereitschaft und Arbeitsfreude aus und passen sich rasch an sich verändernde Arbeitsabläufe und neuen Aufgaben an
• Erfahrung in der telefonischen Kundenbetreuung vorteilhaft

Benefits

• Unbefristeter und sicherer Arbeitsplatz mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem Angestelltenverhältnis
• Gleitzeitmodell
• Gutes Betriebsklima
• Unkonventionelles Umfeld ohne Dresscode
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Büro in zentraler Lage neben Burggarten und Albertina mit sehr guter öffentlicher Anbindung
• Verschlafene Fellnase (Hündin) als Mitglied des Teams
• Jahreskarte der Wiener Linien nach längerer Betriebszugehörigkeit
• Kostenloser Kaffee und Mineralwasser zur Stärkung zwischendurch

Für diese Position wird je nach konkreter Qualifikation und adäquater Berufserfahrung ein Jahresbruttogehalt ab € 28.000 geboten. Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation. Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive Foto und Gehaltsvorstellung ausschließlich per E-Mail.