Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT

UNIQA Group; Wien; On-site; EUR 50,000 - 61,000; Full time

Job summary

UNIQA Group in Wien sucht eine/n Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT, der/die den Head of Group Data & IT unterstützt, Termine koordiniert und eng mit der Chief of Staff zusammenarbeitet. Du berichtest direkt an den Head of Group Data & IT, behältst Fristen im Blick und setzt Prioritäten. Du entwickelst KI-gestützte Workflows weiter und gestaltest den Informationsfluss über Länder hinweg.

Stundenausmaß: 38,5 Stunden. Jährliches Mindestgehalt Brutto: 55.000 Euro.

Qualifications

• Du hast mehrjährige Erfahrung in der Unterstützung von Top-Führungskräften in komplexen Organisationen.
• Du kommunizierst souverän auf Deutsch und Englisch.
• Du arbeitest eigenständig, planst vorausschauend und behältst Prioritäten.
• Du bringst Kenntnisse zu digitalen Tools (Microsoft 365, Copilot) und Automatisierung mit.
• Du verstehst Governance- und Vorstandprozesse, idealerweise in regulierten Branchen.

Responsibilities

• Du steuerst den Kalender vorausschauend, koordinierts Stakeholdern und setzt Prioritäten.
• Du bereitest Termine professionell vor – Briefings, Unterlagen, Logistik – und entwickelst KI-gestützte Workflows.
• Du koordinierst den Informationsfluss, leitest Anfragen weiter und verfassen Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
• Du behältst Aufgaben, Zusagen und Entscheidungen im Blick und sorgst für Nachverfolgung.
• Du arbeitest im Tandem mit der Chief of Staff – Inhalte gestalten, Zeit, Logistik und Unterlagen sicherstellen.
• Du bist Teil des Assistenz-Teams des Leadership-Teams – ihr unterstützt euch gegenseitig.
• Du organisierst Community-Formate und Reisen in der Region, sowie smarte Automatisierung administrativer Abläufe.

Job description

Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT

Als eine der führenden Versicherungen wissen wir, dass wir gemeinsam mehr bewegen können. Bei UNIQA sind wir deshalb die Gemeinschaft für ein besseres Leben. Wir nutzen unsere individuellen Fähigkeiten, um zusammen eine bessere Zukunft zu gestalten. Erzähle uns von deinen Stärken und bewirb dich alsAssistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT.

Als Assistent:in der Bereichsleitung sorgst du dafür, dass der Head of Group Data & IT im Arbeitsalltag bestmöglich unterstützt wird und sich auf die richtigen Prioritäten konzentrieren kann. Du koordinierst Termine, Informationen und Aufgaben vorausschauend und arbeitest dabei eng mit der Chief of Staff zusammen. So erhältst du Einblick aus erster Hand, wie eine IT-Organisation über 14 Länder hinweg gesteuert wird. Du berichtest direkt an den Head of Group Data & IT.

Das erwartet dich:

• Du steuerst den Kalender vorausschauend, koordinierst unterschiedliche Stakeholder und setzt eigenständig Prioritäten
• Du bereitest Termine professionell vor - von Briefings und Unterlagen bis zur Logistik - und entwickelst KI-gestützte Workflows laufend weiter
• Du koordinierst den Informationsfluss, leitest Anfragen gezielt weiter und verfasst Korrespondenz auf Deutsch und Englisch. Dabei bist du zentrale Ansprechperson für Vorstandsbüros, IT-Verantwortliche der Länder und Partner:innen
• Du behältst offene Aufgaben, Zusagen und Entscheidungen im Blick und sorgst für eine verlässliche Nachverfolgung
• Du arbeitest im Tandem mit der Chief of Staff - sie gestaltet Inhalte und Entscheidungen, du sorgst dafür, dass Zeit, Logistik und Unterlagen funktionieren, von Leadership-Team-Meetings bis zu Vorstandsunterlagen
• Du bist Teil des Assistenz-Teams des Leadership-Teams - ihr vertretet euch gegenseitig und teilst Standards und Tools
• Du organisierst Community-Formate und Reisen in der Region und hältst administrative Abläufe durch smarte Automatisierung effizient

Wir erwarten uns:

• Du hast mehrere Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Top-Führungskräften in komplexen Organisationen, z. b. als Executive Assistant, in einem Vorstandsbüro oder einer vergleichbaren Koordinationsrolle. Unterschiedliche Karrierewege sind willkommen
• Du organisierst vorausschauend, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei Veränderungen den Überblick
• Du kommunizierst souverän und adressatengerecht auf Deutsch und Englisch
• Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und KI (Microsoft 365, Copilot, Automatisierung) und hast Freude daran, Arbeit smarter zu machen
• Governance- und Vorstandsprozesse sind dir vertraut. Erfahrung in regulierten Branchen, Finanzdienstleistung oder Versicherung ist ein Plus
• Diskretion und Integrität sind für dich selbstverständlich, und du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Themen um
• Du setzt freundlich und klar Grenzen, denkst voraus und bleibst auch bei kurzfristigen Änderungen ruhig und lösungsorientiert
• Du bist ein:e herzliche:r Teamplayer:in, über Kulturen hinweg zu Hause und bleibst ruhig und resilient, wenn sich Prioritäten schnell ändern
• Wir bevorzugen Vollzeit, eine Anstellung ab 32 Wochenstunden ist ebenfalls möglich

Du passt zu uns, wenn du:

Freude an der Zusammenarbeit mit anderen Menschen hast

einfache und realisierbare Lösungen findest

handlungsorientiert agierst und aus Fehlern lernst

gerne Verantwortung übernimmst

Wir bei UNIQA leben Vielfalt und setzen bewusst auf unterschiedliche Perspektiven in unseren Teams und Führungspositionen. Daher sind Bewerbungen, die unsere Vielfalt bereichern, ausdrücklich willkommen. Bei Fragen zur Barrierefreiheit wende dich bitte an die im Inserat genannte Ansprechperson auf der rechten Seite.

Wien, AT

Stundenausmaß: 38,5

Jährliches Mindestgehalt Brutto (Euro): 55.000

Du strebst nach Mehr als dem Minimum - wir ebenso! Dein tatsächliches Gehalt vereinbaren wir abhängig von deiner Ausbildung und deiner Erfahrung im Zuge des Recruitingprozesses.

Wir freuen uns, dich im Rahmen eines Erstgespräches virtuell kennen zu lernen. Weitere Gespräche werden in Folge vor Ort in unserer Zentrale im UNIQA Tower in Wien durchgeführt.