Office Administrator

One Quest Properties L L C; Sharjah; On-site; AED 120,000 - 200,000; Full time

Job summary

Ein etabliertes Unternehmen sucht einen engagierten Front Desk Coordinator, der für die Bereitstellung erstklassiger Empfangs- und Verwaltungsdienste verantwortlich ist. In dieser Schlüsselrolle sind Sie das Gesicht des Unternehmens, begrüßen Besucher, verwalten Termine und unterstützen die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihr Kundenservice werden entscheidend sein, um einen reibungslosen Büroablauf zu gewährleisten. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem Ihre Beiträge geschätzt werden und Sie die Möglichkeit haben, Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.

Qualifications

• Erfahrung im Kundenservice und in der Verwaltung ist erforderlich.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten zu setzen.

Responsibilities

• Begrüßung von Besuchern und Verwaltung von Terminen.
• Überwachung der täglichen Abläufe im Empfangsbereich und administrative Unterstützung.
• Wartung der Büroorganisation und Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien.

Skills

Kundenservice

Administrative Unterstützung

Kommunikationsfähigkeiten

Organisation

Multitasking

Education

Abschluss in Verwaltung oder einem verwandten Bereich

Tools

Microsoft Excel

Telefonanlage

Job description

The role holder will play a crucial role in providing exceptional front desk services and administrative support to ensure the smooth operation of the office. This role involves greeting visitors, managing appointments, and assisting with various administrative tasks to support the efficient functioning of the office and secretarial services to the Managing Directors.

Key Responsibilities:

• Meet and greet clients and visitors to the office, maintaining an overall professional service in general.
• Oversee the flawless operation of the Reception and overall administrative organization of day-to-day functions.
• Maintain office policies as necessary and promote Health and Safety guidelines to secure a working environment.
• Tidy and maintain the Reception and storage area and ensure cleanliness of the whole office.
• Report any irregularities in the office regarding electrical, air-conditioning, lighting, etc., and coordinate with building management to resolve such issues.
• In charge of booking the meeting rooms and ensuring standard service during meetings with clients.
• Assist with the maintenance of administrative policies and procedures.
• Take responsibility for outbound and inbound mail/documents.
• Arrange, track, and record courier shipments being picked up from and delivered to the office. Maintain a record of shipments in the designated Excel spreadsheet.
• Ensure any regulatory requirements relevant to the individual’s role are met.
• Any other duties commensurate with the level of the role.
• Maintain the Managing Director’s diary and appointment schedule by planning and scheduling meetings, conferences, teleconferences, travel, etc.
• Prioritize all correspondence and invitations.
• Write email and letter responses where agreed.
• Make and receive phone calls in line with NHI tone of voice.
• Take meeting minutes where requested.
• Book rooms/venues for internal and external meetings.
• Develop and maintain the Managing Director’s filing and information systems and manage expenses.