Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Teilzeit (18 Std./Woche)

TD SYNNEX DACH; Wien; Hybrid; EUR 22,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Mitarbeitervergünstigungen

Job summary

TD SYNNEX DACH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur tatkräftigen Unterstützung des Führungsteams. Sie koordinieren Kalender, Meetings und Reisen, steuern die Korrespondenz und unterstützen operative Projekte in einem dynamischen Umfeld.

Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung, exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sicherer Umgang mit MS Office und eine strukturierte Arbeitsweise. Deutsch fließend, Englisch gut, diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen werden

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistent/in der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz.
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-Office-Anwendungen.
• Fließendes Deutsch, gutes Englisch.
• Strukturierte, präzise Arbeitsweise auch unter Druck.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation, Strukturierung und Pflege des Tagesplans.
• Vorbereitung und Koordination von Leadership-Meetings inkl. Agenden und Protokollen.
• Filterung und Beantwortung der Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung.
• Planung und Abrechnung nationaler/internationaler Geschäftsreisen.
• Unterstützung strategischer Projekte & firmenweiter Events.
• Office-Management des Geschäftsführungsbereichs.
• Ansprechpartner zur Rechtsabteilung und Datenschutzthemen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Diskretion

Englischkenntnisse

Job description

Dein Ziel

In dieser strategisch wichtigen und besonders vertrauensvollen Rolle begleitest Du unsere Geschäftsführung sowie ausgewählte Mitglieder des Managements auf höchstem Niveau und zu regulären Bürozeiten. In einem dynamischen, schnelllebigen und erfolgsorientierten Umfeld bringst Du Dein Organisationstalent ein und fungierst als zentrale Schnittstelle, um die Geschäftsführung und ihr Führungsteam im operativen Tagesgeschäft bestmöglich zu unterstützen.

Dein Verantwortungsbereich

• Eigenverantwortliche Organisation, Strukturierung und Pflege des Terminkalenders auf täglicher Basis, inklusive vorausschauender Konfliktlösung und Priorisierung von Anfragen.


• Vorbereitung und Koordination von internen und externen Führungskräfte-Meetings (z. B. Board-Meetings, Strategietage), einschließlich der Erstellung von Agenden, Protokollen und Dokumenten sowie der Organisation von Locations und Catering.


• Professionelle Steuerung, Filterung und Beantwortung der Korrespondenz (E-Mail und Telefon) im Namen des Geschäftsführers, um eine schnelle und reibungslose Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sicherzustellen.


• Umfassende und detailorientierte Planung, Buchung und Abrechnung nationaler und internationaler Geschäftsreisen für die Geschäftsführung und das Management.


• Unterstützung und administrative Begleitung strategischer Projekte sowie firmenweiter DACH-Events.


• Verantwortung für das tägliche Office-Management der Geschäftsführung.


• Funktion als lokale Ansprechperson und Schnittstelle zur DACH-Rechtsabteilung, einschließlich der Koordination relevanter rechtlicher Themen sowie der Kommunikation und Unterstützung bei der lokalen Umsetzung konzernweiter Richtlinien und Vorgaben.


• Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Datenschutzthemen am Standort sowie Unterstützung bei der Kommunikation und Umsetzung relevanter Datenschutzrichtlinien und -prozesse in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachstellen.

Deine Expertise

• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management - oder Vorstandsassistenz (w/m/d), idealerweise in der direkten Betreuung der oberen Führungsebenen eines internationalen Konzernumfelds.


• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, ein souveränes und verbindliches Auftreten sowie ein Höchstmaß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.


• Sehr gute, praxiserprobte Kenntnisse in den Anwendungen des MS-Office-Pakets.


• Erste Erfahrungen im Umgang mit gängigen KI-Tools von Vorteil


• Eine strukturierte, präzise und vorausschauende Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Blick für Details, auch unter hohem Zeit- und Erfolgsdruck.


• Fließende Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse und eine hohe Textsicherheit in Rechtschreibung, Stil und Grammatik.

Wir Bieten Dir

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer attraktiven Vergütung


• Flexible Arbeitseinteilung


• Interessante abwechslungsreiche Aufgaben in einem zukunftsorientierten Umfeld mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv und selbstständig mitzugestalten


• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten und enge Schnittstellen zur IT-Technik (z. B. IoT, Security, Cloud) mit der Chance, hier weitere Fachexpertise aufzubauen


• Ein buntes, sehr dynamisches und proaktives Team, nette internationale Arbeitskollegen und kreative Köpfe, die auch gerne mal privat etwas zusammen unternehmen oder die Mittagspause in der Natur verbringen


• Flache Hierarchien, Zusammenarbeit auf Augenhöhe und eine offene Kommunikation


• Unterschiedliche Wellbeing-Initiativen,denn Dein Wohlbefinden ist uns wichtig!


• TD SYNNEX unterstützt weltweit verschiedene soziale Projekte, weil wir uns nicht nur für uns, sondern auch für unsere Mitmenschen starkmachen


• Mitarbeitervergünstigungen und verschiedene Angebote auf IT Produkte sowie anderen Konsumgüter anderer Einzelhandelsunternehmen


• Kostenlose Getränke wie Tee/Kaffee/Wasser in den Büroräumlichkeiten

Wir freuen uns auf nette neue Kollegen(innen), die gemeinsam mit uns unser Unternehmen voran bringen!

Wir bieten dir das dynamische Umfeld und die attraktiven Sozialleistungen eines modernen IT-Handelsunternehmens. Wenn du Freude am Umgang mit Menschen hast, deine Aufgaben mit überdurchschnittlicher Einsatzbereitschaft anpackst und gern in einem engagierten Team arbeitest, dann freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.

Für diese Stelle wird ein Bruttojahresgehalt ab EUR 24.000,- geboten. Eine Überzahlung bei entsprechender Vorerfahrung und Qualifikation ist möglich.

At TD SYNNEX, our values guide everything we do: Together, We Own It, We Dare to Go, We Grow and Win, and above all, We Do the Right Thing. These principles shape how we work with each other, our partners, and our communities as we drive innovation and create lasting impact.

What's In It For You?

• Elective Benefits: Our programs are tailored to your country to best accommodate your lifestyle.


• Grow Your Career: Accelerate your path to success (and keep up with the future) with formal programs on leadership and professional development, and many more on-demand courses.


• Elevate Your Personal Well-Being: Boost your financial, physical, and mental well-being through seminars, events, and our global Life Empowerment Assistance Program.


• Diversity, Equity & Inclusion: It's not just a phrase to us; valuing every voice is how we succeed. Join us in celebrating our global diversity through inclusive education, meaningful peer-to-peer conversations, and equitable growth and development opportunities.


• Make the Most of our Global Organization: Network with other new co-workers within your first 30 days through our onboarding program.


• Connect with Your Community: Participate in internal, peer-led inclusive communities and activities, including business resource groups, local volunteering events, and more environmental and social initiatives.

At TD SYNNEX, we're proud to be recognized as a great place to work and a leader in the promotion and practice of diversity, equity and inclusion.