Assistenz (m/w/x) der Referatsleitung

Salzburg; Salzburg; Hybrid; EUR 33,000 - 39,000; Full time

Benefits offered by this job

Zuschuss Mittagstisch

Jobticket

Flexible Arbeitszeit

6. Urlaubswoche ab 43

Sozialleistungen

Gute öffentliche Anbindung

Job summary

Das Team des Landeshochbaus in der Salzburger Landesverwaltung sucht eine organisatorische Assistenz. Sie sind Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Projektpartner:innen und übernehmen die Referatsleitungs-Assistenz, Kalenderführung und Besprechungsorganisation.

Zu Ihren Aufgaben zählen Protokolle, Dokumentation, Ablage, interne und externe Kommunikation sowie Mitarbeit bei Vergabeverfahren im Hochbau. Voraussetzungen sind eine Büroausbildung oder wirtschaftliche Ausbildung, gute

Qualifications

• Berufliche Erfahrung in Büroorganisation.
• Sehr gute Anwendungskenntnisse in MS-Office.
• Erfahrung in der Erstellung schriftlicher Unterlagen

Responsibilities

• Assistenz der Referatsleitung und Administrativtätigkeiten (Kalender, Besprechungen).
• Unterstützung bei Terminvorbereitungen inkl. Unterlagen und Präsentationen.
• Protokollierung bei Projektsitzungen und Dokumentation/ Ablage.
• Mitwirkung bei interner und externer Kommunikation.
• Sachbearbeitung bei Vergaben im Hochbau.

Skills

Ausdrucksfähigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

strukturierte Arbeitsweise

Education

Büro-Lehre

Wirtschafts-Fachmittelschule

Tools

MS-Office

Job description

Als Organisations- und Kommunikationstalent mit einem offenen, positiven Charakter und Begeisterung für das Bauen unterstützen Sie das Team des Landeshochbaus mit Assistenz- und Organisationsaufgaben innerhalb der Salzburger Landesverwaltung. Sie sind die erste Anlaufstelle bei Fragen von Mitarbeitenden sowie Projektpartnerinnen und -partnern.

• Assistenz der Referatsleitung und Administrativtätigkeiten für die Dienststelle (Führen von Terminkalender, Organisation von Besprechungen)
• Inhaltliche Unterstützung bei Terminvorbereitungen inkl. Gestaltung von Besprechungsunterlagen und Präsentationen
• Teilnahme und Protokollierung bei Projektsitzungen
• Dokumentation und Ablage von Akten und Schriftstücken (physisch und elektronisch)
• Mitarbeit bei der Kommunikation nach innen und außen
• Sachbearbeitung für sämtliche Angelegenheiten bei der Durchführung von allgemeinen Aufgaben des Vergabewesens im Hochbau

Ausbildung

• erfolgreicher Abschluss einer Lehre aus der Lehrberufsgruppe Büro oder erfolgreicher Abschluss einer berufsbildenden mittleren Schule für wirtschaftliche Berufe

persönlich

• Ausdrucksfähigkeit und Auftreten
• Serviceorientierung und Teamfähigkeit
• genaue und strukturierte Arbeitsweise

fachlich

• berufliche Erfahrung in Büroorganisation
• sehr gute Anwendungskenntnisse in MS-Office
• Erfahrung in der qualitativ hochwertigen Erstellung schriftlicher Unterlagen

wünschenswert

• berufliche Erfahrung in der bautechnischen Projektassistenz
• Erfahrung mit Vergabeplattformen
• Kenntnisse der Behördenstruktur
  

Hinweise für Bewerber:innen:
Zusätzlich zu den spezifischen Anforderungen, gelten die allgemeinen Anstellungsvoraussetzungen .

• Vertragsdienstverhältnis zum Bundesland Salzburg mit langfristiger Beschäftigungsperspektive
• vielseitige Aufgaben mit hohem gesellschaftlichen Mehrwert
• stabiler und krisenfester Dienstgeber, transparentes Gehaltssystem mit fairer und verlässlicher Entlohnung
• Bekenntnis zu Gleichbehandlung, Frauenförderung und Diversität
• Auszeichnung als familienfreundlicher Betrieb

Benefits

• Zuschuss zum Mittagstisch bzw. vergünstigter Mittagstisch in der eigenen Kantine (je nach Standort)
• Jobticket für günstigere öffentliche Mobilität
• flexibles Arbeitszeitmodell (Gleitzeitmodell mit Zeitausgleichmöglichkeiten, vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten)
• zusätzliche 6. Urlaubswoche ab dem 43. Lebensjahr unabhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit
• freiwillige Sozialleistungen
• gute öffentliche Anbindung (Landesdienstleistungszentrum Nähe Hauptbahnhof Salzburg)

Entwicklung

• Karriereperspektive und inhaltliche Schulungen mit internen und externen Partner:innen
• digitales Lernen und Arbeiten (e-learning-Formate, Online-Tools etc.)
• Förderung der beruflichen und persönlichen Entwicklung
• umfangreiche Aus-, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten mit eigener Verwaltungsakademie

Gesundheit

• Maßnahmen und Programme für Sicherheit und psychische/physische Gesundheit
• Auszeichnung mit dem Gütesiegel Betriebliche Gesundheitsförderung

Gehalt:

Entlohnung gem. Landesbediensteten-Gehaltsgesetz, Einkommensband 4 (Stufe 1 bis 9):

Das Mindestgehalt (Stufe 1) beträgt 3.246,30 EUR brutto auf Basis Vollzeit* (14x jährlich).

Die tatsächliche Einstufung ergibt sich unter Berücksichtigung der facheinschlägigen Vordienstzeiten.

Hinweis für interne Bewerber:innen: Verwendungs-/Entlohnungsgruppe c/C.

*eine Vollzeitstelle umfasst ein Stundenausmaß von 40 Stunden pro Woche.

Kontakt und Information:

Ansprechpartner:
ReginaHingsamer
[phone]

Fachbereich:
Mia Flieher

[phone]

Kontakt und Information:

Ansprechpartner:
ReginaHingsamer
[phone]

Fachbereich:
Mia Flieher

[phone]

Über uns:

Mit rund 3100 Mitarbeiter:innen gestalten wir das Leben im Land Salzburg. Unsere Aufgaben sind so facettenreich wie unser Land, denn bei uns laufen alle Bereiche zusammen. Von Naturschutz bis Bildungswesen, von Straßensicherheit bis öffentliche Gesundheit. Wir kümmern uns um individuelle Anliegen und verlieren dabei nie den Blick fürs große Ganze. So sorgen wir für Lebensqualität im Land. Das macht unsere Jobs nicht nur sinnvoll, sondern auch besonders vielfältig und spannend. Ein Teil unserer Verwaltungsgebäude ist in der Stadt Salzburg, unsere anderen Dienststellen sind über das gesamte Bundesland verteilt.

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