Vertragsabwicklung / Vertragsmanagement (m/w/d)

Milk the Sun GmbH; Dubai; Vor Ort; AED 90.000 - 150.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung

Zentrale Schnittstellenfunktion

Interne Weiterbildung

Zusammenfassung

Milk the Sun GmbH in Dubai sucht eine engagierte Fachkraft zur Unterstützung der Vertragsabwicklung. Sie koordinieren laufende Vertragsvorgänge, erstellen Unterlagen nach Vorlagen, prüfen Kundendaten und stimmen sich eng mit Vertrieb, Rechtsabteilung und Partnern ab.

Zu Ihren Aufgaben gehört der Versand von Verträgen, Fristenüberwachung, Abwicklungsschritte und die Weitergabe relevanter Informationen an Buchhaltung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Vertragsabwicklung bzw. Vertragsmanagement.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse vorteilhaft.

Aufgaben

• Administrative Betreuung und Koordination laufender Vertragsvorgänge.
• Vorbereitung von Vertragsunterlagen anhand Vorlagen und Konditionen.
• Prüfung von Kundendaten auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Abstimmung offener Fragen mit Vertrieb, Rechtsabteilung und Partnern.

Kenntnisse

Vertragsabwicklung

Kaufmännische Ausbildung

MS Office (Word, Excel, Outlook)

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Tools

CRM-Systeme

ERP-Systeme

Dokumentenmanagement

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Administrative Betreuung und Koordination laufender Vertragsvorgänge
• Vorbereitung von Vertragsunterlagen anhand freigegebener Vorlagen und abgestimmter Konditionen
• Prüfung von Kunden-, Unternehmens- und Projektdaten auf Vollständigkeit und Übereinstimmung
• Abstimmung offener Fragen mit Vertrieb, Rechtsabteilung und den beteiligten Geschäftspartnern
• Koordination des Vertragsversands und Nachverfolgung erforderlicher Unterschriften
• Überwachung vereinbarter Fristen, Termine und vertraglicher Abwicklungsschritte
• Zusammenstellung und Weitergabe relevanter Informationen für die Rechnungsstellung an die Buchhaltung
• Abstimmung zu Zahlungsständen und offenen Posten mit Buchhaltung und Finance
• Nachverfolgung fehlender Unterlagen, Rückmeldungen und Freigaben
• Pflege von Vertragsdaten und Bearbeitungsständen in unseren internen Systemen
• Strukturierte Ablage unterzeichneter Verträge und nachvollziehbare Verwaltung verschiedener Dokumentversionen
• Erstellung von Übersichten zu laufenden und abgeschlossenen Vorgängen
• Unterstützung bei der Verbesserung unserer Vertrags- und Abwicklungsprozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation
• Praktische Erfahrung in der Vertragsabwicklung, im Vertragsmanagement, in der Sachbearbeitung oder einer vergleichbaren Position
• Gutes Verständnis kaufmännischer Abläufe und der Zusammenhänge zwischen Vertrag, Rechnung und Zahlung
• Erfahrung im sorgfältigen Umgang mit Verträgen und vertraulichen Unterlagen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Excel und Outlook
• Erfahrung mit CRM-, ERP- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Detailgenauigkeit und ein gutes Gespür für Unstimmigkeiten
• Organisationstalent und konsequente Nachverfolgung offener Aufgaben
• Klare, professionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Diskretion, Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Erfahrung in der Photovoltaik-, Energie- oder Immobilienbranche von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Warum wir?

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachsenden Unternehmen
• Eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Vertrieb, Rechtsabteilung, Buchhaltung und Finance
• Einblicke in die Vermittlung gewerblicher Photovoltaikprojekte
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachabteilungen
• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Abläufe mitzugestalten
• Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld mit einem kollegialen Team und starkem Zusammenhalt
• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine attraktive Vergütung