Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d)

Meduniwien; Österreich; Remote; EUR 28.000 - 34.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiter:innenrabatte

Sichere Arbeitgeberin

Kantine

Work-Life-Balance

Kinderbetreuung

Gleitzeit

Barrierefreiheit und Diversität & Inkl

Mitarbeiter:innenevents

Gesundheitsmaßnahmen

Mobilitätsförderung

Gute Verkehrsanbindung

Parkmöglichkeit

Interne Weiterbildungen

Beratungsangebote

Zusammenfassung

Die Medizinische Universität Wien sucht ab sofort eine:n Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d) in Vollzeit (40 Wochenstunden) befristet bis 31.12.2027. Sie unterstützen das Leitungsteam, bereiten Sitzungen vor und protokollieren sie, empfangen Gäste und führen repräsentative Aufgaben im Front-Office aus.

Zu den Anforderungen gehören eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie eine strukturierte, genaue und selbstständige

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura, kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Sichere IT-Anwenderkenntnisse, besonders MS-Office-Programme.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Umfassende Assistenztätigkeit für Universitätsleitung und Führungsteam.
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung bei Leitungssitzungen.
• Empfang und Betreuung von Gästen im Front Office.
• Professionelle Kommunikation über E-Mail, Telefon, Online.
• Office Management sowie administrative und koordinierende Tätigkeiten.
• Übernahme eines eigenständigen Arbeitsbereichs in der Zukunft.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch- und Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung / Matura

Tools

MS-Office-Programme

Jobbeschreibung

• Nr39 Service Universitätsleitung, Kennzahl: 567/26

Assistent:in der Universitätsleitung (m/w/d)

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Das Service der Universitätsleitung (Rektorat, Senat, Universitätsrat) sucht ab sofort, in Vollzeit (40 Wochenstunden) und befristet bis 31. Dezember 2027 eine:n Assistent:in der Universitätsleitung(m/w/d) als Ersatzkraft.

Ihre Aufgaben

• Umfassende Assistenztätigkeit für die Universitätsleitung und das Führungsteam
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollführung bei Sitzungen der Leitungsgremien
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie repräsentative Aufgaben im Front-Office-Bereich
• Professionelle Kommunikation über verschiedene Kanäle (E-Mail, Telefon, Online)
• Office Management sowie administrative und koordinierende Tätigkeiten
• Zukünftige Übernahme eines eigenständigen Arbeitsbereichs
• Abgeschlossene Matura, kaufmännische Ausbildung, oder gleichwertige Qualifikation
• Sichere IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Programmen
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise sowie Freude an Organisation und Administration
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit in der schriftlichen Kommunikation
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft, dazu lösungsorientiertes Denken und Genauigkeit
• Kommunikations- und Teamfähigkeit; zielorientiertes Handeln zeichnet Sie aus
• Serviceorientierung, Engagement und Hands-on-Mentalität sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIa) beträgt derzeit Euro 2.759,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien .

Kennzahl: 567/26

Benefits und Angebote

• Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
• Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Gleitzeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten.
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
• Mobilitätsförderung Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
• Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
• Interne Weiterbildungen Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
• Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.b. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.